Tidrapportering misslyckas oftast i de tråkiga mellanlägena. Du hoppar in i ett snabbt kundsamtal, svarar i tre Slack-trådar och plötsligt är klockan 18 och din Clockify-timer blev aldrig av.
Den här automatiseringen för Slack Clockify-loggning slår ärligt talat hårdast mot byråägare. Men projektledare som försöker hålla rapporteringen strukturerad känner också av det, liksom konsulter som fakturerar per timme och inte har råd med otydliga tidrapporter.
Det här n8n-flödet låter dig logga, redigera och ta bort Clockify-tidposter direkt från Slack, med en AI-assistent som håller posterna konsekventa och kontrollerar överlapp. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och vad du ska se upp med.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Slack + Clockify: tidsloggar utan att jaga
flowchart LR
subgraph sg0["Slack Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Calculator", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Create New Time Entry", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "GetClientsTool", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Get All Time Entries", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Current loggedin user", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "GetProjectsTool", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Update Time Entry", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "Delete Time Entry", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:wrench", form: "rounded", label: "DateConverter", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "ClockifyBlockia", pos: "b", h: 48 }
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Slack Trigger"]
n12@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Execution Data", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:memory", form: "rounded", label: "Window Buffer Memory", pos: "b", h: 48 }
n14["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Add reaction"]
n15["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send reply"]
n1 -.-> n10
n9 -.-> n10
n11 --> n12
n12 --> n10
n12 --> n14
n3 -.-> n10
n10 --> n15
n6 -.-> n10
n8 -.-> n10
n0 -.-> n10
n7 -.-> n10
n4 -.-> n10
n13 -.-> n10
n2 -.-> n10
n5 -.-> n10
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n11 trigger
class n10 ai
class n0 aiModel
class n1,n2,n3,n4,n5,n6,n7,n8,n9 ai
class n13 ai
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n11,n14,n15 customIcon
Problemet: tidposter faller mellan stolarna
Clockify är stabilt, men vanan att öppna det i rätt ögonblick är skör. Dagen blir stökig, du växlar kontext ett dussin gånger och “jag loggar det senare” blir till gissningar. Sedan sitter du och återskapar från kalendern, halvt ihågkomna Slack-meddelanden och vilka anteckningar du nu lämnade till dig själv. Det handlar inte bara om tid. Det handlar om mental belastning, plus den obekväma känslan av att skicka en faktura som du inte fullt ut kan motivera eftersom beskrivningarna är vaga eller inkonsekventa.
Det bygger snabbt på. Här är var det oftast fallerar.
- Folk glömmer att starta timers, så timmar försvinner från fakturering och beläggningsrapporter.
- Beskrivningarna blir hastiga och inkonsekventa, vilket gör kundgranskningar och interna kontroller smärtsamma.
- Överlappande poster smyger sig in när någon loggar i efterhand, och då slutar totalsummorna att stämma.
- Att rätta fel innebär att öppna Clockify, hitta posten, redigera den och upprepa den loopen hela veckan.
Lösningen: logga Clockify-tid från Slack (med en AI-hjälpare)
Det här flödet gör Slack till ingången för tidrapportering. När någon nämner din Slack-bot (eller använder det överenskomna kommandot) fångar n8n upp det, reagerar för att bekräfta att det fungerar och skickar begäran till en AI-driven Clockify-assistent. Assistenten kan ställa en snabb följdfråga om meddelandet saknar viktiga detaljer som projekt, kund eller duration. I bakgrunden hämtar den kundlista och projektkatalog från Clockify, kontrollerar befintliga tidloggar för att förhindra överlapp och skapar, redigerar eller tar bort tidposten via Clockifys API. Till sist postar den en strukturerad bekräftelse tillbaka i Slack så att personen vet att det är loggat.
Flödet startar med en Slack-mention-trigger. Därifrån använder agenten minne så att konversationen håller ihop, konverterar datum till formatet Clockify förväntar sig och anropar Clockify-endpoints för att hämta eller ändra poster. Slack får slutsvaret, så tidrapporteringen sker där arbetet redan pågår.
Vad du får: automatisering vs resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att en liten byrå har 8 personer som behöver logga tid dagligen. Manuellt, om varje person lägger cirka 10 minuter per dag på att öppna Clockify, hitta projektet, skriva en beskrivning och rätta fel, blir det ungefär 80 minuter per dag för teamet, eller cirka 6 timmar i veckan. Med det här flödet skickar varje person ett Slack-meddelande som tar kanske 1 minut och väntar sedan på bekräftelsen medan de fortsätter jobba. Du får tillbaka större delen av de där 6 timmarna, och tidrapporten är mer strukturerad i slutet av veckan.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Slack för att trigga förfrågningar och posta bekräftelser.
- Clockify för att lagra tidposter, projekt och kunder.
- Clockify API-nyckel (hämta den i Clockify Profilinställningar → API).
Svårighetsgrad: Mellan. Du kopplar Slack, lägger in en API-nyckel och justerar några inställningar så att projekt och användare mappas korrekt.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En Slack-mention drar igång allt. När någon nämner flödets Slack-app (eller ditt valda kommando) fångar n8n upp meddelandet och sparar exekveringskontext så att svaren hamnar i rätt tråd och kopplas till rätt användare.
Assistenten reder ut detaljerna. AI-agenten läser vad personen skrev, kommer ihåg senaste kontext via en kort konversationsbuffer och kan ställa snabba följdfrågor som “Vilket projekt?” eller “Hur länge var det?” om meddelandet är ofullständigt.
Clockify-data hämtas och valideras. Flödet hämtar kundlistan och projektkatalogen från Clockify, kontrollerar befintliga tidloggar för samma användare och konverterar datum/tid till millisekunder så att API-anropen blir korrekta.
Posten skapas, redigeras eller tas bort. Baserat på avsikt (logga, ändra, ta bort) anropar n8n rätt Clockify-endpoints, genererar vid behov en mer konsekvent beskrivning och postar en bekräftelse tillbaka i Slack.
Du kan enkelt justera kommandoformatet i Slack så att det matchar hur teamet faktiskt skriver (och till och med styra vissa projekt till olika namngivningsregler) utifrån era behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Slack Mention Trigger
Konfigurera Slack-triggern så att arbetsflödet startar när er bot omnämns i en kanal.
- Lägg till Slack Mention Trigger på er canvas.
- Ställ in Trigger på
app_mentionoch aktivera Watch Workspace. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era slackApi-inloggningsuppgifter.
Tips: säkerställ att er Slack-app har scopet app_mentions:read, annars triggas inte Slack Mention Trigger.
Steg 2: fånga körningskontext och bekräfta parallellt
Lagra körningsdata och svara direkt genom att reagera i Slack medan AI-agenten bearbetar förfrågan.
- Koppla Slack Mention Trigger till Runtime Execution Data.
- Från Runtime Execution Data kopplar ni vidare till både Clockify Assistant Agent och Add Slack Reaction så att de körs parallellt.
- I Add Slack Reaction ställer ni in Resource på
reactionoch Name på+1. - Ställ in Channel ID på
{{ $('Runtime Execution Data').item.json.channel }}och Timestamp på{{ $json.ts }}. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era slackApi-inloggningsuppgifter för Add Slack Reaction.
⚠️ Vanlig fallgrop: om Add Slack Reaction inte kan lösa kanal eller tidsstämpel, verifiera att Runtime Execution Data är ansluten och att Slack-eventets payload innehåller channel och ts.
Steg 3: konfigurera Clockify Assistant Agent och AI-komponenterna
Konfigurera AI-agenten som tolkar Slack-meddelanden och orkestrerar Clockify-åtgärder.
- I Clockify Assistant Agent ställer ni in Text på
{{ $json.text }}och behåller Prompt Type somdefine. - Säkerställ att Clockify Assistant Agent har Has Output Parser aktiverat.
- Öppna alternativen för Clockify Assistant Agent och behåll det förifyllda System Message som innehåller
{{ $now.toUTC() }}för datumkännedom. - Anslut OpenAI Dialogue Model som språkmodell för Clockify Assistant Agent.
Inloggningsuppgifter krävs: anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter på OpenAI Dialogue Model. - Koppla Conversation Memory Buffer till Clockify Assistant Agent och ställ in Session Key på
{{ $json.user }}med Context Window Length10. - Koppla verktyg till Clockify Assistant Agent: Computation Tool och Date to Millis Converter.
Tips: verktyget Date to Millis Converter använder JS-koden return (new Date(query)).getTime(). Låt detta vara oförändrat så att varaktighetsberäkningar fungerar med Computation Tool.
Steg 4: anslut Clockify-dataverktyg för tidloggsoperationer
Dessa verktygsnoder anropas av AI-agenten för att hämta och uppdatera Clockify-poster. Eftersom det finns flera Clockify-verktyg, konfigurera dem som en grupp efter funktion.
- I Retrieve Client List ställer ni in URL på
https://api.clockify.me/api/v1/workspaces/[YOUR_ID]/clientsoch Fields påid,name,workspaceId. - I Retrieve Project Catalog ställer ni in URL på
https://api.clockify.me/api/v1/workspaces/[YOUR_ID]/projectsoch Fields påid,name,currency,clientId,workspaceId. - I Fetch Time Logs ställer ni in URL på
https://api.clockify.me/api/v1/workspaces/[YOUR_ID]/user/{userId}/time-entriesoch Fields påid,description,userId,projectId,workspaceId,timeInterval. - I Generate Time Log Entry ställer ni in Method på
POSToch behåller mallen för JSON Body med{logDescription},{startTime},{endTime}och{projectId}. - I Modify Time Log ställer ni in Method på
PUToch behåller samma mall för JSON Body. - I Remove Time Log ställer ni in Method på
DELETEoch behåller URL-formatet med{id}. - I Current User Profile ställer ni in URL på
https://api.clockify.me/api/v1/useroch Fields påid,email,name. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era clockifyApi-inloggningsuppgifter till alla Clockify-verktygsnoder (totalt 7). Dessa är AI-verktyg som är anslutna till Clockify Assistant Agent.
⚠️ Vanlig fallgrop: ersätt [YOUR_ID] i alla Clockify-URL:er med ert faktiska workspace-id, annars kommer verktygen att returnera autentiseringsfel eller fel av typen ”not found”.
Steg 5: konfigurera Slack-utdata för AI-svar
Skicka agentens svar tillbaka till Slack i samma tråd som omnämnandet.
- Koppla Clockify Assistant Agent till Post Slack Reply.
- Ställ in Text på
{{ $json.output }}och Select påchannel. - Ställ in Channel ID på
{{ $('Runtime Execution Data').item.json.channel }}. - Aktivera Thread_ts och ställ in det på
{{ $('Runtime Execution Data').item.json.ts }}så att svaren ligger kvar i tråden. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era slackApi-inloggningsuppgifter.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att verifiera Slack- och Clockify-integrationen innan ni aktiverar arbetsflödet.
- Klicka på Execute Workflow och omnämn er Slack-app i en testkanal.
- Bekräfta att Add Slack Reaction lägger till en
+1och att Post Slack Reply skickar ett trådat svar. - Verifiera att agenten kan hämta projekt och skapa eller ändra poster via Clockify-verktygen (granska körningsloggarna för verktygsanrop).
- När allt fungerar växlar ni arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.
Vanliga fallgropar
- Clockify-uppgifter kan löpa ut eller ha begränsad åtkomst beroende på workspace. Om något slutar fungera: kontrollera API-nyckeln i Clockify Profilinställningar och bekräfta först behörigheterna i workspacet.
- Om du använder Wait-noder eller extern bearbetning kan timing variera. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar eftersom Clockify ännu inte har returnerat den uppdaterade posten.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in era regler för en “bra tidpost” tidigt (faktureringsstil, tempus, obligatoriska fält), annars kommer du att redigera utdata i all evighet.
Vanliga frågor
Cirka en timme om dina Slack- och Clockify-konton är redo.
Nej. Du kopplar Slack, klistrar in din Clockify API-nyckel och testar några exempelmeddelanden för att bekräfta att assistenten förstår ditt format.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader för assistenten, som vanligtvis ligger på några cent per dag för små team.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad tjänst, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men du vill lägga till en extra beslutspunkt. Du kan styra assistentens “skapa post”-åtgärd via ett Slack-meddelande för bekräftelse och sedan bara anropa verktyget Generate Time Log Entry efter godkännande. Vanliga anpassningar är att kräva en minsta längd på beskrivningen, begränsa vilka projekt som får loggas från Slack och auto-tagga vissa kunder för rapportering.
Oftast handlar det om behörigheter. Bekräfta att Slack-appen är installerad i rätt workspace, att botten har åtkomst till kanalen där du nämner den och att triggern är konfigurerad för mentions (inte bara DM). Om det fungerade tidigare och plötsligt slutade: kontrollera Slack-uppgifterna i n8n igen och auktorisera om kopplingen. Titta också i exekveringsloggen i n8n för att se exakt Slack-felmeddelande, eftersom det brukar vara rätt bokstavligt.
Mycket för ett mindre team. Med n8n Cloud Starter klarar du vanligtvis tusentals Slack-triggade körningar per månad, och egen drift tar bort körningsbegränsningar helt (din server blir gränsen). Om du loggar tid för en stor organisation över många workspaces är det främst Clockifys API-rate limits och hur mycket AI-konversation du tillåter per förfrågan som sätter ramarna.
Ofta, ja. Flödet bygger på en AI-agent, minne, validering och flera Clockify API-anrop (hämta projekt, kontrollera överlapp, sedan skapa eller ändra), och den typen av förgreningar kan bli dyr eller klumpig i enklare verktyg. n8n ger dig också ett alternativ för egen drift, vilket spelar roll när du har många dagliga meddelanden. Zapier eller Make kan fortfarande fungera bra för enkla upplägg där “ett meddelande skapar en post”, men de känns oftast inte lika konversationsbaserade. Prata med en automationsexpert om du vill ha en snabb rekommendation för just din setup.
När Slack blir platsen där tiden loggas slutar tidrapporter kännas som en fredagskris. Sätt upp det en gång och låt sedan flödet ta hand om den repetitiva städningen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.