Du skickar en snabb Telegram-röstanteckning till dig själv, och sedan försvinner den i flödet. Senare minns du att idén var bra … men du hittar den inte, och du vill definitivt inte spela upp fem minuter ljud för att hitta en mening. Den här automatiseringen för Telegram Sheets-transkribering löser det.
Creators märker det när innehållsidéer tappas bort. Founders märker det när ”snabba tankar” aldrig hamnar i en riktig backlog. Och skribenter eller konsulter får samma problem: ljud överallt, idéer ingenstans.
Det här flödet gör om Telegram-röstmeddelanden till sökbar text i Google Sheets, med ett datum kopplat. Du får se vad det gör, vad du behöver och var team vanligtvis justerar det för att passa sin process.
Så fungerar automatiseringen
Se hur den löser problemet:
n8n Workflow Template: Telegram till Google Sheets, sökbara röstidéer
flowchart LR
subgraph sg0["Receive Telegram Message Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Receive Telegram Message"]
n1@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Detect Message Type", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Download Voice File"]
n3@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Transcribe Voice Note", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save Transcribed Note", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Prepare Text Message", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save Text Message", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n2
n1 --> n5
n2 --> n3
n5 --> n6
n3 --> n4
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n3 ai
class n1 decision
class n4,n6 database
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2 customIcon
Utmaningen: röstanteckningar som inte är sökbara
Röstanteckningar är grymma för att fånga idéer snabbt, men usla för att hitta idéerna senare. Telegram blir som en skräplåda: dussintals ljudklipp utan ämnesrader, utan nyckelord och utan ett enkelt sätt att skumma. Så du skjuter upp ”organiseringen” tills du har tid, vilket ärligt talat betyder att du aldrig gör det. Och när du väl behöver den där hooken, den där kundinsikten eller den där påminnelsen, så lyssnar du antingen igenom ljudet (igen) eller så skapar du om idén från grunden. Båda är irriterande, och båda dödar momentum i det tysta.
Det blir snabbt mycket. Här är var hela systemet brukar falla isär.
- Du slösar ungefär 10 minuter per idé bara på att hitta rätt tråd med röstanteckningar.
- Bra tankar blir kvar i ljud, så de hamnar aldrig i ditt planeringsdokument, din backlog eller din innehållskalender.
- Manuell transkribering är segt, vilket gör att du bara gör det för ”viktiga” anteckningar och tappar resten.
- När du väl skriver ner det blir datum och sammanhang otydliga, så du kan inte avgöra vad som var brådskande kontra slumpmässigt.
Lösningen: autotranskribera Telegram-röstanteckningar till Google Sheets
Det här flödet lyssnar efter röstmeddelanden som skickas till din Telegram-bot och gör dem tyst till text. När en ny röstanteckning kommer in laddar n8n ner ljudfilen, skickar den till OpenAI Whisper för transkribering och sparar sedan den råa transkriberingen i Google Sheets tillsammans med dagens datum. Ingen avancerad formatering. Ingen ”AI-omskrivning”. Bara korrekt formaterad insamling, så att varje idé blir sökbar i samma sekund som du säger den. I praktiken får du en enkel löpande logg som du kan filtrera, skanna och plocka in i vilket system du använder härnäst.
Flödet börjar i Telegram, där du redan fångar tankar. Därifrån sker transkriberingen automatiskt via OpenAI, och Google Sheets blir din lätta idé-databas. Resultatet är en daterad lista som du kan söka i på några sekunder.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här tar bort | Effekt du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du spelar in 5 röstanteckningar per dag (snabba hooks, påminnelser, kundinsikter). Manuellt tar även en ”lätt” hantering kanske 5 minuter styck för att lyssna om, skriva ner nyckelraden och lägga den någonstans säkert, vilket blir cirka 25 minuter per dag. Med det här flödet lägger du ungefär 1 minut på att skicka röstanteckningen, och sedan hamnar den i Google Sheets automatiskt efter transkribering. På en vecka är det cirka 2 timmar tillbaka, och dina idéer är äntligen sökbara.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Telegram för att ta emot röstanteckningar via en bot.
- Google Sheets för att lagra transkriberingar och datum.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI-dashboarden).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in API-nycklar och väljer rätt kolumner i Google Sheet.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödet steg för steg
En Telegram-bot tar emot ditt meddelande. Flödet startar i samma ögonblick som du skickar en röstanteckning (eller ett textmeddelande) till din bot i Telegram.
Flödet routar meddelandetypen. Ett enkelt routningssteg kontrollerar vad som kom in så att röstanteckningar går transkriberingsvägen, medan text kan sparas direkt utan någon ljudbearbetning.
Ljud laddas ner och transkriberas. För röstanteckningar hämtar n8n ljudfilen från Telegram och skickar den sedan till OpenAI Whisper för att konvertera tal till rå text.
Transkriberingen läggs till i Google Sheets. Flödet skriver en ny rad med transkriberingen i en kolumn för ”Anteckningar” och dagens datum i en kolumn för ”Datum”, vilket skapar en löpande sökbar logg.
Du kan enkelt ändra målbladet eller kolumnerna för att matcha hur du märker upp projekt. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera Telegram-triggern
Konfigurera arbetsflödet så att det lyssnar efter inkommande Telegram-meddelanden så att text- och röstmeddelanden kan bearbetas.
- Lägg till och öppna Telegram Intake Trigger.
- Ställ in Updates på
message. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era telegramApi-inloggningsuppgifter.
- Spara noden så att webhooken kan registreras av n8n.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Både text och rösttranskriptioner läggs till i Google Sheets via separata flöden.
- Öppna Append Text Entry och ställ in Operation på
append. - Välj era ID:n för mål-Document och Sheet i Append Text Entry.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Append Text Entry.
- Öppna Append Voice Transcript och ställ in Operation på
append. - Välj samma eller ett annat Document- och Sheet-ID i Append Voice Transcript.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Append Voice Transcript.
Steg 3: Konfigurera AI-transkribering
Röstmeddelanden laddas ned och översätts till text innan de läggs till i arket.
- Öppna Fetch Voice Audio och ställ in Resource på
file. - Ställ in File ID på
{{ $json.message.voice.file_id }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era telegramApi-inloggningsuppgifter i Fetch Voice Audio.
- Öppna Convert Speech to Text och ställ in Resource på
audio. - Ställ in Operation på
translate. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i Convert Speech to Text.
Steg 4: Konfigurera routning och textbearbetning
Dela upp inkommande meddelanden efter typ så att text- och röstmeddelanden följer sina korrekta flöden.
- Öppna Route Message Category och bekräfta att regeln för röst kontrollerar
{{ $json.message.voice }}med Exists. - Bekräfta att regeln för text kontrollerar
{{ $json.message.text }}med Exists. - Öppna Format Text Payload och lägg till en tilldelning med Name
messageoch Value{{ $json.message.text }}. - Verifiera körordningen: Telegram Intake Trigger → Route Message Category, därefter röstflödet Fetch Voice Audio → Convert Speech to Text → Append Voice Transcript, och textflödet Format Text Payload → Append Text Entry.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera båda meddelandetyperna och aktivera sedan arbetsflödet för löpande användning.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmeddelande med text till er Telegram-bot.
- Bekräfta att en ny rad läggs till av Append Text Entry i ert Google-ark.
- Skicka ett Telegram-röstmeddelande och verifiera att Append Voice Transcript lägger till transkriptionen i arket.
- När båda testerna lyckas, växla arbetsflödet till Active för produktionsbruk.
Tänk på
- Telegram-botens behörigheter spelar större roll än många tror. Om flödet slutar ta emot röstanteckningar, kontrollera bot-token i n8n och bekräfta att du skickar meddelanden till rätt botchatt.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på tomma svar.
- OpenAI-uppgifter kan fallera utan tydliga fel när betalning inte är aktiv eller när nyckeln har roterats. Kontrollera din OpenAI-dashboard för användningsgränser och spara sedan om API-nyckeln i Whisper-transkriberingsnoden.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina konton är redo.
Ja. Du kopplar Telegram, OpenAI och Google Sheets, och väljer sedan rätt sheet och kolumner.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för OpenAI Whisper API-användning, som beror på hur mycket ljud du transkriberar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast setup) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Du kan anpassa stegen som lägger till rader i Google Sheets för att inkludera extra kolumner som ”Projekt”, ”Ämne” eller ”Prioritet”, och sedan fylla dem i delen ”Format Text Payload” (Set) i flödet. Om du bara vill spara röstanteckningar justerar du logiken i ”Route Message Category” så att textmeddelanden ignoreras. Vissa team sparar också Telegram-meddelandelänken eller chattnamnet så att varje transkribering behåller sitt källsammanhang.
Oftast är det en ogiltig eller roterad bot-token, så kopiera den igen från BotFather och uppdatera dina Telegram-uppgifter i n8n. Bekräfta också att flödet lyssnar på samma bot som du meddelar, eftersom det är lätt att råka testa i fel chatt. Om röstfiler laddas ner men transkriberingen misslyckas är Telegram-delen okej och problemet är nästan alltid OpenAI-uppgifter eller betalning.
För de flesta små team är det i praktiken ”så många röstanteckningar som du har råd att transkribera”, eftersom den största begränsningen är OpenAI-användning och hur snabbt din n8n-instans kör. På n8n Cloud beror din månatliga körkvot på din plan, och varje röstanteckning räknas normalt som en körning. Om du self-hostar begränsas du främst av serverresurser och hastighetsbegränsningar hos Telegram/OpenAI, så batchning och retries blir viktiga när volymen växer.
Ofta, ja, särskilt om du vill ha förgreningar (röstanteckningar vs text) och möjligheten att self-hosta för obegränsade körningar. n8n ger dig också mer kontroll över hur ljud hämtas från Telegram och hur payloaden formas innan den hamnar i Google Sheets. Zapier eller Make kan gå snabbare att klicka ihop för väldigt enkla, linjära flöden, men kostnaderna brukar dra iväg när du lägger till steg och volym. Om du är osäker är det värt att sanity-checka ditt use case med Prata med en automationsexpert.
När det här väl rullar slutar idéer att läcka ur din dag. Du pratar, det loggas, och ditt Google Sheet blir platsen du faktiskt litar på.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.