Behöver ert företag hjälp med att implementera AI? Kontakta oss och få prisoffert här →
AI Skolan
januari 22, 2026

Todoist + Google Calendar: din dag i Gmail

Rickard Andersson Partner, Nodenordic.se

Din dag börjar i fragment. En snabb blick i Google Kalender, sedan Todoist, sedan tillbaka till mejlen – och så glömmer du den enda saken som faktiskt var viktig tills klockan är 16.

Marknadschefer märker det när kampanjer staplas på varandra. Grundare märker det när möten slukar kalendern. Och om du jobbar med kunder vet du redan hur snabbt prioriteringar flyter ihop. Den här automatiseringen för Todoist Calendar briefing ger dig en enda tydlig morgonplan i Gmail, så att du börjar med en klar lista i stället för ett dussin flikar.

Det här flödet hämtar dagens uppgifter och händelser, sammanfattar dem med GPT-4o och mejlar dig en formaterad daglig briefing kl. 06:00. Du får se vad den löser, vad du behöver och hur flödet fungerar innan du implementerar det.

Så fungerar den här automatiseringen

Se hur detta löser problemet:

n8n Workflow Template: Todoist + Google Calendar: din dag i Gmail

Utmaningen: en dag, två system, noll tydlighet

Todoist visar vad du tänkte göra. Google Kalender visar vad du lovat andra att göra. Problemet är att du sällan tittar på dem tillsammans, vilket gör att du planerar dagen två gånger och ändå missar saker. Du lägger också märkligt mycket mental energi på att läsa om uppgiftsnamn, skanna mötestitlar och försöka upptäcka krockar. Och ärligt talat är det värsta “tysta misslyckandet” när inget skriker efter uppmärksamhet, så du hamnar i inkorgssortering i stället för riktiga prioriteringar.

Det går snabbt ihop. Här är var det faller isär.

  • Du börjar arbeta utan en enda, överenskommen “idag”-lista, så den första timmen försvinner i omorganisering.
  • Viktiga uppgifter skjuts upp eftersom möten syns och uppgifter inte gör det.
  • Du missar förberedelsetid inför samtal eftersom kalendern inte visar uppgifterna som borde göras innan.
  • Att kopiera uppgifter eller anteckningar in i mejl blir en daglig vana, vilket ger fler chanser att glömma något.

Lösningen: en daglig Gmail-briefing som kombinerar uppgifter + möten

Den här automatiseringen kör varje morgon kl. 06:00 och skapar en briefing som matchar hur du faktiskt jobbar. Den hämtar dagens händelser från Google Kalender och hämtar sedan dina Todoist-uppgifter (utifrån det projekt du väljer). Därefter slår den ihop båda listorna till en enda vy och städar upp rådata så att det läser som en plan, inte som en export. GPT-4o skapar sedan en kort, motiverande sammanfattning som lyfter fram det viktiga, flaggar uppenbara krockar och ger en tydlig “börja med det här”-känsla. Till sist konverterar flödet allt till ett stylat HTML-mejl och skickar det via Gmail, klart när du öppnar inkorgen.

Flödet börjar med en schemalagd trigger. Sedan matar Google Kalender och Todoist in ett kombinerat dataset som formateras och sammanfattas av OpenAI Chat Model. Gmail levererar den färdiga briefingen som ett strukturerat mejl du faktiskt kan ögna igenom på under en minut.

Vad som förändras: före vs. efter

Effekt i verkligheten

Säg att du har 8 kalenderhändelser i dag och 12 Todoist-uppgifter. Den vanliga rutinen är att öppna Kalender (kanske 5 minuter), öppna Todoist (ytterligare 5) och sedan hoppa mellan dem medan du “gör en plan” i huvudet eller i ett kladddokument (ofta 15 minuter). Det är ungefär 25 minuter innan du gjort något verkligt arbete. Med det här flödet lägger du cirka 1 minut på att läsa Gmail-briefingen och sedan börjar du. Samma underlag, mindre friktion – och du behåller morgonfokuset för faktiskt genomförande.

Krav

  • n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
  • Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
  • Todoist för dagens uppgifter från ett valt projekt.
  • Google Kalender för att hämta dagens möten och block.
  • OpenAI API-nyckel (hämta den från din OpenAI-dashboard)

Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och justerar en prompt eller mejlmall om du vill ha det mer “du”.

Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).

Flödet steg för steg

En schemalagd start kl. 06:00. Flödet körs på en daglig timer, så du behöver inte komma ihåg något. Du vaknar och det är redan klart.

Uppgifter och händelser hämtas parallellt. Google Kalender hämtar dagens händelser samtidigt som Todoist hämtar din uppgiftslista (med ditt valda projekt-ID). Du bygger inget “nytt system” här – du läser bara från verktygen du redan använder.

Allt slås ihop, struktureras och sammanfattas. Ett merge-steg kombinerar allt, sedan gör ett formateringsskript stökiga fält till läsbar text. GPT-4o genererar en kort daglig sammanfattning, som kan ha en motiverande ton och en tydlig känsla för vad som förtjänar uppmärksamhet först.

Ett stylat HTML-mejl landar i Gmail. Det sista skriptet renderar sammanfattningen och listorna till ett mejlformat som är lätt att skanna. Gmail skickar det till dig som en daglig briefing som du kan arkivera, vidarebefordra eller använda som morgonens checklista.

Du kan enkelt ändra Todoist-projektkällan för att täcka flera projekt, eller justera mejlmallen så att den matchar din tonalitet och dina formateringspreferenser. Se den fullständiga implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.

Steg-för-steg-guide för implementering

Steg 1: Konfigurera den schemalagda triggern

Ställ in när den dagliga sammanfattningen ska köras så att arbetsflödet startar automatiskt varje morgon.

  1. Lägg till eller öppna Scheduled Routine Start.
  2. Ställ in schemaregeln så att den triggar vid timme 6 under ruleintervaltriggerAtHour.
  3. Bekräfta att triggern är ansluten till båda nedströmsnoderna.
  4. Säkerställ att Scheduled Routine Start skickar utdata till både Retrieve Calendar Events och Fetch Task List parallellt.
Tips: Parallell exekvering innebär att kalenderhändelser och uppgifter hämtas samtidigt, vilket minskar den totala körtiden.

Steg 2: Anslut Google Calendar och Todoist

Hämta era kalenderhändelser och er uppgiftslista så att sammanfattningen får rätt data.

  1. Öppna Retrieve Calendar Events och ställ in Operation till getAll.
  2. Ställ in Calendarvalue till [YOUR_ID].
  3. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
  4. Öppna Fetch Task List och ställ in Operation till getAll med Return All satt till true.
  5. Ställ in FiltersprojectId till [YOUR_ID].
  6. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era todoistApi-inloggningsuppgifter.
  7. Anslut båda noderna till Combine Event & Task Data för att slå ihop indata.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om ni lämnar platshållarna [YOUR_ID] oförändrade blir kalender- eller uppgiftsdatan tom.

Steg 3: Sätt upp bearbetning och AI-sammanfattning

Formatera de sammanslagna objekten och generera en strukturerad daglig sammanfattning med hjälp av AI.

  1. Öppna Format Items Script och behåll jsCode exakt som det är angivet för att dela upp och formatera händelser och uppgifter.
  2. Verifiera att Combine Event & Task Data skickar utdata till Format Items Script, och därefter till Generate Daily Summary.
  3. I Generate Daily Summary, ställ in Model till chatgpt-4o-latest.
  4. Behåll innehållet i meddelandemallen som refererar till {{ $json.formattedTasks }} och {{ $json.formattedEvents }} för AI-prompten.
  5. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter.

Format Items ScriptGenerate Daily Summary körs efter att Combine Event & Task Data har slagit ihop båda indata.

Steg 4: Konfigurera e-postutskick

Rendera AI-utdata som HTML och mejla den till er inkorg.

  1. Öppna Render Summary as HTML och behåll jsCode som konverterar markdown till HTML och omsluter det i en stylad
    .
  2. Anslut Generate Daily SummaryRender Summary as HTMLDispatch Email Briefing.
  3. I Dispatch Email Briefing, ställ in Send To till [YOUR_EMAIL].
  4. Ställ in Subject till Morning Briefings.
  5. Ställ in Message till uttrycket ={{ $json.htmlBody }}.
  6. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
  7. ⚠️ Vanlig fallgrop: Om ni klistrar in HTML direkt i Message i stället för uttrycket ={{ $json.htmlBody }}, kommer e-postmeddelandet inte att rendera den formaterade sammanfattningen.

    Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde

    Kör ett manuellt test för att bekräfta datahämtning, skapande av AI-sammanfattning och leverans via e-post.

    1. Klicka på Execute Workflow för att köra Scheduled Routine Start manuellt.
    2. Verifiera att Retrieve Calendar Events och Fetch Task List returnerar objekt och slås ihop i Combine Event & Task Data.
    3. Bekräfta att Generate Daily Summary ger strukturerad text som utdata och att Render Summary as HTML skapar htmlBody.
    4. Kontrollera er inkorg efter mejlet som skickats av Dispatch Email Briefing med ämnesraden Morning Briefings.
    5. När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för att aktivera daglig schemaläggning.
🔒

Lås upp fullständig steg-för-steg-guide

Få den kompletta implementeringsguiden + nedladdningsbar mall

Se upp med

  • Behörigheter i Google Kalender är den vanligaste “det funkade i går”-missen. Om händelser slutar dyka upp: kontrollera först det anslutna Google-kontot och nodens åtkomstscope i n8n.
  • Om OpenAI-anrop ibland returnerar tomt eller tajmar ut beror det oftast på tillfällig belastning eller en för lång prompt. Håll input kompakt, och om du lägger till Wait-beteende för retries, ge det lite mer tid innan mejlsteget körs.
  • Standardtonen i AI-sammanfattningen kan kännas generisk. Lägg in en kort “skriv som jag”-instruktion tidigt i prompten, annars kommer du skriva om samma sammanfattning varje morgon.

Vanliga frågor

Hur snabbt kan jag implementera den här automatiseringen för Todoist Calendar briefing?

Cirka 20 minuter om dina konton är redo.

Kan icke-tekniska team implementera den här Todoist Calendar briefing?

Ja. Du kopplar mestadels konton och klistrar in en OpenAI API-nyckel.

Är n8n gratis att använda för det här Todoist Calendar briefing-flödet?

Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-användning, vilket vanligtvis är en liten daglig kostnad för ett sammanfattningsmejl.

Var kan jag hosta n8n för att köra den här automatiseringen?

Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast uppsättning) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.

Hur anpassar jag den här Todoist Calendar briefing-lösningen till mina specifika utmaningar?

Du kan justera Todoist-hämtningen för att läsa från ett annat projekt, eller utöka den till flera projekt och sedan slå ihop resultaten igen innan formateringsskriptet. De flesta anpassar också prompten “Generate Daily Summary” för att matcha sin tonalitet och justerar mallen “Render Summary as HTML” så att mejlet får den layout de föredrar. Om din dag börjar senare ändrar du bara schematriggern från 06:00 till din idealtid. Post-it-notiserna i flödet förklarar vad varje del gör, vilket gör ändringar mindre avskräckande.

Varför misslyckas min Google Kalender-anslutning i det här flödet?

Oftast beror det på att Google-auktoriseringen i n8n har löpt ut eller att du kopplade fel Google-konto. Anslut Google Kalender-inloggningsuppgiften på nytt och bekräfta sedan val av kalender och behörigheter. Om det fungerar i några dagar och sedan slutar hämta händelser, kontrollera om token har återkallats i dina Google-säkerhetsinställningar eller om ett ändrat lösenord ogiltigförklarade sessionen.

Vilken kapacitet har den här Todoist Calendar briefing-lösningen?

För en person kör den i praktiken “obegränsat” med dagliga briefingar, eftersom det är en enda schemalagd körning varje morgon.

Är den här automatiseringen för Todoist Calendar briefing bättre än att använda Zapier eller Make?

Ofta, ja – särskilt när du vill att mejlet ska se proffsigt ut och att sammanfattningen ska hålla jämn kvalitet. n8n gör det enklare att slå ihop listor, formatera data med kod och styra exakt HTML-output utan att slåss mot plattformsbegränsningar. Det hanterar också “riktig” logik (som villkor och grenar) utan att varje justering blir ytterligare ett betalt steg. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för en enkel sammanställning, men du kan stöta på friktion när du vill ha rikare formatering eller mer kontroll över AI-prompten. Prata med en automationsexpert om du vill ha en snabb rekommendation utifrån din setup.

När detta väl rullar dyker din morgonplan upp automatiskt – redan sammanslagen och redan lätt att läsa. Flödet sköter det repetitiva kontrollerandet så att du kan komma vidare med dagen.

Kontakta oss

Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.

×

Använd mall

Få direkt tillgång till denna n8n-arbetsflödes JSON-fil

Launch login modal Launch register modal