Din inkorg är full av ”viktiga” mejl som är allt annat än tydliga. Långa trådar, oklara önskemål och bilagor du inte har tid att öppna just nu. Till slut skummar du igenom, gissar och missar ändå den enda raden som faktiskt spelar roll.
Den här automatiseringen för e-postsammanfattningar slår extra hårt mot marknadschefer när briefar kommer som röriga PDF:er. Den sänker också tempot för byråägare som jonglerar kundönskemål och ops-ansvariga som behöver få beslut tagna snabbt. Utfallet är enkelt: du får en strukturerad, handlingsbar brief i Telegram och en logg i Google Sheets, utan stressen ”fick vi med allt?”.
Nedan ser du hur arbetsflödet gör inkommande mejl (och deras PDF:er/bilder) till strukturerade sammanfattningar, vart datan tar vägen och vad du kan justera för att matcha teamets arbetssätt.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: E-post till Google Sheets, sammanfattningar till Telegram
flowchart LR
subgraph sg0["Email Summarization Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Email Trigger (IMAP)", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "DeepSeek R1", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Email Summarization Chain", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Switch", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Structured Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Split Out", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Aggregate", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenRouter Chat Model1", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Contain attachments?", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get PDF and images attachments"]
n10@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Extract from PDF", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "PDF Analyzer", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save summary PDF", pos: "b", h: 48 }
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>All summaries"]
n14@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Map image summaries", pos: "b", h: 48 }
n15@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Upload attachments", pos: "b", h: 48 }
n16@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Email summary", pos: "b", h: 48 }
n17["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send final summary"]
n18@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Create final summary", pos: "b", h: 48 }
n19@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save summary image", pos: "b", h: 48 }
n20@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Save summary text", pos: "b", h: 48 }
n21["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/markdown.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Convert text"]
n22@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Gemini 2.0 Flash", pos: "b", h: 48 }
n23["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Parsing"]
n24@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Analyze image", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n15
n3 --> n10
n3 --> n24
n23 --> n6
n6 --> n18
n5 --> n13
n1 -.-> n2
n21 --> n2
n11 --> n12
n11 --> n5
n13 --> n23
n24 --> n19
n24 --> n14
n16 --> n13
n10 --> n11
n22 -.-> n11
n14 --> n13
n8 --> n9
n8 --> n21
n18 --> n17
n0 --> n8
n7 -.-> n18
n4 -.-> n11
n2 --> n20
n2 --> n16
n9 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n4,n11,n18,n24 ai
class n1,n7,n22 aiModel
class n3,n8 decision
class n12,n19,n20 database
class n9,n23 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n9,n13,n17,n21,n23 customIcon
Problemet: mejlbriefar döljer det faktiska arbetet
E-post är där förfrågningar blir krångliga. En kund skickar en ”snabb” notis, bifogar sedan en PDF-offert, sedan skärmdumpar, och svarar med ”en sak till” tre meddelanden senare. Nu letar du i inkorgen, laddar ner filer, öppnar dem, försöker tolka vad som ändrats och hoppas att du inte missade en detalj. Även när du gör allt rätt måste du ändå klistra in en sammanfattning någonstans så att resten av teamet kan agera. Det är mycket mentala växlingar för något som borde vara en överlämning på två minuter.
Friktionen bygger på. Här är var det oftast faller isär.
- Viktig kontext begravs i bilagor, så teamet svarar sent eller fel.
- Någon måste manuellt logga förfrågan i en tracker, och det glöms ofta bort tills nästa ”någon uppdatering?”-mejl.
- PDF:er och bilder tar längst tid att granska, vilket gör att brådskande saker hanteras på chansningar.
- När flera personer hanterar samma tråd tappar ni en gemensam källa till sanning, och beslut tas om och om igen.
Lösningen: sammanfatta mejl + bilagor och leverera direkt
Det här arbetsflödet bevakar en inkorg efter nya meddelanden och gör sedan automatiskt varje mejl till en användbar brief. Om mejlet innehåller bilagor plockar det ut PDF:er och bilder, extraherar innehållet och skapar sammanfattningar för var och en. Mejlets brödtext rensas först från HTML till ren text (så att AI:n inte behöver kämpa med formatering) och sammanfattas sedan i en konsekvent struktur. Därefter slår flödet ihop mejlsammanfattningen med bilagesammanfattningarna, normaliserar utdata och skapar en slutlig ”det här ska göras”-brief. Briefen loggas i Google Sheets för uppföljning och skickas till Telegram så att du kan agera direkt.
Arbetsflödet startar när en IMAP-lyssnare upptäcker ett nytt mejl. Därefter läses och sammanfattas PDF:er, bilder beskrivs och mejltexten sammanfattas via en AI-kedja. Till sist konsolideras allt till ett Telegram-meddelande och tre rader i Google Sheets (sammanfattningar för mejl, PDF och bild).
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du får 10 kundmejl i veckan som innehåller en PDF och två skärmdumpar. Manuellt kanske du lägger cirka 10 minuter på att läsa mejlet noggrant, 10 minuter på att skumma PDF:en och ytterligare 10 minuter på att tolka bilder och skriva en brief, alltså ungefär 30 minuter per mejl. Det blir runt 5 timmar i veckan. Med det här arbetsflödet kastar du ett öga på en Telegram-sammanfattning på en minut eller två och använder Google Sheets-loggen för uppföljning, vilket oftast håller hela ”intake”-arbetet under 30 minuter totalt för hela veckan.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Åtkomst till e-postinkorg (IMAP) för att bevaka inkommande meddelanden
- Google Sheets för att lagra sammanfattningar som en sökbar logg
- Telegram för att ta emot den konsoliderade briefen i chatten
- Inloggningsuppgifter till AI-leverantör (API-nycklar från DeepSeek, Google Gemini, OpenRouter eller OpenAI)
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar konton, lägger in API-nycklar och mappar några fält så att de matchar dina kolumner i arket.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett nytt mejl landar i inkorgen. n8n lyssnar via IMAP och hämtar meddelandet så fort det kommer in. Om du vill kan samma upplägg anpassas till en Gmail-trigger.
Bilagor upptäcks och separeras. Flödet kontrollerar om det finns filer, samlar in dem och skickar PDF:er till ett spår för ”extrahera text och sammanfatta” och bilder till ett spår för ”beskriv vad som finns här”.
Mejltexten blir lättläst. HTML-formatering konverteras så att sammanfattningskedjan kan fokusera på innehållet, inte konstiga mellanrum och signaturer. Sedan skapar en AI-modell en strukturerad sammanfattning du faktiskt kan skumma.
Allt slås ihop till en slutlig brief. Flödet normaliserar de olika sammanfattningarna, bygger en konsoliderad version, loggar sammanfattningar för mejl/PDF/bild i Google Sheets och skickar den slutliga sammanfattningen till Telegram.
Du kan enkelt ändra sammanfattningsformatet så att det matchar din intake-checklista utifrån era behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera IMAP-e-posttriggern
Det här arbetsflödet startar när ett nytt e-postmeddelande kommer in i er inkorg och hämtar bilagor för efterföljande sammanfattning.
- Lägg till noden IMAP Email Listener som trigger och aktivera Download Attachments.
- Inloggningsuppgifter krävs: anslut era imap-inloggningsuppgifter i IMAP Email Listener.
- Bekräfta att inkommande e-post innehåller HTML-innehåll så att Convert Email HTML kan använda
{{ $json.textHtml }}.
Steg 2: routa e-posttext och bilagor
Därefter kontrollerar arbetsflödet om det finns bilagor, konverterar HTML till oformaterad text och routar filer efter typ.
- Konfigurera Attachment Presence Check med villkoret
{{ $binary.isNotEmpty() }}för att upptäcka bilagor. - Notera det parallella flödet: Attachment Presence Check skickar utdata till både Collect File Attachments och Convert Email HTML parallellt.
- I Collect File Attachments, behåll den angivna jsCode för att dela upp varje bilaga i ett eget binärt item.
- Ställ in Convert Email HTML HTML till
{{ $json.textHtml }}för att konvertera meddelandetexten till text för sammanfattning. - I Route by File Type, säkerställ att PDF-regeln kontrollerar att
{{ $binary.data.fileExtension }}är lika medpdfoch att bildregeln matchar/^(jpg|png)$/i.
Steg 3: sätt upp AI-sammanfattning för e-post, PDF:er och bilder
Arbetsflödet använder flera LLM-noder för att sammanfatta e-posttexten, PDF:er och bilder. Anslut rätt modeller och säkerställ att promptarna är intakta.
- Anslut DeepSeek Reasoner som språkmodell för Summarize Email Text. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i DeepSeek Reasoner.
- I Summarize Email Text, behåll Operation Mode som
nodeInputBinaryoch sammanfattningspromptarna enligt konfiguration. - Ställ in Pull Text from PDF Operation till
pdfoch routa sedan dess utdata till Summarize PDF Content. - Anslut Gemini Flash Model som språkmodell för Summarize PDF Content. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era openRouterApi-inloggningsuppgifter i Gemini Flash Model.
- Koppla Structured Parse Output som output parser för Summarize PDF Content och behåll schemat som definierar
contentsom en sträng. Denna parser är en AI-subnod, så inloggningsuppgifter måste läggas till i den överordnade modellnoden (t.ex. Gemini Flash Model), inte här. - Konfigurera Describe Image Content med Resource satt till
image, Input Type satt tillbase64och Operation satt tillanalyze. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i Describe Image Content.
Steg 4: normalisera, slå ihop och skapa den slutliga briefen
Sammanfattningar från olika källor slås ihop, normaliseras, aggregeras och syntetiseras till en enda brief för leverans.
- Från Summarize Email Text, notera de parallella utgångarna: Summarize Email Text skickar utdata till både Log Email Summary och Email Summary Mapper parallellt.
- Från Summarize PDF Content, notera de parallella utgångarna: Summarize PDF Content skickar utdata till både Log PDF Summary och Explode Summary Items parallellt.
- Från Describe Image Content, notera de parallella utgångarna: Describe Image Content skickar utdata till både Log Image Summary och Map Image Notes parallellt.
- I Email Summary Mapper och Map Image Notes, mappa content till
{{ $json.response.text }}respektive{{ $json.content }}. - Ställ in Combined Summaries Number of Inputs till
3för att slå ihop sammanfattningar från e-post, bild och PDF. - I Normalize Output, behåll jsCode som mappar
item.json.outputelleritem.json.contenttilldata.output. - I Aggregate Results, behåll Field to Aggregate som
data.output. - Anslut Router Chat Engine som språkmodell för Compose Final Brief. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era openRouterApi-inloggningsuppgifter i Router Chat Engine.
- I Compose Final Brief, ställ in Text till
The inputs to synthesize are: ''' {{ $json.output }} '''.
Steg 5: konfigurera lagring och notifieringsutgångar
Sammanfattningar loggas till Google Sheets, bilagor sparas till Drive och den slutliga briefen skickas till Telegram.
- Store Files to Drive kör parallellt med filutvinningen. Ställ in Name till
{{ $now.format('yyyyLLddhhiiss') }}-{{ $binary.data.fileName }}och välj ert mål-Folder ID. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era googleDriveOAuth2Api-inloggningsuppgifter. - Konfigurera Log PDF Summary, Log Image Summary och Log Email Summary med Operation satt till
appendoch mappa kolumner med uttryck som{{ $('IMAP Email Listener').item.json.metadata["x-message-id"] }}och{{ $now.format('dd/LL/yyyy') }}. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för varje Google Sheets-nod. - Ställ in Dispatch Telegram Summary Text till
{{ $json.text }}och Chat ID till[YOUR_ID]. Inloggningsuppgifter krävs: anslut era telegramApi-inloggningsuppgifter.
[YOUR_ID], gid=0). Om dessa är platshållare kommer arbetsflödet att misslyckas vid append.Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att hela flödet fungerar, från e-postinläsning till leverans av Telegram-sammanfattning, innan ni slår på det.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmejl med en PDF och en bildbilaga.
- Bekräfta den parallella bearbetningen: bilagor lagras i Drive, PDF:er sammanfattas, bilder beskrivs och e-posttext sammanfattas.
- Kontrollera Google Sheets för att verifiera att nya rader läggs till av Log Email Summary, Log PDF Summary och Log Image Summary.
- Verifiera att Dispatch Telegram Summary postar den slutliga briefen i er Telegram-chatt.
- När allt ser korrekt ut, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera, kontrollera först åtkomst för det anslutna Google-kontot och delningsinställningarna för arket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Leverans till Telegram kan misslyckas om chat-ID:t är fel eller om boten inte får posta där. Öppna Telegram, verifiera att boten finns i chatten och kontrollera sedan chat-ID:t som används i Telegram-noden igen.
Vanliga frågor
Cirka en timme om du redan har dina konton och API-nycklar redo.
Nej. Du kommer främst att koppla inloggningar och mappa fält till Google Sheets. Det är lite ”konfigurera och testa”, men du bygger ingen app.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för AI-API, vilket vanligtvis är några cent per sammanfattat mejl beroende på bilagans storlek och modellval.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är en av de bästa justeringarna du kan göra. Uppdatera prompten/instruktionerna i noderna för sammanfattning och slutlig brief (kedjan för mejlsammanfattning, PDF-analysnoden och steget ”Compose Final Brief”) så att utdata alltid innehåller fält som ”ansvarig”, ”deadline” och ”öppna frågor”. Vanliga anpassningar är att lägga till en prioritetspoäng, extrahera projektnamn till en egen kolumn och skicka olika Telegram-meddelanden baserat på nyckelord som ”brådskande” eller ”faktura”.
Oftast beror det på en ogiltig bot-token eller ett chat-ID som inte matchar där boten får posta. Skapa om eller välj om Telegram-inloggningen i n8n och bekräfta sedan att boten faktiskt är tillagd i målchatten. Om det fungerar i en chatt men inte i en annan är det behörigheter som är orsaken.
En typisk volym för en liten teamsinkorg är inga problem, och de flesta uppsättningar hanterar dussintals mejl per dag utan bekymmer.
Det beror på hur ”stökiga” dina indata är. Om du bara behöver ”mejl kommer in → skapa en rad” kan Zapier eller Make gå snabbare att klicka ihop. Men när du lägger till PDF:er, bilder, routning efter filtyp och en sammanslagen slutlig brief är n8n ärligt talat det lugnare alternativet, eftersom du kan grena fritt och ha hela logiken på ett ställe. Egen hosting ändrar också kalkylen om du hanterar många meddelanden. Om du vill ha hjälp att välja utifrån volym och risknivå, prata med en automationsexpert.
Du behöver inte läsa varje bilaga för att hålla koll på inkorgen. Sätt upp det här en gång, så blir dina mejl tydliga briefar som teamet kan agera på.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.