Du får äntligen in leads … och sedan studsar hälften av WhatsApp-numren, går inte att leverera, eller blir till obekväma uppföljningar som ”hej, ditt nummer finns inte på WhatsApp”. Det är inte bara irriterande. Det bromsar varje kampanj och får teamet att tvivla på listan.
Marknadschefer märker det när betalda leads blir till döda chattar. En företagare ser det som bortkastad annonsbudget. Och en kundnära byrå får skulden för ”leads av låg kvalitet”. Den här automatiseringen för WhatsApp-leadverifiering löser det innan du skickar ett enda riktigt outreach-meddelande.
Du får se hur workflowet verifierar varje nummer med Rapiwa, bara skickar bekräftelser till riktiga WhatsApp-konton och loggar allt i Google Sheets med en tydlig verifierad/overifierad-status.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Rapiwa + Google Sheets: verifierade WhatsApp-leads
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Cleane Number"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Loop Over Items", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook"]
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "unverified append row in sheet", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "verified append row in sheet", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Wait1", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Format Webhook Response Data"]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Message Using Rapiwa"]
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check valid whatsapp number .."]
n3 --> n8
n3 --> n4
n2 --> n7
n0 --> n9
n1 --> n0
n8 --> n5
n7 --> n1
n5 --> n6
n4 --> n6
n9 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n3 decision
class n4,n5 database
class n2,n8,n9 api
class n0,n7 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n7,n8,n9 customIcon
Problemet: falska eller ogiltiga WhatsApp-leads saboterar uppföljningen
WhatsApp är ett av de snabbaste sätten att konvertera ett lead, men bara om numret är korrekt och faktiskt registrerat på WhatsApp. I praktiken samlar formulär in röriga telefonformat, stavfel, fasta nummer eller personer som inte använder WhatsApp alls. Då hamnar teamet i den värsta typen av arbete: manuell kontroll, omformatering av nummer, försök att skicka igen och uppdatering av kalkylblad i efterhand. Under tiden väntar de riktiga leadsen. Det är en liten försening per lead, men över en vecka blir det timmar och mycket tappat momentum.
Det växer snabbt. Här är var det fallerar i den dagliga driften.
- Folk skickar in nummer i alla tänkbara format, så även giltiga leads misslyckas om du skickar utan att rensa och standardisera.
- Ditt uppföljningsteam slösar tid på att skicka till nummer som aldrig kommer att levereras, och måste sedan förklara varför.
- Ditt kalkylblad blir opålitligt eftersom ”inskickat” blandas ihop med ”nåbart på WhatsApp”.
- När du skalar annonser eller eventanmälningar blir den manuella verifieringen en tyst flaskhals.
Lösningen: verifiera WhatsApp-nummer och logga allt
Det här workflowet startar så fort en formulärinsändning träffar din webhook. n8n plockar ut nyckelfälten (namn, e-post, företagsnamn, plats, WhatsApp-nummer) och stämplar insändningsdatum i ett enkelt ÅÅÅÅ-MM-DD-format. Därefter rensar det WhatsApp-numret genom att ta bort alla tecken som inte är siffror, så ”+1 (234) 567-8901” blir ett korrekt formaterat värde som dina system kan använda pålitligt. Sedan anropar det Rapiwas verifieringsendpoint för att kontrollera om numret faktiskt finns på WhatsApp. Om det är riktigt skickar workflowet ett WhatsApp-bekräftelsemeddelande via Rapiwa. Oavsett vilket läggs leadet till i Google Sheets med en tydlig status ”verifierad” eller ”overifierad”, så att din uppföljning håller sig strukturerad.
Workflowet drar igång via en inkommande webhook från ditt formulär eller din app. Rapiwa sköter verifieringen och (bara när det är relevant) WhatsApp-meddelandet. Google Sheets blir källan till sanningen för vad som är nåbart, vad som inte är det och när varje lead kom in.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Det här automatiserar workflowet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att din kampanj ger 100 WhatsApp-leads i veckan. Manuellt lägger någon ofta cirka 3 minuter per lead på att rensa format, kontrollera om numret finns på WhatsApp och uppdatera ett ark, vilket blir ungefär 5 timmar per vecka. Med det här workflowet är ”arbetet” i princip bara själva formulärinsändningen (några sekunder), sedan sker automatiserad verifiering, valfritt bekräftelsemeddelande och en ny rad i Google Sheets automatiskt. Du granskar fortfarande arket, men du granskar tydliga statusar i stället för att göra detektivarbete.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Rapiwa för WhatsApp-verifiering och meddelanden.
- Google Sheets för att logga verifierade vs. overifierade leads.
- Rapiwa API-token (hämtas från ditt Rapiwa-konto/din dashboard).
Svårighetsnivå: Nybörjare. Du klistrar in en webhook i ditt formulär och kopplar Google/Rapiwa-credentials i n8n.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuterskonsultation).
Så fungerar det
En formulärinsändning träffar din webhook. Din webbplats, landningssida eller app skickar en HTTP POST till n8n med fält som namn, e-post, företagsnamn och WhatsApp-numret.
Workflowet standardiserar payloaden och datum. n8n formar om inkommande data så att varje post matchar samma struktur och lägger sedan till ett enkelt insändningsdatum för rapportering och filtrering senare.
Telefonnumrets siffror rensas och verifieras. Workflowet tar bort mellanrum, symboler och skiljetecken från WhatsApp-fältet och kontrollerar sedan det rensade numret via Rapiwas verifierings-API. En If-villkor delar flödet beroende på om numret finns på WhatsApp.
Bekräftade nummer får ett meddelande och varje lead loggas. Verifierade nummer får en WhatsApp-bekräftelse via Rapiwa och leadet läggs sedan till i Google Sheets som ”verifierad”. Overifierade leads hoppar över meddelandet men läggs ändå till, tydligt markerade som ”overifierad”. En kort väntan hjälper till att undvika strypning när volymen ökar.
Du kan enkelt ändra texten i bekräftelsemeddelandet så att den matchar din tonalitet. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera webhook-triggern
Skapa inkommande endpoint som tar emot nya inskick och startar verifieringsflödet.
- Lägg till noden Inbound Webhook Trigger som workflow-trigger.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
a9b6a936-e5f2-4d4c-9cf9-182de0a970d5. - Spara noden och kopiera den genererade webhook-URL:en till ert formulär eller er integration.
Steg 2: anslut Google Sheets
Konfigurera båda Sheets-destinationerna som används för att logga verifierade och ej verifierade inskick.
- Öppna Append Verified Row och ställ in Operation på
append. - Ställ in Document på
[YOUR_ID]och Sheet pågid=0. - Mappa kolumner med uttryck som
{{ $('Normalize Phone Digits').item.json.name }}och ställ in validity påverified. - Upprepa samma document- och sheet-inställningar i Append Unverified Row, men ställ in validity på
unverified. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i både Append Verified Row och Append Unverified Row.
Business Name, Email ) annars misslyckas append.Steg 3: konfigurera payload-formatering och iteration
Transformera inkommande webhook-body till en konsekvent poststruktur och bearbeta varje inskick.
- I Shape Webhook Payload, behåll den angivna JavaScript Code för att mappa fält som
business_name,locationochsubmitted_date. - Koppla Shape Webhook Payload till Iterate Records för att bearbeta inskick som separata items.
- Koppla Iterate Records output 1 till Normalize Phone Digits (batchbearbetningen fortsätter från den andra outputen).
- I Normalize Phone Digits, behåll standardskriptet som tar bort icke-numeriska tecken från
number.
Steg 4: konfigurera WhatsApp-verifiering och förgrening
Verifiera WhatsApp-nummer via Rapiwa och routa poster baserat på verifieringsstatus.
- I Validate WhatsApp via Rapiwa, ställ in URL på
=https://app.rapiwa.com/api/verify-whatsappoch Method påPOST. - Ställ in body-parametern number på
{{ $json.whatsapp }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpBearerAuth-inloggningsuppgifter i Validate WhatsApp via Rapiwa.
- I Verification Branch, behåll villkoret
{{ $json.data.exists }}ärtrueför att routa verifierade nummer. - Bekräfta exekveringsflödet: Validate WhatsApp via Rapiwa → Verification Branch, sedan true-vägen till Dispatch WhatsApp Notice och false-vägen till Append Unverified Row.
Steg 5: konfigurera WhatsApp-notis och skrivfördröjning
Skicka en WhatsApp-bekräftelse för verifierade nummer och lägg till en kort fördröjning efter skrivning till Sheets.
- I Dispatch WhatsApp Notice, ställ in URL på
=https://app.rapiwa.com/api/send-messageoch Method påPOST. - Konfigurera body-parametrar: number =
{{ $json.data.phone }}, message_type =textoch message ==Hi {{ $('Normalize Phone Digits').item.json.name }}, Thanks! Your form has been submitted successfully.. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era httpBearerAuth-inloggningsuppgifter i Dispatch WhatsApp Notice.
- Koppla Dispatch WhatsApp Notice → Append Verified Row och båda append-noderna till Delay After Write.
- Ställ in Delay After Write så att den väntar Amount
2(sekunder).
Steg 6: testa och aktivera ert workflow
Kör ett end-to-end-test för att verifiera webhook-mottagning, WhatsApp-validering och loggning i Google Sheets.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en exempel-POST-request till Inbound Webhook Trigger-URL:en med fält som
name,emailochwhatsapp. - Bekräfta att datan passerar genom Shape Webhook Payload och Normalize Phone Digits och sedan når Validate WhatsApp via Rapiwa.
- Verifiera att verifierade nummer går via Dispatch WhatsApp Notice och skriver till Append Verified Row, medan ej verifierade nummer skriver till Append Unverified Row.
- Kontrollera ert Google Sheet för nya rader med korrekt validity-värde och tidsstämplar.
- Växla workflowet till Active för att aktivera produktionskörning.
Vanliga fallgropar
- Behörigheter i Google Sheets kan blockera tillägg även när arket ”ser” delat ut. Om det strular, kontrollera först åtkomst för det anslutna Google-kontot och exakt namn på ark/flik.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre ned i flödet misslyckas på grund av tomma svar.
- Rapiwa-tokens och API-åtkomst kan fallera på grund av utgångna credentials eller planbegränsningar. Om verifieringen plötsligt börjar ge fel, kontrollera din Bearer-token i n8n igen och bekräfta att din Rapiwa-prenumeration är aktiv.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Rapiwa- och Google-konton är klara.
Nej. Du kopplar främst ihop konton och klistrar in din webhook i ditt formulärverktyg.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för Rapiwa-API (Rapiwa kräver en aktiv prenumeration för API-åtkomst).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och kör n8n stabilt. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är ärligt talat det första du bör göra. Uppdatera meddelandetexten i HTTP Request-noden ”Dispatch WhatsApp Notice” så att den matchar din tonalitet och innehåller nästa steg du vill driva (en länk, en bokningsuppmaning eller ett snabbt ”svara JA”). Du kan också routa overifierade leads någon annanstans genom att ändra Google Sheets-noden ”Append Unverified Row” till ett annat kalkylark eller lägga till en Telegram-/Discord-notis. Om du vill ha striktare validering justerar du koden i ”Normalize Phone Digits” så att den kräver landskod före verifiering.
Oftast är det en ogiltig eller utgången Bearer-token som är inställd i dina HTTP Request-credentials. Uppdatera token i n8n, kör sedan en enskild testkörning och kontrollera HTTP-svarets body efter behörighetsfel. Om token är korrekt kan du slå i planbegränsningar eller tillfällig strypning i Rapiwa-API:t, så att öka väntetiden efter att rader skrivs till Sheets kan hjälpa till att hålla anropen mer utspridda.
Den kan hantera hundratals leads per dag för de flesta små team, och du kan skala vidare genom att öka batchstorlek och serverresurser.
För det här workflowet har n8n några fördelar: mer komplex logik med obegränsad förgrening utan extra kostnad, möjlighet till egen hosting med obegränsade körningar och flexibla HTTP-anrop för tjänster som Rapiwa. Zapier eller Make kan fortfarande fungera, men de blir ofta dyra när du lägger till filtrering, omförsök och högre volym. n8n gör det också enklare att rensa och forma om data innan du skriver till Google Sheets, vilket är extra viktigt för telefonnummer. Den största nackdelen är uppsättningen: du lägger lite mer tid i början för att få ett mer stabilt system senare. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När detta väl rullar slutar du gissa vilka leads som faktiskt är riktiga på WhatsApp. Du får ett felfritt ark, en snabbare uppföljningsloop och färre samtal som går i stå.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.