Du öppnar en PDF ”bara snabbt”, och plötsligt har det gått 40 minuter. Den viktiga klausulen är begravd, åtgärdspunkterna är otydliga och du måste fortfarande svara i tråden.
Automatisering av PDF-sammanfattningar träffar kundansvariga och ops-ansvariga först, eftersom de lever i mejl och chatt hela dagen. Men grundare och konsulter känner också av det. Resultatet är enkelt: du skickar en PDF från Gmail, Telegram (och till och med Outlook eller WhatsApp), och du får en strukturerad sammanfattning tillbaka i samma konversation.
Den här guiden går igenom vad arbetsflödet gör, vad du behöver, hur delarna hänger ihop och hur mycket tid du realistiskt kan vinna tillbaka.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela arbetsflödet som du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Gmail + Telegram: snabba PDF-sammanfattningar
flowchart LR
subgraph sg0["Telegram Bot Intake Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Gmail Inbox Listener", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Outlook Mail Watcher", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Telegram Bot Intake"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/whatsapp.svg' width='40' height='40' /></div><br/>WhatsApp Biz Intake"]
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Telegram PDF", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check WhatsApp PDF", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Pull PDF Text", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Assemble Reply Data", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Route Response Logic", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/whatsapp.svg' width='40' height='40' /></div><br/>WhatsApp Summary Dispatch"]
n10["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Telegram Summary Dispatch"]
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/whatsapp.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Email PDF Processing Notice"]
n12@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI PDF Digest", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Validate Email Attachments", pos: "b", h: 48 }
n14@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Parse Gmail Details", pos: "b", h: 48 }
n15@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Parse Outlook Details", pos: "b", h: 48 }
n16@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Parse Telegram Details", pos: "b", h: 48 }
n17@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Parse WhatsApp Details", pos: "b", h: 48 }
n18["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/whatsapp.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get WhatsApp PDF"]
n19["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/telegram.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get Telegram PDF"]
n20["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Filter PDF Files"]
n21@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Summary Model", pos: "b", h: 48 }
n21 -.-> n12
n12 --> n7
n14 --> n13
n0 --> n14
n15 --> n13
n19 --> n6
n18 --> n6
n16 --> n4
n17 --> n5
n1 --> n15
n7 --> n8
n2 --> n16
n4 --> n19
n5 --> n18
n20 --> n6
n13 --> n20
n6 --> n12
n8 --> n9
n8 --> n11
n8 --> n10
n3 --> n17
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n3 trigger
class n12 ai
class n21 aiModel
class n4,n5,n8,n13 decision
class n20 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n2,n3,n9,n10,n11,n18,n19,n20 customIcon
Varför det här spelar roll: PDF:er gömmer detaljerna du inte får missa
PDF:er är där beslut tappar fart. En kund skickar ett avtal ”för granskning”, en leverantör droppar en reviderad omfattning, ekonomi vidarebefordrar en faktura med en konstig rad, och allt hamnar på olika ställen: Gmail, Outlook, ett Telegram-meddelande, kanske till och med WhatsApp. Du skummar, du gissar, du lovar ett svar, sedan återvänder du senare och läser samma sidor igen. Ärligt talat är den värsta delen den mentala belastningen. Du försöker komma ihåg vad som var viktigt, vad som ändrades och vad du fortfarande måste fråga.
Friktionen växer. Så här faller det isär i riktiga team.
- Viktiga detaljer missas när du skannar på mobilen mellan möten.
- Uppföljningssvar tar längre tid eftersom du måste plocka ut nyckelpunkter innan du ens kan börja tänka.
- Olika personer sammanfattar på olika sätt, så ”en paragraf som recap” blir inte konsekvent i teamet.
- När PDF:er kommer in via flera kanaler finns det inget enhetligt, repeterbart sätt att hantera dem snabbt.
Vad du bygger: ett arbetsflöde som sammanfattar PDF:er överallt
Det här arbetsflödet bevakar platserna där PDF:er faktiskt landar. Gmail och Outlook övervakas efter mejl med PDF-bilagor, medan Telegram och WhatsApp kan ta emot PDF:er direkt via sin bot-/API-inmatning. När en PDF dyker upp hämtar arbetsflödet filen, extraherar texten och skickar den till en OpenAI-driven ”AI PDF Digest”. Därefter skapas en strukturerad sammanfattning som känns som något du skulle skicka till en kollega: en ledningsöversikt, nyckelpunkter, viktiga detaljer, insikter och till och med en bästa-gissning på dokumenttyp (avtal, rapport, faktura och så vidare). Till sist skickas resultatet tillbaka till avsändaren i samma kanal, så sammanfattningen ligger precis bredvid PDF:en.
Arbetsflödet startar med en inkommande PDF från mejl eller chatt. Det filtrerar och extraherar innehållet, sedan skapar AI-modellen en konsekvent sammanfattning. Därefter skickar routningslogik sammanfattningen tillbaka via Telegram, WhatsApp eller mejlhantering, så du slipper kopiera och klistra in.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du hanterar cirka 10 PDF:er i veckan (avtal, fakturor, utdrag). Om varje tar ungefär 30 minuter att skumma, plocka ut ”det som spelar roll” och skriva ett svar, är det cirka 5 timmar i veckan fast i läsläge. Med det här arbetsflödet vidarebefordrar du eller släpper PDF:en i Telegram och väntar på att sammanfattningen kommer tillbaka (oftast inom ett par minuter). Du gör fortfarande en snabb rimlighetskontroll, men tiden per dokument sjunker ofta till runt 5 minuter. Det är ungefär 4 timmar tillbaka de flesta veckor.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att övervaka inkorgen efter PDF-bilagor.
- Telegram för att ta emot PDF:er och skicka sammanfattningar.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i OpenAI API-dashboarden)
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar konton, klistrar in API-tokens och testar med några exempel-PDF:er.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En PDF kommer in via mejl eller chatt. Gmail Inbox Listener och Outlook Mail Watcher bevakar efter meddelanden, medan Telegram Bot Intake och WhatsApp Biz Intake tar emot dokument som folk skickar direkt.
Arbetsflödet kontrollerar att det verkligen är en PDF. ”If”-kontroller verifierar uppladdningar i Telegram och WhatsApp, och mejlbilagor valideras och filtreras så du inte slösar körningar på filer som inte är PDF.
Texten plockas ut ur filen. Arbetsflödet laddar ner binärfilen (för chattkanaler), läser PDF:en och extraherar texten så att AI-modellen har något korrekt formaterat att jobba med.
OpenAI skapar en strukturerad sammanfattning. AI Agent och OpenAI Chat Model genererar en ledningsöversikt, nyckelpunkter, viktiga detaljer och identifiering av dokumenttyp, sedan förbereder ”Assemble Reply Data” ett svarspaket.
Sammanfattningen skickas tillbaka dit den kom ifrån. Routningslogik skickar sammanfattningen via Telegram Summary Dispatch, WhatsApp Summary Dispatch eller mejlrelaterad notifiering/hantering så att avsändaren får ett svar utan att du behöver hoppa mellan kanaler.
Du kan enkelt ändra sammanfattningsformatet så att det matchar teamets mall, eller ändra vilka kanaler du tar emot PDF:er från, utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera trigger-kanaler för inkommande data
Konfigurera de inkommande triggernoderna så att arbetsflödet kan lyssna efter PDF:er från e-post, Telegram och WhatsApp.
- Lägg till och konfigurera Gmail Inbox Listener för att bevaka inkommande e-postmeddelanden med bilagor.
Credential Required: Anslut era Gmail OAuth2-uppgifter. - Lägg till och konfigurera Outlook Mail Watcher för att övervaka Outlook-mejl efter bilagor.
Credential Required: Anslut era Microsoft Outlook OAuth2-uppgifter. - Konfigurera Telegram Bot Intake för att ta emot meddelanden som innehåller PDF-filer.
Credential Required: Anslut era Telegram Bot API-uppgifter. - Konfigurera WhatsApp Biz Intake för att ta emot WhatsApp-meddelanden och media.
Credential Required: Anslut era WhatsApp Business-uppgifter.
Steg 2: Tolka intake-detaljer och validera PDF:er
Normalisera inkommande data och säkerställ att endast PDF:er behandlas via e-post, Telegram och WhatsApp.
- Koppla Gmail Inbox Listener till Parse Gmail Details för att mappa avsändare, ämne och bilagor för e-postinmatningar.
- Koppla Outlook Mail Watcher till Parse Outlook Details för att mappa avsändare, ämne och bilagor för Outlook-inmatningar.
- Säkerställ att Parse Telegram Details och Parse WhatsApp Details extraherar filidentifierare och avsändardetaljer för chattinmatningar.
- Konfigurera Validate Email Attachments för att bekräfta att bilagor finns innan de skickas vidare till Filter PDF Files.
- Använd Check Telegram PDF och Check WhatsApp PDF för att styra filhämtning för dessa kanaler.
- Använd Filter PDF Files för att endast släppa igenom PDF-bilagor till vidare bearbetning.
Steg 3: Hämta PDF:er och extrahera text
Hämta PDF-filerna från Telegram och WhatsApp och extrahera sedan textinnehåll för sammanfattning.
- Koppla Check Telegram PDF till Get Telegram PDF för att ladda ner PDF-filen från Telegram.
Credential Required: Anslut era Telegram Bot API-uppgifter. - Koppla Check WhatsApp PDF till Get WhatsApp PDF för att ladda ner PDF-filen från WhatsApp.
Credential Required: Anslut era WhatsApp Business-uppgifter. - Säkerställ att Filter PDF Files också är kopplad till Pull PDF Text för e-postbaserade PDF:er.
- Konfigurera Pull PDF Text för att extrahera läsbar text från PDF-filerna till AI-steget.
Steg 4: Konfigurera AI-sammanfattningen
Sammanfatta den extraherade PDF-texten med hjälp av AI-agenten och kopplingen till språkmodellen.
- Öppna AI PDF Digest och bekräfta att den tar emot input från Pull PDF Text.
- Anslut OpenAI Summary Model som språkmodell för AI PDF Digest (redan länkad via AI language model-anslutningen).
Credential Required: Anslut era OpenAI API-uppgifter i OpenAI Summary Model (inte inne i agenten). - Granska formatet för sammanfattningsutdata i AI PDF Digest för att säkerställa att det matchar er föredragna svarsstil.
Steg 5: Konfigurera routning och utgående svar
Bygg svars-payloaden och routa sammanfattningar till rätt kanaler.
- Konfigurera Assemble Reply Data för att paketera AI-sammanfattningen med mottagaridentifierare från parsning-noderna.
- Koppla Assemble Reply Data till Route Response Logic för att avgöra utgående kanal.
- Konfigurera WhatsApp Summary Dispatch för att skicka tillbaka sammanfattningar via WhatsApp.
Credential Required: Anslut era WhatsApp Business-uppgifter. - Konfigurera Telegram Summary Dispatch för att skicka tillbaka sammanfattningar via Telegram.
Credential Required: Anslut era Telegram Bot API-uppgifter. - Konfigurera Email PDF Processing Notice för att skicka en behandlingsnotis när e-postbaserade PDF:er tas emot.
Credential Required: Anslut era WhatsApp Business-uppgifter. - Notera parallell exekvering: Route Response Logic skickar utdata till både WhatsApp Summary Dispatch och Email PDF Processing Notice parallellt.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera varje intake-väg, PDF-extraktionen, AI-sammanfattningen och svars-routningen innan ni slår på arbetsflödet.
- Använd knappen Execute Workflow för att testa varje trigger-väg separat (Gmail, Outlook, Telegram, WhatsApp).
- Skicka en PDF via varje kanal och bekräfta att den når Pull PDF Text och därefter AI PDF Digest.
- Kontrollera att Assemble Reply Data innehåller förväntad sammanfattning och mottagardetaljer.
- Verifiera att utgående meddelanden skickas av WhatsApp Summary Dispatch eller Telegram Summary Dispatch, och att Email PDF Processing Notice körs parallellt när det är relevant.
- När testerna är godkända, växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Felsökningstips
- OAuth-inloggningar för Gmail och Outlook kan löpa ut eller sakna behörigheter till brevlådan. Om sammanfattningar slutar dyka upp: börja med att kontrollera det anslutna kontot i n8n:s vy för autentiseringsuppgifter.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre ned fallerar på tomma svar.
- OpenAI-prompter som lämnas som ”default” blir ofta platta och ibland för långa. Lägg till din föredragna struktur (som ”Beslut som krävs” och ”Risker”) tidigt, annars kommer du fortsätta skriva om sammanfattningar.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om du redan har konton och API-nycklar.
Nej. Du kopplar Gmail/Telegram och klistrar in en OpenAI API-nyckel. Det enda ”tekniska” är att testa med ett par PDF:er och justera prompten om du vill ha ett annat format.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna in OpenAI API-användning (ofta några cent per dokument, beroende på längd).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. De flesta anpassar instruktionerna i ”AI PDF Digest” efter hur de fattar beslut (till exempel: ”risker”, ”frågor att ställa” eller ”rekommendation: godkänn/avstå”). Du kan också ändra routning så att sammanfattningar bara går till Telegram, bara till WhatsApp, eller till flera kanaler, med kontrollerna i ”Route Response Logic” och dispatch-noderna.
Oftast är det en felaktig bot-token eller att boten aldrig startades i chatten. Generera om eller kopiera token igen från BotFather, uppdatera Telegram-uppgifterna i n8n och skicka sedan en ny test-PDF till boten. Om det fungerar i en chatt men inte i en annan: kontrollera chattbehörigheter och säkerställ att du använder rätt chatt-ID i din routning.
Om du hostar själv finns ingen körningsgräns (det beror främst på din server och OpenAI:s rate limits). På n8n Cloud beror dina månatliga körningar på din plan, men de flesta små team kan bekvämt hantera dussintals PDF:er per dag. Den långsamma delen är oftast AI-anropet på långa dokument, inte n8n i sig.
Ofta ja, eftersom det här flödet har flera ingångar (Gmail, Outlook, Telegram, WhatsApp) plus förgreningar för att routa svaren korrekt tillbaka. n8n gör det också enklare att hantera filer, tolka bilagor och lägga till anpassad filtrering utan att betala extra för varje väg. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du bara behöver ett enkelt flöde ”mejlbilaga → sammanfattning → skicka meddelande”. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och beskriv dina kanaler och din veckovolym. Rätt val beror på det.
När det här väl rullar slutar PDF:er att vara en tidstjuv. Arbetsflödet tar hand om repetitiv läsning och formatering så att du kan fokusera på beslutet, inte skumläsningen.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.