Steg 2: Anslut Google Drive och Google Sheets

Lagra den ursprungliga fakturafilen och kontrollera dubbletter i ert utgiftsark.

1. Konfigurera Store Invoice in Drive med Credential Required: Anslut era googleDriveOAuth2Api-uppgifter.
2. Ställ in Name till =invoice_data och Input Data Field Name till data0.
3. Ställ in Drive till My Drive och Folder till / (Root folder) om ni inte föredrar en annan plats.
4. Konfigurera Fetch Sheet Records med Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter.
5. Ställ in Document till expense_tracker_n8n och Sheet till Expense_Tracker.
6. I Filters, ställ in Lookup Column till Entry_ID och Lookup Value till {{ $json.output.invoice_id }}.

Steg 3: Konfigurera AI-extraktion och strukturering

Arbetsflödet använder Gemini för att extrahera fakturadata från bilder och strukturerar sedan resultatet till ett strikt JSON-format.

1. Konfigurera Inspect Image Content med Credential Required: Anslut era googlePalmApi-uppgifter.
2. Ställ in Operation till analyze, Resource till image, Input Type till binary och Binary Property Name till data0.
3. Ställ in prompten i Text till What's in this image? Extract all the data And give a very formatted. Output Which has Differently listed Things of invoice.
4. I Invoice Structuring Agent, ställ in Text till =Here is the invoice data - {{ $json.content.parts[0].text }} och behåll Prompt Type som define.
5. Säkerställ att Gemini Chat Engine är ansluten som språkmodell för Invoice Structuring Agent; Credential Required: Anslut era googlePalmApi-uppgifter i Gemini Chat Engine.
6. I Format Output JSON, lägg till en tilldelning med namnet output med värdet {{ $json.output }}.

Steg 4: Konfigurera validering och routning av dubbletter

Det här steget avgör om fakturan är ny och om obligatoriska fält finns med.

1. I Verify Existing Record, använd villkorsuttrycket {{ Object.keys($items("Fetch Sheet Records")[0].json).length === 0 }} för att upptäcka tomma resultat.
2. Routa false-grenen från Verify Existing Record till Notify Duplicate Invoice.
3. Routa true-grenen från Verify Existing Record till Select Invoice Payload.
4. Granska Select Invoice Payload och säkerställ att källan är $('Format Output JSON').first().json.output när arket är tomt.
5. I Check Required Fields, bekräfta att listan över obligatoriska fält innehåller invoice_id, shop_name, date, Total och items.
6. Konfigurera Validate Missing Fields för att kontrollera att {{ $json.status }} är lika med ok.
7. Bekräfta att Pass Valid Payload returnerar payloaden från $('Format Output JSON').first().json.output när status är ok.

Steg 5: Konfigurera utdataåtgärder och notifieringar

Lägg till giltiga fakturor i Google Sheets och skicka notifieringar vid lyckat resultat eller dubbletter.

1. Konfigurera Append Row to Sheet med Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter.
2. Ställ in Operation till append och bekräfta att Document är expense_tracker_n8n och att Sheet är Expense_Tracker.
3. Mappa kolumner med de angivna uttrycken, till exempel Date till {{ $json.date }}, Entry_ID till {{ $json.payload.invoice_id }} och Item_Name till {{ $json.items.map(item => item.Item_Name).join(', ') }}.
4. Konfigurera Notify Duplicate Invoice med Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter och ställ in Send To till [YOUR_EMAIL].
5. Ställ in ämnet i Notify Duplicate Invoice till =Invoice Already Exists – {{ $json.invoice_id }} och behåll HTML-innehållet som angivet.
6. Konfigurera Send Success Notification med Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter och ställ in Send To till [YOUR_EMAIL].
7. Ställ in ämnet i Send Success Notification till =New invoice - {{ $json.invoice_id }} added in the sheet. .

Steg 6: Lägg till felhantering för saknade fält

När obligatoriska fält saknas skickar arbetsflödet en varning i stället för att skriva till arket.

1. Från Validate Missing Fields, anslut false-grenen till Email Missing Field Alert.
2. Konfigurera Email Missing Field Alert med Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter.
3. Ställ in Send To till [YOUR_EMAIL] och Message till =Missing filed - {{ $json.missing_fields.map(field => field).join(', ') }}.
4. Ställ in Subject till Missing filed error.

Steg 7: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett manuellt test för att validera varje gren och aktivera sedan för produktionsanvändning.

1. Klicka på Execute Workflow och skicka ett chattmeddelande med en fakturabild eller en PDF-bilaga.
2. Bekräfta att Inspect Image Content returnerar extraherad text och att Invoice Structuring Agent outputar strukturerad JSON.
3. Verifiera dubblettlogiken genom att testa med ett befintligt faktura-ID och bekräfta att Notify Duplicate Invoice triggas.
4. Testa en giltig faktura och bekräfta att Append Row to Sheet lägger till en ny rad och att Send Success Notification kommer fram.
5. Testa en faktura med saknade fält för att säkerställa att Email Missing Field Alert skickas.
6. När allt fungerar, växla arbetsflödet till Active för att köra i produktion.