Du upptäcker en policyuppdatering för sent och lägger sedan nästa timme på att gräva i e-posttrådar, webbläsarflikar och halvfärdiga anteckningar för att förstå vad som ändrades och vem som behöver veta. “Systemet” är i praktiken: någon kommer ihåg.
Det här drabbar compliance-ansvariga först, ärligt talat. Men vårdadministratörer och policyorienterade driftteam känner också av det när en ny regel i det tysta påverkar bemanning, fakturering eller patientkommunikation. Med ScrapeGraphAI Pipedrive-automatisering loggas uppdateringar strukturerat och skickas till rätt personer utan att du behöver sitta och vaka över processen.
Nedan ser du exakt hur arbetsflödet bevakar auktoritativa källor, filtrerar fram det som är relevant, skriver in det i Pipedrive och skickar en e-postavisering som du kan vidarebefordra eller agera på direkt.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: ScrapeGraphAI + Pipedrive: policyvarningar som fastnar
flowchart LR
subgraph sg0["Run Workflow Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Run Workflow", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Define Target URLs"]
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Loop URLs", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Scrape Policy Page", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Enrich with Metadata"]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Transform & Clean Data"]
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Generate Unique ID"]
n7@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Is Recent Policy?", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Prepare Email Content", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Policy Alert", pos: "b", h: 48 }
n10["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/pipedrive.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create an activity"]
n2 --> n3
n0 --> n1
n7 --> n10
n10 --> n8
n1 --> n2
n6 --> n7
n3 --> n4
n4 --> n5
n8 --> n9
n5 --> n6
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n7 decision
class n4 api
class n1,n5,n6 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n4,n5,n6,n10 customIcon
Problemet: policyuppdateringar försvinner i bruset
Vårdpolicysajter publicerar uppdateringar i ett dussin olika format. Vissa är pressmeddelanden, vissa är PDF-memon, andra är “riktlinje”-sidor som redigeras i det tysta. När du följer upp detta manuellt hamnar du i samma loop om och om igen: kolla några sajter, öppna länkar, skumma efter nyckelord, klistra in i ett dokument och skicka ett “FYI”-mejl som ingen hittar senare. Samtidigt är den verkliga kostnaden inte bara tiden. Det är den missade uppdateringen som triggar panik, en hastig tolkning och en kedja av “har vi svarat på det här?”-meddelanden.
Det går fort att bygga upp. Här är var det brukar fallera.
- Folk bokmärker källor, men ingen äger den dagliga eller veckovisa avstämningen.
- Uppdateringar delas i mejl eller chatt och försvinner sedan när du behöver ett granskningsspår.
- Två teammedlemmar fångar samma punkt och skapar dubbla anteckningar på olika ställen.
- Du tappar kontext eftersom sammanfattningen av “vad som ändrades” aldrig hamnar i ett strukturerat system.
Lösningen: automatiserad bevakning + strukturerad CRM-loggning
Det här arbetsflödet gör policybevakning till något du kan lita på. Det börjar med en kuraterad lista av auktoritativa URL:er eller flöden (CMS, NIH, WHO, statliga/regionella hälsomyndigheter och vad du nu följer). n8n går igenom källorna i batchar, använder ScrapeGraphAI för att extrahera rubrik, datum, länk och andra strukturerade detaljer, lägger till kontext och normaliserar data till ett konsekvent format. Därefter skapar det en “dedup-identifierare” (oftast baserad på URL eller titel) och kontrollerar om posten faktiskt är ny. Om den är ny loggar arbetsflödet den i Pipedrive som en affär eller anteckning så att den blir sökbar, tilldelningsbar och synlig. Till sist skriver det ihop en e-postavisering och skickar den till intressenter så att uppdateringen inte ligger och tystnar i ett kalkylark.
Arbetsflödet startar när du kör det manuellt (eller byter till ett Cron-schema senare). ScrapeGraphAI hämtar rådetaljerna, sedan tar ett filtreringssteg bort dubbletter och kan tillämpa nyckelordsregler som “telehealth” eller “HIPAA”. Pipedrive blir systemet som är sanningskälla, och e-post blir “agera nu”-kanalen.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att du bevakar 12 källor och gör en snabb avstämning två gånger i veckan. Manuellt tar till och med en “snabb” kontroll kanske 5 minuter per källa när du väl öppnar sidan, letar efter vad som är nytt och sparar en länk, vilket landar på runt 2 timmar i veckan. Med det här arbetsflödet uppdaterar du URL-listan en gång, sedan tar körningar en minut att starta och lite väntetid medan scraping och sammanfattning sker i bakgrunden. Resultatet hamnar i Pipedrive plus en e-postavisering, så den mänskliga tiden går ner till en snabb granskning i stället för en fullständig jakt.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- ScrapeGraphAI community-nod för att extrahera data från policysidor
- Pipedrive för att lagra uppdateringar som affärer eller anteckningar
- ScrapeGraphAI API-nyckel (hämta den från ditt ScrapeGraphAI-konto)
Kunskapsnivå: Medel. Du är bekväm med att lägga in credentials, redigera en URL-lista och justera ett filter-script eller en nyckelordslista.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En körning startar på beställning (eller enligt schema). Mallen använder en manuell trigger, och många team byter till en Cron-trigger för att köra varannan timme eller en gång per dag, beroende på hur snabbt ämnet rör sig.
Dina bevakade källor definieras på ett ställe. Arbetsflödet laddar en lista med URL:er (eller flöden) och bearbetar dem sekventiellt med “batchning” så att du undviker rate limits och slumpmässiga timeouts av att skrapa för aggressivt.
Skrapade poster struktureras och kontrolleras mot dubbletter. ScrapeGraphAI extraherar råa policydetaljer, sedan normaliserar kodnoder fält (titel, datum, url, sammanfattning) och genererar en unik identifierare så att samma uppdatering inte skapar en andra post nästa vecka.
Nya uppdateringar loggas och skickas ut. Om posten är ny skriver n8n den till Pipedrive (som en affär eller anteckning, beroende på din setup) och skickar en e-postavisering byggd på den normaliserade datan.
Du kan enkelt ändra URL-listan för att bevaka andra myndigheter, eller justera nyckelordsfiltret för att fokusera på ett enda programområde. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar manuellt så att ni kan validera flödet för policyaggregering innan ni automatiserar det.
- Lägg till noden Manual Execution Start som trigger för arbetsflödet.
- Valfritt: behåll Flowpast Branding som en dokumentationsnotis för teamets kontext.
Steg 2: Anslut länkar till policykällor och batchning
Definiera policysidorna att övervaka och dela upp dem i batchar för sekventiell bearbetning.
- Öppna Specify Source Links och uppdatera jsCode-listan med URL:er och källor vid behov.
- Bekräfta att Specify Source Links skickar utdata till Batch Through Links för att bearbeta varje URL sekventiellt.
Steg 3: Konfigurera policyextraktion och berikning
Det här steget skrapar policydetaljer, berikar kontext och normaliserar data till en konsekvent struktur.
- Konfigurera Extract Policy Details med Website URL satt till
={{ $json.url }}och behåll User Prompt som angivet för strukturerad JSON-utdata. - Inloggning krävs: anslut era ScrapeGraphAI-uppgifter i Extract Policy Details.
- Ställ in Add Context Metadata URL till
={{ 'https://example-policy-enrichment-api.com/v1/enrich?url=' + encodeURIComponent($json.source_url) }}. - Om ert beriknings-API kräver autentisering, lägg till API-uppgifterna i Add Context Metadata innan ni kör.
- Granska Normalize Policy Data för att säkerställa att utdatafälten matchar era rapporteringsbehov (title, summary, publication_date, reference_number, topics, sentiment, source).
metadata, uppdatera skriptet i Normalize Policy Data därefter.Steg 4: Konfigurera deduplicering och CRM-loggning
Skapa en unik identifierare, filtrera på nyliga publiceringar och logga CRM-aktivitet för kvalificerade poster.
- Verifiera att Create Dedup Identifier genererar
policy_idochis_recentbaserat på publiceringsdatumet. - I Check Recent Release, bekräfta att villkoret utvärderar Value 1 som
={{ $json.is_recent }}med Operation satt till true. - Lägg till era CRM-loggningsdetaljer i Log CRM Activity (resursen är
activity). - Inloggning krävs: anslut era Pipedrive-uppgifter i Log CRM Activity.
Steg 5: Konfigurera e-postutskicket
Förbered payloaden för utgående e-post och leverera notifieringar till er inkorg.
- Bygg e-postfälten i Compose Email Payload (t.ex. ämne, brödtext och policydetaljer).
- I Dispatch Policy Email, ställ in Subject till
={{ $json.emailSubject }}, och ersätt To Email och From Email med era adresser. - Inloggning krävs: anslut era e-postuppgifter (SMTP) i Dispatch Policy Email.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att verifiera resultat end-to-end och aktivera sedan för produktion.
- Klicka på Execute Workflow från Manual Execution Start för att bearbeta exempel-URL:erna.
- Bekräfta att Extract Policy Details returnerar strukturerad JSON och att Normalize Policy Data ger fullständiga fält.
- Verifiera att Check Recent Release routar nyliga policyer till Log CRM Activity och därefter till Dispatch Policy Email.
- När testet lyckas, växla arbetsflödet till Active för löpande användning.
Vanliga fallgropar
- Pipedrive-tokens kan gå ut eller sakna åtkomst till rätt objekt. Om poster slutar dyka upp, kontrollera först din Pipedrive API-token och användarbehörigheter i Inställningar.
- Om du använder Wait-noder eller extern sammanfattning varierar processtider. Öka väntetiden om nedströmsnoder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in ert tonalitet/brand voice tidigt, annars kommer du redigera utdata i all evighet.
Vanliga frågor
Cirka 20 minuter om dina credentials är klara.
Nej. Du kommer mest att klistra in käll-URL:er och koppla credentials, och kan sedan valfritt justera en nyckelordslista i en Code-nod.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in ScrapeGraphAI API-användning, samt eventuella kostnader för sammanfattning om du anropar OpenAI.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att sätta upp) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. Byt ut URL-listan i steget “Specify Source Links” och uppdatera sedan nyckelordslogiken i “Normalize Policy Data” så att du bara larmar på ämnen du bryr dig om (telehealth, Medicare, HIPAA, licensiering, you name it). Många team justerar även logiken i “Create Dedup Identifier” så att URL:en används som primär unik nyckel, eftersom titlar kan ändras lite när en sida redigeras. Om du vill ha sammanfattningar anpassade för ledning kontra juristfunktion, redigera prompten i AI-/sammanfattningsdelen (HTTP-anropet “Add Context Metadata”, eller valfri OpenAI Chat Model-nod du lägger till) så att samma uppdatering ger olika versioner.
Oftast beror det på en utgången eller utbytt API-token i Pipedrive. Uppdatera credential i n8n och kör sedan en enskild testkörning för att bekräfta att steget “Log CRM Activity” kan skapa en anteckning eller affär. Om det fortfarande fallerar, kontrollera att Pipedrive-användaren bakom token kan komma åt pipelinen eller de synlighetsinställningar du skriver till.
Med n8n Cloud Starter kan du köra några tusen körningar per månad, vilket räcker för de flesta bevakningsupplägg. Om du kör egen drift finns ingen körningsgräns, och din verkliga begränsning blir servern samt rate limits i ScrapeGraphAI och eventuella API:er du anropar. I praktiken bevakar de flesta team 10–50 källor utan problem genom att batcha förfrågningar och hålla schemat rimligt (varannan timme, inte varje minut).
Ofta, ja. Det här arbetsflödet bygger på batchning, dedup-logik och en scraping community-nod, och n8n hanterar den typen av “stökigt mellanarbete” utan att göra det till en dyr kedja av premiumsteg. Zapier eller Make kan fungera för enkla aviseringar, men scraping plus normalisering plus CRM-loggning blir ofta krångligt snabbt. Om dina krav är hårda (granskningsspår, färre dubbletter, bättre filtrering) är n8n ett tryggare val. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja det enklaste alternativet för din volym.
När det här väl rullar slutar policybevakning att vara en återkommande brandkårsutryckning och blir i stället ett stabilt flöde av korrekt formaterade, spårbara uppdateringar i Pipedrive. Sätt upp det, trimma dina nyckelord och låt arbetsflödet göra bevakningen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.