Din “process” för hyresavtal finns förmodligen på tre ställen samtidigt: en formulärinsändning någonstans, en dokumentmall i BoldSign och ett kalkylark som du hela tiden tänker uppdatera. Sedan frågar någon: “Har de signerat än?” och du gräver i e-posttrådar som om det vore ditt jobb.
Den här konfigurationen för BoldSign Sheets tracking träffar fastighetsförvaltare först, men små hyresvärdar och driftsadministratörer känner av den också. Du skickar avtal automatiskt, loggar varje hyresgäst och ser “Väntar på signering” eller “Klart” utan att jaga någon.
Nedan ser du hur flödet körs i n8n, vad du behöver och vad du kan justera så att det matchar hur du hanterar fastigheter i dag.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-workflowen, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: BoldSign + Google Sheets: uppdaterad hyreskoll
flowchart LR
subgraph sg0["Tenant Form Flow"]
direction LR
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Retrive Data from submitted ..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save the tenant Details", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Agreement Status", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send aggrement to Tenant's E.."]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Tenant Form"]
n8 --> n2
n4 --> n7
n2 --> n4
n7 --> n5
end
subgraph sg1["Telegram Flow"]
direction LR
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Telegram Trigger"]
n10@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Google Gemini Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch Rental Agreements", pos: "b", h: 48 }
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send a text message"]
n10 --> n13
n9 --> n10
n12 -.-> n10
n11 -.-> n10
end
subgraph sg2["Flow 3"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook"]
n1@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "If", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Retrieve Tenant Email", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Agreement Status as c..", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n3
n0 --> n1
n3 --> n6
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n8,n9 trigger
class n10 ai
class n11 aiModel
class n1 decision
class n4,n5,n12,n6 database
class n7,n0 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n7,n8,n9,n13,n0 customIcon
Problemet: hyresavtal “skickas”, men spåras inte
Att skicka ett hyresavtal är enkelt. Att veta vad som hände efter att du skickat det är det som drar ut på tiden. En hyresgäst signerar snabbt, den andra signatären glömmer, och plötsligt är din inflyttningstidplan oklar. Du slutar med att kontrollera BoldSign manuellt, uppdatera ett kalkylark för hand (ibland flera dagar senare) och skicka om samma “snabba påminnelse”-mejl som får dig att känna dig tjatig. Multiplicera det med några fastigheter och det blir en veckovis adminuppgift som stjäl fokus från visningar, underhåll och riktiga samtal med hyresgäster.
Det blir mycket snabbt. Här är var det vanligtvis faller isär.
- Du fångar hyresgästinfo i ett formulär, skriver sedan in samma uppgifter igen i ett kalkylark och ännu en gång i avtalsmallen.
- Avtalsstatus finns inne i BoldSign, så ditt kalkylark som “källa till sanningen” ligger alltid efter.
- Du kan inte säkert svara på “är det helt signerat?” utan att logga in i ett annat verktyg och söka.
- Småfel smyger sig in (fel e-post, fel adressfält), och de misstagen bromsar signeringen eller tvingar fram omtag.
Lösningen: skicka BoldSign-avtal och uppdatera sedan Google Sheets automatiskt
Det här flödet kopplar ihop ditt formulär för hyresgästintag, BoldSign och Google Sheets i en enda loop. En hyresgäst skickar in ett enkelt formulär med namn och e-post (och du kan skicka med dolda uppgifter som ägarinfo, fastighetsadress och hyra). n8n strukturerar formulärdatan till konsekventa fält, skriver en ny rad i Google Sheets och skickar sedan ett hyresavtal baserat på en BoldSign-mall via ett API-anrop. När mejlet har skickats uppdaterar flödet samma rad i kalkylarket till “Väntar på signering” så att du ser att affären är i gång. När båda parter har signerat klart pingar BoldSign din n8n-webhook, som automatiskt växlar status till “Klart”. Inga extra klick.
Workflowen startar med att en hyresgäst skickar in formuläret och slutar med en kalkylarksrad som förblir korrekt. Däremellan använder den en HTTP Request för att skicka BoldSign-mallen och en webhook-lyssnare för att fånga “Klart”-händelsen och uppdatera din spårningsrad.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad den här workflowen automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du onboardar 10 hyresgäster i månaden. Manuellt kanske du lägger cirka 10 minuter på att logga deras uppgifter i Google Sheets, ytterligare 10 minuter på att skapa/skicka BoldSign-avtalet och några minuter senare på att kontrollera status och uppdatera kalkylarket. Räkna med cirka 25 minuter per hyresgäst, eller ungefär 4 timmar i månaden. Med den här workflowen är “jobbet” i princip att granska formuläret och låta det köra: en minut för att skumma igenom, sedan skickas avtalet och kalkylarket uppdaterar sig självt. Du får tillbaka tiden, och ärligt talat försvinner även den mentala belastningen.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- BoldSign för att skicka mallbaserade hyresavtal
- Google Sheets för en levande logg för avtalsspårning
- BoldSign API-nyckel (hämta den i inställningarna för ditt BoldSign-konto)
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar främst konton och mappar fält, plus klistrar in en webhook-URL i BoldSign.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En hyresgäst skickar in ditt intagsformulär. n8n Form Trigger samlar in hyresgästens namn och e-post, och du kan lägga till dolda fält för fastighetsadress, ägaruppgifter och förväntad hyra.
Formulärdatan blir strukturerad och standardiserad. Ett Set/Edit Fields-steg gör om rörig formulärutdata till förutsägbara variabler (hyresgästens namn, hyresgästens e-post, adress, hyra). Det beräknar också ett utgångsdatum, till exempel ett år från i dag, så att kalkylarket fortsätter vara användbart senare.
Avtalet skickas automatiskt via BoldSigns API. n8n lägger först till en rad i Google Sheets, och använder sedan en HTTP Request för att anropa BoldSigns “send template”-endpoint med rätt roller (Owner och Tenant) och förifyllda fält från din mall.
Statusuppdateringar sker utan att du behöver bevaka. Efter att avtalet skickats markeras raden i kalkylarket som “Väntar på signering”. När BoldSign skickar en webhookhändelse för “Klart” hämtar n8n hyresgästens e-post från payloaden och uppdaterar den matchande raden till “Klart”.
Du kan enkelt ändra kolumnerna i kalkylarket och vilka avtalsfält du förifyller utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: konfigurera webhook-triggern
Det här arbetsflödet har tre ingångar som startar olika grenar av automatiseringen: en webhook, en formulärinlämning och Telegram-uppdateringar.
- Lägg till och öppna Incoming Webhook Trigger och kopiera den genererade Webhook URL för ert externa system.
- Öppna Tenant Intake Form och konfigurera formulärfälten som behövs för hyresgästintag (behåll standardvärdena om de redan är inställda).
- Öppna Telegram Update Trigger och ställ in bot-inställningarna för att ta emot uppdateringar från Telegram.
- Bekräfta körflödet: Incoming Webhook Trigger → Conditional Branch och Tenant Intake Form → Extract Form Submission, medan Telegram Update Trigger → AI Assistant Agent.
Steg 2: anslut Google Sheets
Flera Google Sheets-noder hanterar hyresgästdata och statusuppdateringar för avtal.
- Öppna Store Tenant Details och anslut kalkylarket där nya hyresgästinlämningar ska lagras.
- Öppna Modify Agreement Status och mappa den mot arket som används för att spåra avtalsstatus.
- Öppna Mark Agreement Complete och välj samma eller ett relaterat ark som används för uppdateringar när det är slutfört.
- Behåll nodsekvensen: Extract Form Submission → Store Tenant Details → Dispatch Agreement Email → Modify Agreement Status.
Steg 3: konfigurera bearbetning och villkorslogik
Dessa noder förbereder inkommande data och styr när avtalet markeras som slutfört.
- Öppna Extract Form Submission och ställ in vilka fält ni vill skicka vidare från formulärpayloaden.
- Öppna Conditional Branch och definiera villkoret som måste uppfyllas för att avtalet ska slutföras.
- Öppna Derive Tenant Email och mappa hyresgästens e-postfält, och koppla sedan till Mark Agreement Complete.
Steg 4: konfigurera AI Assistant Agent
Telegram-assistenten använder Gemini och ett Sheets-verktyg för att svara på frågor om hyresavtal.
- Öppna AI Assistant Agent och verifiera anslutningarna till Gemini Chat Model och Retrieve Rental Agreements.
- Öppna Gemini Chat Model och lägg till era Google Gemini-inloggningsuppgifter.
- Öppna Retrieve Rental Agreements och bekräfta vilket kalkylark eller vilken datakälla den ska fråga mot.
- Behåll körflödet: Telegram Update Trigger → AI Assistant Agent → Telegram Message Sender.
Steg 5: konfigurera utdata och notifieringar
Det här steget skickar avtalsmejl och Telegram-svar samt uppdaterar status i Sheets.
- Öppna Dispatch Agreement Email och ställ in HTTP-endpoint, metod och payload för er e-posttjänst.
- Öppna Telegram Message Sender och välj målchatt samt den meddelandeformatering som behövs för agentens svar.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör end-to-end-tester för att bekräfta att varje gren fungerar innan ni aktiverar arbetsflödet.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in en testpost via Tenant Intake Form för att verifiera att data flödar in i Store Tenant Details.
- Trigga Incoming Webhook Trigger med en exempel-payload och bekräfta att Conditional Branch routar till Derive Tenant Email och sedan Mark Agreement Complete.
- Skicka ett Telegram-meddelande till boten och bekräfta att AI Assistant Agent returnerar ett svar via Telegram Message Sender.
- Verifiera lyckad körning genom att kontrollera kalkylarksuppdateringarna och e-posttjänstens svar från Dispatch Agreement Email.
- Växla arbetsflödet till Active när testerna har slutförts utan fel.
Vanliga fallgropar
- BoldSign-autentiseringsuppgifter kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först din BoldSign API-nyckel och headernamn (X-API-KEY) i n8n-credentials.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Uppdateringar i Google Sheets kan misslyckas tyst när kolumner byter namn. Om statusar slutar ändras, verifiera kolumnnamnen och den “lookup key” du använder (hyresgästens e-post är det vanligaste valet).
Vanliga frågor
Cirka en timme om din BoldSign-mall och ditt Google Sheet är redo.
Nej. Du mappar fält och klistrar in en API-nyckel. Den mest “tekniska” delen är att kopiera webhook-URL:en in i BoldSign.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för BoldSign-användning (deras gratisnivå räcker för test).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men då vill du ha en extra uppslagning. En vanlig metod är att lagra fastighetsposter (adress, ägarens namn, ägarens e-post, hyra) i Google Sheets och sedan ersätta idén om “dolda fält” med ett steg som “hittar fastighetsrad” innan HTTP Request som skickar BoldSign-mallen. Du kan också styra vilket templateId som används genom att lägga till en Switch-nod som väljer rätt mall baserat på fastigheten. De flesta team lägger även till extra statusar som “Visat” eller “Signerat av hyresgäst” om de vill ha mer insyn.
Oftast handlar det om API-nyckelns header-konfiguration. Bekräfta att credential använder headernamnet X-API-KEY och att nyckeln inte har roterats i BoldSign. Dubbelkolla också templateId i send-URL:en, eftersom en kopierad platshållare kan ge ett fel som ser ut som ett autentiseringsproblem. Om det fungerar i tester men misslyckas senare kan rate limits eller saknade webhookbehörigheter vara orsaken.
Gott om för en mindre portfölj. På n8n Cloud är gränsen främst antalet körningar per månad i din plan; vid egen hosting finns ingen hård körningsgräns och det beror mest på din server. I praktiken använder varje avtal en handfull körningar (formulärinsändning, uppdateringar i kalkylarket, skickförfrågan och en webhook-uppdatering när allt är klart). Om du gör dussintals per dag vill du främst hålla koll på Google Sheets API-kvoter och hålla dina sheet-uppslag effektiva.
Ofta, ja. n8n är bättre när du behöver en riktig webhook-filtrering (markera bara “Klart” när båda parter signerat), mer flexibel databehandling och möjligheten att hosta själv för obegränsade körningar. Zapier eller Make kan fortfarande lösa det, men logik i flera steg och tyngre webhookhantering tenderar att bli dyrt eller klumpigt. Bonusflödet i Telegram för att “fråga efter status” är också enklare att bygga ut i n8n eftersom du kan koppla verktyg till en AI-agent. Om du redan är djupt inne i Zapier och bara behöver “skicka dokument + skriv en rad” kan det vara helt okej att stanna där. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig åt rätt håll.
När detta väl är igång blir ditt kalkylark sanningen. Avtal skickas ut, statusar kommer tillbaka och du slutar göra den irriterande delen för hand.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.