Inkorgen är full, men bara några få mejl är faktiskt viktiga just nu. Det irriterande är inte att läsa dem. Det är att lista ut vad som är brådskande, vad som är brus och vad som behöver ett svar innan det blir ett problem.
Det är den här typen av röra som drabbar grundare och marknadschefer först. En ops manager som hanterar kundförfrågningar via mejl känner också av det. Med automatisering för IMAP Telegram-sammanfattningar får du felfria, triagerade sammanfattningar levererade där du faktiskt ser dem.
Det här flödet bevakar din e-post, ber AI att sammanfatta och tagga det som kom in och skickar sedan den användbara versionen till Telegram. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och vad du kan anpassa så att det passar din dag.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: E-post till Telegram, triagerade sammanfattningar
flowchart LR
n0@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "IMAP Email", pos: "b", h: 48 }
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
Problemet: din inkorg triagerar inte sig själv
Du har redan “filter”, flaggor och kanske till och med en “prioriterad inkorg”, men ändå blir det en scroll-fest. En kund skickar en halvt brådskande förfrågan. En leverantör ber om “en snabb bekräftelse”. En kollega svarar alla med en fråga som egentligen bara gäller dig. Sedan byter du kontext, öppnar tråden, skummar efter det som spelar roll och upprepar. Gör du det 30 gånger har du tappat en rejäl del av förmiddagen, plus den mentala energi som krävs för att hålla alla lösa trådar i ordning.
Det drar iväg snabbt. Här är var det oftast fallerar i verkligheten:
- Du skummar samma långa trådar flera gånger eftersom “frågan” är begravd.
- Viktiga mejl kommer när du är upptagen, och när du väl kollar har “brådskande”-fönstret passerat.
- Manuell triage är inkonsekvent, så uppföljningar bygger på minne i stället för ett pålitligt system.
- Att vidarebefordra påminnelser till dig själv skräpar ner inkorgen ännu mer, vilket ärligt talat motverkar syftet.
Lösningen: IMAP-e-post → OpenAI-triage → Telegram-sammanfattningar
Det här n8n-flödet övervakar en IMAP-inkorg efter nya meddelanden och gör direkt om varje mejl till något användbart. När ett meddelande kommer in hämtar det nyckelfält (avsändare, ämne, datum och brödtexten) och skickar sedan innehållet till en AI-agent via OpenAI:s chattmodell. AI:n tar fram en kort sammanfattning plus praktiska taggar som “brådskande”, “behöver svar”, “för kännedom” eller “väntar på någon annan”. Den kan också komma ihåg enkel kontext med en lättviktig minnesnod, så återkommande trådar inte sammanfattas som om de vore helt nya varje gång. Till sist formaterar flödet ett felfritt Telegram-meddelande och publicerar det i chatten där du faktiskt styr din dag.
Flödet börjar med IMAP-mejltriggern. AI hanterar sammanfattning och taggning i mitten, med en snabb beslutskontroll om du vill ha annan routning för brådskande ärenden. Telegram är mållinjen, så du kan agera direkt utan att leva i inkorgen.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du får cirka 40 relevanta mejl per dag. Om du lägger kanske 2 minuter på att öppna, skumma och bestämma vad du ska göra för varje, är det ungefär 80 minuter ren triage innan något riktigt arbete ens börjar. Med det här flödet tittar du på Telegram-sammanfattningar när de kommer och öppnar bara de få trådar som verkligen behöver detaljer. I praktiken kapar många ner det till cirka 20 minuter per dag, eftersom beslutet redan är taget åt dig.
Det du behöver
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- IMAP-e-postkonto för att ta emot och övervaka ny e-post.
- Telegram för att leverera sammanfattningar till en chatt.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och justerar en prompt om du vill ha bättre taggar.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett nytt mejl landar i din IMAP-inkorg. Flödet triggas direkt och hämtar avsändare, ämnesrad och innehållet som du annars hade skummat manuellt.
Meddelandet förbereds för AI. n8n standardiserar fälten (så att modellen ser samma struktur varje gång) och kan spara kort kontext i minnet för återkommande avsändare eller pågående trådar.
OpenAI skapar sammanfattning och triagetaggar. En AI-agent tar fram en kort “vad det här handlar om” plus en åtgärdshjälp som “svara idag”, “granska senare” eller “ignorera”. En enkel villkorskontroll kan routa brådskande ärenden annorlunda om du vill.
Telegram får en felfri, läsbar notis. Du får ett kompakt meddelande som innehåller sammanfattning, taggar och den metadata du väljer (som avsändare och ämne) så att du kan fatta beslut snabbt.
Du kan enkelt ändra taggningsreglerna så att de matchar dina prioriteringar utifrån dina behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Vanliga fallgropar
- IMAP-inloggning kan gå ut eller kräva särskilda behörigheter. Om saker skapar fel, kontrollera först din e-postleverantörs inställningar för applösenord (eller reglaget för “IMAP-åtkomst”).
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att sitta och redigera output för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina IMAP- och Telegram-konton är redo.
Nej. Du kopplar konton, lägger till en API-nyckel och justerar ett par fält.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med kostnader för OpenAI API (oftast några ören per dag vid lätt användning).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är en av de bästa justeringarna du kan göra. Du kan routa mejl från VIP:ar till en separat Telegram-chatt genom att lägga till villkor i If-logiken och kontrollera avsändardomän eller adress. Du kan också justera mappningen i Edit Fields (Set) så att VIP-meddelanden får extra kontext, till exempel senaste trådsammanfattningen från Simple Memory. Vanliga anpassningar är olika tagg-etiketter, separata kanaler för “brådskande” och en längre eller kortare sammanfattningsstil beroende på hur du läser.
Oftast är det ett problem med bot-token eller att boten inte får posta i målchatten. Skapa en ny eller klistra in Telegram-bot-token igen i n8n och bekräfta sedan att boten lades till i gruppen och har behörighet att skicka meddelanden. Om det fungerar i ett direktmeddelande men inte i en grupp är det ledtråden. Kontrollera också att chat-ID:t du använder matchar chatten du tror att det gör.
En typisk setup hanterar hundratals mejl per dag utan problem, så länge du inte sammanfattar enorma bilagor.
Ofta, ja, särskilt när du bryr dig om kontroll. n8n gör det enklare att lägga in förgreningsregler (som VIP-routning), spara lättviktig kontext och finjustera prompter utan att betala extra för varje “väg”. Zapier och Make kan fortfarande vara ett bra val om du vill ha den enklaste tvåstegsversionen och inte planerar att bygga ut. Så fort du vill ha minne, villkorslogik eller flera Telegram-destinationer brukar n8n kännas mindre begränsande. Vill du ha en snabb rekommendation baserat på din volym och dina verktyg? Prata med en automationsexpert.
Det här är den typen av automatisering du sätter upp en gång och sedan har nytta av i det tysta varje dag. Inkorgen får vara till för kommunikation, och Telegram blir platsen där besluten tas.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.