Dina beställningar finns i Supabase, vilket är toppen. Problemet är att den dagliga ”avstämningen” fortfarande blir som en liten utredning: öppna tabeller, filtrera på datum, korsreferera rader och sedan skriva samma sammanfattning igen.
E-handelsansvariga känner av det direkt på morgonen. Operatörer och byråfolk som driver butiker åt kunder stöter på det också. Den här automatiseringen för Supabase Gmail-sammanfattning ger dig en strukturerad daglig översikt utan att logga in någonstans.
Du sätter upp ett n8n-flöde som hämtar de senaste 24 timmarna av orderdata från Supabase, låter AI göra den läsbar och mejlar den via Gmail kl. 08:00.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är hela flödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Supabase till Gmail: daglig ordersammanfattning
flowchart LR
subgraph sg0["Daily 8am Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Get Orders", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Get Order Items", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Get Clients", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Get Products", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Gmail Summary", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Daily 8am", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set Sender Email", pos: "b", h: 48 }
n7 --> n8
n1 -.-> n0
n3 -.-> n0
n4 -.-> n0
n2 -.-> n0
n8 --> n0
n6 -.-> n0
n5 -.-> n0
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n7 trigger
class n0 ai
class n6 aiModel
Varför det här spelar roll: daglig orderrapportering blir snabbt rörig
Daglig orderrapportering låter enkelt tills du faktiskt gör det varje dag. Du börjar med ”ordrar de senaste 24 timmarna”, och sedan frågar någon vilka produkter som drev intäkter, vilka kunder som är nya kontra återkommande och vilka ordrar som behöver uppmärksamhet. Då hoppar du mellan tabeller, exporterar en snabb vy, kontrolläser radartiklar och försöker göra råa rader till en användbar berättelse. Samtidigt väntar morgonbesluten. Lager, kundsupport, plock/pack-prioriteringar, justeringar av kampanjer. Du kan inte agera snabbt om ”dagssammanfattningen” tar en timme och ändå känns ofullständig.
Det växer snabbt. Här är var det brukar fallera.
- Du slutar läsa Supabase-tabeller som en detektiv, eftersom ”orders” i sig aldrig berättar hela historien.
- Att kopiera antal och totalsummor in i ett mejl bjuder in små misstag, och de misstagen leder till dåliga beslut.
- När flera personer ber om uppdateringar skickar du antingen inkonsekventa sammanfattningar, eller så går morgonen åt till att skriva om samma sak.
- Även om du har dashboards behöver du fortfarande en snabb version i inkorgen för att kunna skumma på mobilen och dela internt.
Vad du bygger: ett dagligt ordermejl skrivet av AI
Det här flödet körs på schema varje morgon kl. 08:00 och skapar en orderöversikt på tydlig svenska från din Supabase e-handelsdata. Först triggar n8n vid den satta tiden (med din tidszon), därefter definierar ett enkelt ”set fields”-steg avsändaradressen som används vid leverans. Sedan blir en AI-agent koordinatorn: den hämtar färsk data från Supabase över fyra tabeller (orders, order items, clients och products) och använder en OpenAI Chat Model för att omvandla all den strukturerade datan till en kort rapport som en människa faktiskt vill läsa. Till sist skickar flödet den färdiga sammanfattningen via Gmail till den inkorg du väljer. Inga dashboards att öppna. Inga tabeller att filtrera. Bara rätt information, i rätt tid.
Flödet börjar med en daglig schematrigger. Supabase-verktyg hämtar och sammanställer de senaste 24 timmarna av aktivitet för ordrar, kunder, produkter och radartiklar. Sedan levererar Gmail en sammanfattning du kan vidarebefordra, arkivera eller agera på direkt.
Det här bygger du
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du gör den här kontrollen varje vardag. Manuellt kan en typisk rutin vara 10 minuter för att granska orders-tabellen, 15 minuter för att gräva i order items, ytterligare 10 minuter för att korschecka kunder och produkter, och sedan 10 minuter för att skriva och skicka sammanfattningen. Det är cirka 45 minuter per dag, eller ungefär 4 timmar per vecka. Med det här flödet lägger du ett par minuter på att sätta upp det en gång, och därefter blir din ”dagliga rapport” en 2-minutersläsning i Gmail kl. 08:00.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Supabase för dina order- och produktdata
- Gmail för att skicka det dagliga sammanfattningsmejlet
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI API-dashboarden)
Svårighetsnivå: Nybörjare. Om du kan koppla konton och klistra in en API-nyckel kan du få det här att rulla.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En schemalagd morgontrigg kör kl. 08:00. Du styr tidszonen, så att ”senaste 24 timmarna” matchar hur teamet faktiskt jobbar.
Avsändaradressen sätts. Det här är en liten detalj, men den spelar roll när du vill att sammanfattningen ska komma från en konsekvent inkorg (eller en delad driftadress).
AI-agenten hämtar kontext från Supabase. Den drar data från orders, order items, clients och products, vilket gör att sammanfattningen kan prata om vad som såldes och vem som köpte, inte bara råa antal.
Gmail skickar slutrapporten. Resultatet är ett kort, lättläst mejl som du kan vidarebefordra till lager/plock, support eller din kund utan att skriva om det.
Du kan enkelt ändra schematiden så att den passar er operationsrytm (eller lägga till fler mottagare) utifrån era behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera den schemalagda triggern
Ställ in arbetsflödet så att det körs varje morgon vid en fast tid så att den dagliga sammanfattningen genereras automatiskt.
- Lägg till och öppna Scheduled Morning Trigger.
- Ställ in schemaregeln att köras vid Hour
8(som konfigurerat i noden). - Bekräfta att arbetsflödets tidszon är i linje med era behov (arbetsflödet är inställt på
Europe/Madridi inställningarna).
Steg 2: Anslut Supabase-datakällor
Dessa verktyg hämtar ordrar, orderrader, kundprofiler och produktdata som AI:n ska sammanfatta.
- Öppna Retrieve Order Records och bekräfta att Operation är
getAllmed Table inställd påorders. - Ställ in Limit till
{{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Limit', ``, 'number') }}i Retrieve Order Records. - Upprepa för Fetch Order Line Items med Table
order_items, och Retrieve Client Profiles med Tableusers. - Öppna Fetch Product Catalog och ställ in Table till
products, med samma Limit-uttryck{{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Limit', ``, 'number') }}. - Credential Required: Anslut era
supabaseApi-uppgifter för alla Supabase-verktygsnoder.
Steg 3: Konfigurera Intelligent Order Assistant
Konfigurera AI-agenten och språkmodellen så att den kan generera den dagliga sammanfattningen och anropa verktygen.
- Öppna Intelligent Order Assistant och behåll Prompt Type som
define. - I Text, behåll de angivna instruktionerna och säkerställ att prompten innehåller datumreferensen
{{ $now }}för filtrering av de senaste 24 timmarna. - Öppna OpenAI Conversation Model och ställ in Model till
gpt-4.1. - Credential Required: Anslut era
openAiApi-uppgifter i OpenAI Conversation Model.
Steg 4: Konfigurera leverans av e-post för utdata
Ange mottagare och aktivera Gmail-leverans för sammanfattningen som agenten genererar.
- Öppna Assign Sender Address och ställ in värdet för toEmail till
[YOUR_EMAIL]. - Öppna Dispatch Gmail Report och ställ in Send To till
{{ $json.toEmail }}. - Ställ in Subject till
{{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Subject', ``, 'string') }}och Message till{{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('Message', ``, 'string') }}. - Ställ in Email Type till
textoch behåll Append Attribution somfalse. - Credential Required: Anslut era
gmailOAuth2-uppgifter för Dispatch Gmail Report.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att verifiera datahämtning, AI-formatering och Gmail-leverans innan ni aktiverar schemat.
- Klicka på Execute Workflow för att köra Scheduled Morning Trigger manuellt.
- Verifiera att Assign Sender Address ger ut ett giltigt
toEmail-värde. - Kontrollera utdata från Intelligent Order Assistant för ren text-formatering och korrekt inkludering av nyliga ordrar från de senaste 24 timmarna.
- Bekräfta att Dispatch Gmail Report skickar ett e-postmeddelande med titeln ”Daily Order Summary - Last 24 Hours” till mottagaren.
- Växla arbetsflödet till Active när testet är godkänt.
Felsökningstips
- Supabase-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först Supabase-projektets API-inställningar och tabellarnas åtkomstpolicys (RLS).
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Snabba svar
Cirka 15–20 minuter om dina inloggningsuppgifter är redo.
Nej. Du kopplar Supabase, Gmail och OpenAI och väljer sedan tabeller och mottagare.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för OpenAI API, som oftast landar på några cent per daglig sammanfattning.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är det bästa. Du kan ändra schematriggen så att den skickar två gånger per dag, byta mottagarlista eller justera instruktionerna till AI-agenten så att mejlet fokuserar på återbetalningar, högriskordrar eller topprodukter. Om ditt schema använder andra tabellnamn uppdaterar du de fyra Supabase-verktygsnoderna för ”Get” därefter. Du kan också lägga till ett Google Sheets-steg för att logga sammanfattningen och följa utvecklingen över tid.
Oftast är det behörigheter. Kontrollera Supabase API-nycklar, bekräfta att tabellerna finns i det schema du valt och verifiera att Row Level Security-policys tillåter läsningarna du försöker göra. Om det fungerade en gång och sedan slutade, rotera nyckeln och uppdatera inloggningen i n8n. Håll också koll på rate limits om du hämtar många rader på en gång.
Mer än tillräckligt för de flesta små butiker, eftersom det kör en gång per dag och sammanfattar i ett pass.
Ofta, ja. n8n är smidigare när du behöver en AI-agent som kan anropa flera verktyg, kombinera resultat och hålla logiken samlad på ett ställe. Du får också self-hosting, vilket är praktiskt om du vill ha obegränsade körningar eller tajtare kontroll över data. Zapier eller Make kan funka för enkla ”hämta data, skicka mejl”-flöden, men så fort du vill ha rikare sammanfattningar (toppprodukter, avvikelser, återkommande kunder) tenderar upplägget att svälla. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig mot det enklaste alternativet.
När detta är live väntar din morgonuppdatering redan på dig. Flödet tar hand om det repetitiva grävandet så att du kan fatta beslutet och gå vidare.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.