Steg 2: koppla Microsoft Excel

Studentdata hämtas och läggs till i Microsoft Excel-kalkylblad.

1. Öppna Retrieve Student Records och ställ in Resource på worksheet.
2. Ställ in Workbook på ert arbetsboks-ID (ersätt [YOUR_ID]).
3. Inloggningsuppgifter krävs: Koppla era microsoftExcelOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Retrieve Student Records.
4. Öppna Append Student Registry och ställ in Resource på worksheet och Operation på append.
5. Ställ in Workbook och Worksheet på era ID:n (ersätt [YOUR_ID]).
6. Inloggningsuppgifter krävs: Koppla era microsoftExcelOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Append Student Registry.

Steg 3: konfigurera datavalidering och transformation

Dessa noder validerar ansökningsfält och bygger en ny studentpost.

1. Öppna Verify Application Fields och bekräfta att strängvillkoren kontrollerar icke-tomma värden med uttrycken: ={{$json.firstName}}, ={{$json.lastName}} och ={{$json.email}}.
2. Koppla true-utgången från Verify Application Fields till Transform Application Info.
3. Öppna Transform Application Info och behåll den angivna JavaScript Code för att generera det nya studentobjektet och slå ihop med befintlig Excel-data.
4. Verifiera att Transform Application Info refererar till Webhook - Application Form i sin kod (denna nod förväntas tillhandahålla formulärdata).

Steg 4: konfigurera utdata och notifiering

Efter att data har transformerats lägger arbetsflödet till studentposten och skickar ett välkomstmejl.

1. Säkerställ att Transform Application Info är kopplad till Append Student Registry och sedan till Compose Welcome Message.
2. Öppna Compose Welcome Message och behåll den angivna JavaScript Code som skapar fälten to, subject och body för mejlet.
3. Öppna Dispatch Email Notice och ställ in e-postfälten exakt som visas: Text till ${applicationData.emailtext}, Subject till ${applicationData.subject}, To Email till ${applicationData.toemail}, From Email till [YOUR_EMAIL] och Email Format till text.
4. Inloggningsuppgifter krävs: Koppla era smtp-inloggningsuppgifter för Dispatch Email Notice.
5. Koppla Dispatch Email Notice till Return Success Reply.
6. Öppna Return Success Reply och behåll Respond With inställt på json och Response Body inställt på ={ "success": true, "message": "Application submitted successfully", "applicationId": "APP-" + Date.now(), "status": "pending_review", "studentName": $json.firstName + " " + $json.lastName, "program": $json.program || "General", "submissionTime": new Date().toISOString(), "nextSteps": "You will receive an email confirmation shortly and our admissions team will review your application within 3-5 business days." }.

Steg 5: lägg till felhantering

Ogiltiga ansökningar routas till ett felsvar.

1. Koppla false-utgången från Verify Application Fields till Return Error Reply.
2. Öppna Return Error Reply och ställ in Respond With till json och Response Code till 400.
3. Behåll Response Body som { "success": false, "error": "Invalid application data", "message": "Please ensure all required fields (firstName, lastName, email) are provided.", "requiredFields": ["firstName", "lastName", "email"], "timestamp": "{{ new Date().toISOString() }}" }.

Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera varje flödesväg och aktivera sedan arbetsflödet för användning i produktion.

1. Använd Execute Workflow för att köra ett manuellt test och bekräfta att Daily 7am Scheduler triggar Retrieve Student Records och att flödet går hela vägen till Return Success Reply.
2. Verifiera att en ny rad läggs till i Excel-kalkylbladet av Append Student Registry och att Dispatch Email Notice skickar ett mejl.
3. Testa ogiltig indata för att bekräfta att Verify Application Fields routar till Return Error Reply med korrekt 400-svar.
4. När testerna är godkända, slå på arbetsflödet till Active för att aktivera daglig automatisering.