Steg 2: Anslut Google Workspace-tjänster

Autentisera Gmail och Drive så att arbetsflödet kan skicka e-post för godkännande och till leverantörer samt lagra filer.

1. Öppna Send Approval Email och välj Gmail OAuth2-inloggningsuppgiften. Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
2. Öppna Email Supplier Notice och välj Gmail OAuth2-inloggningsuppgiften. Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
3. Öppna Store in Drive och lägg till era Google Drive-uppgifter (inte konfigurerat just nu). Credential Required: Anslut era Google Drive-uppgifter.
4. I Store in Drive ställer ni Name till ={{ $('Compose PO Document').item.json.fileName }}, Drive till My Drive och Folder till root.

Steg 3: Konfigurera bearbetning och AI-rekommendationer

Validera orderdata, bygg AI-kontext och generera leverantörsrekommendationer med OpenAI.

1. I Verify Order Details behåller ni validerings- och beräkningslogiken som den är (den kontrollerar obligatoriska fält, beräknar totalsummor och sätter standardvärden som currency och poNumber).
2. Konfigurera Build AI Brief för att sätta aiContext till det angivna uttrycket som sammanfattar artiklar, totalsummor och leverantörsalternativ. Använd befintligt värde med inbäddade uttryck (t.ex. {{ $json.items.map(i => `- ${i.productName} (Qty: ${i.quantity}, Category: ${i.category || 'General'})`).join('\n') }}).
3. Öppna OpenAI Chat Engine och välj era OpenAI-uppgifter. Credential Required: Anslut era openAiApi-uppgifter.
4. I OpenAI Chat Engine ställer ni Model till gpt-4.1-mini.
5. I AI Vendor Recommender behåller ni prompten i Text som den är och säkerställer att uttrycket innehåller {{ $json.aiContext }}. OpenAI Chat Engine är ansluten som språkmodell för AI Vendor Recommender — säkerställ att inloggningsuppgifter läggs till i OpenAI Chat Engine, inte i agentnoden.
6. Koppla AI Vendor Recommender till Augment Supplier Info så att AI-svaret tolkas och leverantörsdetaljer berikas.

Steg 4: Konfigurera godkännandeflöde och notifieringar

Routa order som överstiger godkännandetröskeln till e-postgranskning, annars fortsätter ni till dokumentgenerering.

1. I Approval Required Check ställer ni in det booleska villkoret till att ={{ $json.requiresApproval }} är lika med true.
2. Koppla true-utgången från Approval Required Check till Send Approval Email.
3. Koppla false-utgången från Approval Required Check till Compose PO Document så att godkända order fortsätter automatiskt.

Steg 5: Konfigurera dokumentgenerering, lagring och externa notifieringar

Generera inköpsordern i HTML, konvertera den till PDF, lagra den i Drive, meddela leverantören och logga samt notifiera inköp.

1. I Compose PO Document behåller ni HTML-mallkoden intakt; den genererar ett komplett PO-dokument och output:ar fileName för lagring.
2. Koppla Compose PO Document → Render PDF File → Store in Drive för att konvertera och ladda upp dokumentet.
3. Koppla Store in Drive → Email Supplier Notice så att leverantören får PO:n efter att den har lagrats.
4. Koppla Email Supplier Notice → Record in Procurement Log för att spara transaktionen i ert interna loggobjekt.
5. I Notify Procurement Channel ställer ni URL till https://hooks.slack.com/services/[CONFIGURE_YOUR_TOKEN] och behåller uttrycket för JSON Body som angivet (det refererar fält från Compose PO Document och Store in Drive).

Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett fullständigt test med en exempelorder för att bekräfta att godkännanden, PDF-generering, e-post och notifieringar fungerar hela vägen.

1. Klicka på Execute Workflow och skicka en test-payload till Incoming Order Webhook med obligatoriska fält (items, requestedBy, department).
2. Verifiera att Verify Order Details beräknar totalsummor och genererar ett poNumber utan fel.
3. Bekräfta den villkorsstyrda vägen: order med totalsummor över 5000 når Send Approval Email; övriga fortsätter till Compose PO Document och Render PDF File.
4. Kontrollera att en PDF skapas i Drive av Store in Drive och att Email Supplier Notice skickar meddelandet.
5. Säkerställ att Notify Procurement Channel postar Slack-meddelandet med en fungerande Drive-länk.
6. När allt ser bra ut klickar ni på Activate för att aktivera arbetsflödet för skarpa order.