Behöver ert företag hjälp med att implementera AI? Kontakta oss och få prisoffert här →
AI Skolan
januari 22, 2026

Trustpilot till Google Sheets, summering i Gmail

Rickard Andersson Partner, Nodenordic.se

Recensionsbevakning faller isär i samma ögonblick som det blir ”någon borde kolla Trustpilot i dag”. En vecka senare skummar du igenom dussintals kommentarer, gissar vad som har förändrats och klistrar in höjdpunkter i ett mejl som ingen läser.

Den här automatiseringen av Trustpilot-recensioner träffar marknadschefer först (varumärkesuppfattning rör sig snabbt), men ansvariga för kundupplevelse och grundare känner av den också. Du hamnar i reaktiva åtgärder för sent, eftersom du inte har någon felfri, konsekvent recensionshistorik samlad någonstans.

Det här arbetsflödet hämtar in recensioner till Google Sheets, låter AI sammanfatta mönstren och mejlar en prydlig Gmail-rapport som du kan vidarebefordra till teamet. Du får se vad det gör, vad du behöver och hur delarna hänger ihop.

så här fungerar automatiseringen

Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:

n8n Workflow Template: Trustpilot till Google Sheets, summering i Gmail

varför det här spelar roll: recensioner blir inte insikter av sig själva

Trustpilot-recensioner är ”gratis research”, men bara om du faktiskt kan använda dem. Att manuellt samla in recensioner är tillräckligt irriterande; att tolka dem konsekvent är ännu värre. En person markerar tre arga kommentarer och kallar det en kris. Någon annan läser samma vecka och säger att allt är bra. Under tiden begravs den verkliga signalen (leveransförseningar, en förvirrande funktion, väntetider hos supporten) i brus. Och eftersom det inte finns någon pålitlig historik kan du inte svara på grundfrågor som ”förbättras sentimentet?” eller ”vad driver den senaste 1-stjärniga toppen?” utan ännu en omgång scrollande.

Det summerar snabbt. Här är var det oftast brister.

  • Du tappar ungefär 2 timmar i veckan på att kopiera betyg, datum och citat till ett kalkylark eller en slide deck.
  • Olika personer sammanfattar på olika sätt, vilket innebär att era ”insikter” skiftar beroende på vem som skrev mejlet.
  • Team slutar titta på recensioner eftersom uppdateringen är inkonsekvent och svår att skanna.
  • När något går fel (fel URL, skrapning misslyckas) får du bara reda på det när någon frågar: ”Var är rapporten?”

vad du bygger: automatiserad recensionsintelligens från Trustpilot till e-post

Det här arbetsflödet gör Trustpilot (och andra recensionssidor du väljer) till en repeterbar intelligence-loop. Du startar det med en manuell körning, och arbetsflödet validerar först att käll-URL:en för recensionerna går att använda. Om länken är fel skickar det ett felmeddelande via e-post så att du kan åtgärda det direkt i stället för att tyst missa en vecka. När URL:en blir godkänd använder en AI-agent ett skrapverktyg från Decodo för att hämta recensionsinnehållet, och parser sedan ut det till strukturerade fält som betyg, kommentartext, datum och plats. Raderna berikas med extra metadata och kvalitetsmarkörer och läggs sedan till i Google Sheets så att du bygger en felfri recensionshistorik över tid. Till sist hämtar arbetsflödet ut de aggregerade recensionerna igen, genererar en AI-sammanfattning av trender och återkommande teman och skickar en Gmail-rapport som du kan dela direkt.

Arbetsflödet startas vid begäran, vilket är praktiskt när du vill ha en veckorapport eller när du behöver reagera på en plötslig topp av negativ feedback. Skrapning och parsning skapar en konsekvent ”recensionsdataset” i Google Sheets. Sedan omvandlar AI datasetet till en ledningsvänlig sammanfattning som levereras via Gmail.

vad du bygger

förväntade resultat

Säg att du gör en veckovis kontroll av varumärkets rykte och normalt skannar cirka 50 nya Trustpilot-recensioner. Manuellt tar det kanske 2 minuter per recension att läsa, plocka ett citat och kategorisera, plus ytterligare 20 minuter för att skriva ett uppdateringsmejl, alltså runt 2 timmar totalt. Med det här arbetsflödet startar du körningen (cirka 2 minuter), väntar på skrapning och analys (ofta 10–20 minuter i bakgrunden) och får sedan en Gmail-sammanfattning som är redo att vidarebefordra. För de flesta team betyder det ungefär 2 timmar tillbaka varje vecka, med bättre spårning av trender.

innan du börjar

  • n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
  • alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
  • Google Sheets för att lagra recensionshistorik och trender.
  • Gmail för att leverera sammanfattningar och felaviseringar.
  • Decodo API-nyckel (hämta den i din Decodo-dashboard).
  • OpenAI API-nyckel (hämta den på inställningssidan för OpenAI API).

svårighetsnivå: Medel. Du kommer inte att koda, men du kommer att koppla autentisering och mappa några fält i Sheets och e-post.

Vill du att någon bygger det här åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).

steg för steg

Du startar en körning manuellt. Det här arbetsflödet är gjort för rapportering vid begäran, så du kan köra det veckovis, efter en lansering eller när som helst teamet vill ha en uppdaterad bild av sentimentet.

Länken till recensionskällan valideras. Arbetsflödet tilldelar Trustpilot-URL:en du vill övervaka och kontrollerar sedan formatet. Om den inte går igenom valideringen skickar Gmail ett felmeddelande så att du kan rätta indata snabbt.

Skrapning och strukturering sker i mitten. En AI-agent koordinerar Decodo-scrapern, och därefter konverterar en strukturerad output-parser det råa sidinnehållet till användbara fält (betyg, kommentarer, datum, platser). Ett snabbt ”augment”-steg lägger till hjälpsam metadata så att raderna förblir konsekventa över tid.

Lagring och rapportering är automatiskt. Nya recensioner läggs till i Google Sheets, aggregerade recensioner hämtas tillbaka för analys och en andra AI-agent plus en OpenAI-chatmodell skapar en felfri sammanfattning. Gmail levererar rapporten till den som behöver den.

Du kan enkelt ändra käll-URL:en för att bevaka en annan Trustpilot-sida (eller en annan recensionsplattform som stöds) utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.

Steg-för-steg-guide för implementation

Steg 1: Konfigurera den manuella triggern

Det här arbetsflödet startas manuellt så att ni kan styra när granskningarnas inhämtning körs.

  1. Lägg till noden Begin Review Intake som din trigger.
  2. Behåll trigger-inställningarna som de är (inga parametrar krävs).
  3. Anslut Begin Review Intake till Assign Review Source Link för att följa exekveringsflödet.

Steg 2: Anslut Google Sheets

Dessa noder lagrar och läser granskningsdata i ert kalkylark.

  1. Öppna Append Reviews to Sheet och ställ in Operationappend.
  2. Ställ in Document ID till [YOUR_ID] och Sheet Name till gid=0 (Sheet1).
  3. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Append Reviews to Sheet.
  4. Öppna Retrieve Aggregated Reviews och ställ in samma Document ID [YOUR_ID] och Sheet Name gid=0.
  5. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Retrieve Aggregated Reviews.

Steg 3: Sätt upp inhämtning och validering av recensioner

Definiera käll-URL:en för recensionerna och validera att den är korrekt formaterad innan skrapningen startar.

  1. I Assign Review Source Link ställer ni in URL till https://www.trustpilot.com/review/football-mall.com.
  2. I Validate Link Format ställer ni in villkoret Left Value till ={{ $json.URL }}, Operation till contains och Right Value till http.
  3. Säkerställ att Assign Review Source Link är ansluten till Validate Link Format, och att true-grenen fortsätter till Review Gathering Agent.

⚠️ Vanlig fallgrop: Om URL:en inte innehåller http kommer Validate Link Format att routa till felvarningen i stället för att skrapa recensioner.

Steg 4: Sätt upp agenten för insamling av recensioner

Den här agenten skrapar recensioner via Decodo och tolkar strukturerad granskningsdata.

  1. I Review Gathering Agent ställer ni in Text till =Use Decodo to collect reviews and ratings from URL URL: {{ $('Assign Review Source Link').item.json.URL }}.
  2. Bekräfta att Review Gathering Agent har Has Output Parser aktiverat.
  3. Öppna Decodo Scrape Tool och ställ in URL till ={{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('URL', ``, 'string') }}, Headless till false och Markdown till true.
  4. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era decodoApi-inloggningsuppgifter för Decodo Scrape Tool. Det här verktyget är kopplat till Review Gathering Agent, så hantera inloggningsuppgifter via agentens verktygsanslutning.
  5. Öppna OpenAI Review Insights och ställ in modellen till gpt-4.1-mini.
  6. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i OpenAI Review Insights, som är språkmodellen för Review Gathering Agent.
  7. Öppna Review Data Extractor och bekräfta att JSON Schema Example matchar er förväntade recensionsstruktur.
  8. Observera: Review Data Extractor är en AI-output parser för Review Gathering Agent; inga inloggningsuppgifter läggs till i parsern i sig.

Steg 5: Konfigurera fältberikning och lagring av recensioner

Normalisera de extraherade fälten och lägg till dem i ert kalkylark.

  1. I Augment Review Fields mappar ni fält med hjälp av uttryck:
    • output.overall_rating={{ $json.output.overall_rating }}
    • output.total_reviews={{ $json.output.total_reviews }}
    • output.review_summary={{ $json.output.review_summary }}
    • output.detailed_reviews={{ $json.output.detailed_reviews }}
  2. I Append Reviews to Sheet mappar ni kolumner till:
    • total_reviews={{ $json.output.total_reviews }}
    • overall_rating={{ $json.output.overall_rating }}
    • review_summary={{ $json.output.review_summary }}
    • detailed_reviews={{ $json.output.detailed_reviews }}
  3. Säkerställ att flödet följer Review Gathering AgentAugment Review FieldsAppend Reviews to Sheet.

Steg 6: Konfigurera sammanfattande insikter och e-postleverans

Aggreggera lagrade recensioner, generera insikter och skicka en rapport.

  1. Bekräfta att Append Reviews to Sheet är ansluten till Retrieve Aggregated Reviews, och därefter till Insights Summary Agent.
  2. I Insights Summary Agent ställer ni in Text till =Summarize the reviews and provide key insights. Data: {{ $json.reviews }} Average Rating: {{ $json.average_rating }}.
  3. Öppna OpenAI Summary Engine och ställ in modellen till gpt-4o-mini.
  4. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i OpenAI Summary Engine, som är språkmodellen för Insights Summary Agent.
  5. Öppna Summary Output Parser och bekräfta att JSON Schema Example är: { "summary": "string", "key_insights": ["string"] }.
  6. Observera: Summary Output Parser är en AI-output parser för Insights Summary Agent; inga inloggningsuppgifter läggs till i parsern i sig.
  7. I Email Summary Report ställer ni in Send To till [YOUR_EMAIL], Subject till Report och Message till ={{ $json.output.summary }}.
  8. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter i Email Summary Report.

Steg 7: Lägg till felhantering

Ogiltiga länkar triggar en e-postvarning så att ni snabbt kan ingripa.

  1. I Validate Link Format säkerställer ni att false-utgången är ansluten till Dispatch Error Alert.
  2. I Dispatch Error Alert ställer ni in Send To till [YOUR_EMAIL], Subject till Error in workflow och Message till Your workflow has stopped working.
  3. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter i Dispatch Error Alert.

Steg 8: Testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett manuellt test för att bekräfta att hela exekveringsflödet fungerar från start till mål.

  1. Klicka på Execute WorkflowBegin Review Intake för att köra ett manuellt test.
  2. Verifiera att Append Reviews to Sheet skriver en ny rad och att Retrieve Aggregated Reviews returnerar data.
  3. Kontrollera att Email Summary Report skickar ett meddelande med ={{ $json.output.summary }} ifyllt.
  4. Om URL:en är ogiltig, bekräfta att Dispatch Error Alert skickar felmejlet.
  5. När ni är nöjda, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
🔒

Lås upp fullständig steg-för-steg-guide

Få den kompletta implementeringsguiden + nedladdningsbar mall

tips för felsökning

  • Google Sheets-autentisering kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera, kontrollera först att det anslutna Google-kontot har åtkomst till målarket (och delningsinställningarna).
  • Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtider. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på tomma svar.
  • Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata i all evighet.

snabba svar

Hur lång tid tar det att sätta upp den här automatiseringen av Trustpilot-recensioner?

Cirka 30 minuter om du redan har API-nycklar och ett Google Sheet redo.

Krävs kodning för den här recensionsautomatiseringen?

Nej. Du kopplar autentisering och klistrar in din Trustpilot-URL i arbetsflödets konfiguration.

Är n8n gratis att använda för det här arbetsflödet för automatisering av Trustpilot-recensioner?

Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med OpenAI API-användning samt dina skrapförfrågningar i Decodo.

Var kan jag hosta n8n för att köra den här automatiseringen?

Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.

Kan jag anpassa det här arbetsflödet för automatisering av Trustpilot-recensioner för andra use cases?

Ja, och det är enkelt. Du kan byta recensionskälla genom att ändra URL:en som sätts i steget ”Assign Review Source Link”, och du kan justera vad som lagras genom att redigera mappningen i ”Augment Review Fields”. Många team anpassar sammanfattningsprompten så att den matchar deras KPI-språk (till exempel: frakt, återbetalningar, onboarding, buggar). Du kan också ändra vem som får Gmail-rapporten, eller skicka den till en delad inkorg.

Varför fallerar min Google Sheets-anslutning i det här arbetsflödet?

Oftast handlar det om behörigheter eller att fel kalkylark är valt. Återanslut Google Sheets i n8n, bekräfta att det anslutna kontot kan redigera målfilen och dubbelkolla att namnet på fliken i sheetet matchar det som arbetsflödet förväntar sig. Om du nyligen flyttade sheetet till en delad enhet (Shared Drive) kan åtkomstregler ändras. Håll också koll på header-missmatch om du har redigerat kolumner efter första körningen.

Vilken volym kan det här arbetsflödet för automatisering av Trustpilot-recensioner hantera?

Om du kör egen drift begränsas volymen mest av din server samt dina rate limits hos Decodo och OpenAI.

Är den här automatiseringen av Trustpilot-recensioner bättre än att använda Zapier eller Make?

Ofta, ja. Det här arbetsflödet bygger på AI-agenter, strukturerad parsning och ett skrapverktyg, vilket kan bli krångligt (och dyrt) i enklare automationsverktyg när du lägger till förgreningar, retries och dataformatering. n8n ger dig också möjligheten till egen drift, så du kan köra mer utan att betala per liten mikrosteg. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för enkla aviseringar som ”ny recension → skicka meddelande”, men de är inte optimala för att bygga ett historiskt dataset plus en återkommande insiktsrapport. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så får du en tydlig rekommendation.

När det här väl rullar slutar du ”kolla recensioner” och börjar få beslutsmogna insikter direkt i inkorgen. Sätt upp det, behåll historiken och låt arbetsflödet göra grovjobbet.

Kontakta oss

Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.

×

Använd mall

Få direkt tillgång till denna n8n-arbetsflödes JSON-fil

Launch login modal Launch register modal