Din inkorg är full av samma frågor, om och om igen. Priser, återbetalningar, frakt, ”hur gör jag…?” Och det värsta är att du fortfarande måste skriva (eller klistra in) samma svar, samtidigt som du försöker att inte missa en detalj.
Supportansvariga känner av det först. Men SaaS-grundare och e-handlare dras in i det också. Den här automatiseringen för Gmail autosvar skickar konsekventa, godkända svar på några minuter och loggar sedan konversationen så att du faktiskt kan se vad som kommer in.
Du får lära dig vad arbetsflödet gör, hur det beter sig i verkligheten och vad du behöver för att sätta upp det säkert så att det hjälper i stället för att skapa mer efterarbete.
Så fungerar automatiseringen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Gmail + Google Sheets: enhetliga autosvar
flowchart LR
subgraph sg0["Watch Gmail for New Incoming Emails Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI Chat Model1", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Structured Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Google Sheets Context Retrie..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Reply to User", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Reply Generator AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Watch Gmail for New Incoming..", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Log Inquiries + Response to ..", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Inquiry Filter", pos: "b", h: 48 }
n8 --> n5
n0 -.-> n8
n1 -.-> n5
n4 --> n7
n5 --> n4
n2 -.-> n5
n6 --> n8
n3 -.-> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n6 trigger
class n2,n5,n8 ai
class n0,n1 aiModel
class n3,n7 database
Varför det här spelar roll: repetitiva mejl skapar inkonsekvent support
Repetitiva kundmejl ser harmlösa ut tills du drunknar i dem. En person svarar ”återbetalningar är 14 dagar”, en annan säger ”30 dagar”, och plötsligt har du skapat en policydispyt helt i onödan. Även om du kopierar och klistrar in från ett dokument måste du ändå läsa mejlet, avgöra vad det handlar om, hitta rätt textsnutt, justera tonläget och skicka. Den mentala belastningen syns som längre svarstider, fler misstag och en kö som aldrig riktigt försvinner.
Det blir snabbt mycket. Här är var det brister i den dagliga driften.
- Du skriver om samma ”pris + återbetalning”-svar dussintals gånger i veckan.
- Svaren glider över tid eftersom den ”officiella” formuleringen finns på för många ställen.
- Nyhetsbrev, kvitton och notiser skräpar ner inkorgen, så riktiga frågor missas.
- Utan en logg över vad som frågats och besvarats blir förbättring av dina vanliga frågor och svar rena gissningen.
Vad du bygger: autosvar från godkända vanliga frågor och svar (med logg)
Det här arbetsflödet bevakar din Gmail-inkorg och reagerar när ett nytt mejl kommer in. Först använder det en AI-klassificerare (GPT-4 via OpenAI:s chattmodeller) för att avgöra om meddelandet är en riktig fråga eller något du inte ska svara på, som ett nyhetsbrev eller en orderbekräftelse. När det är en fråga hämtar arbetsflödet godkänd FAQ-kontext från Google Sheets, så att svaret baseras på kunskap du kontrollerar. Sedan skriver en AI-agent ett professionellt svar med enbart den verifierade kontexten, skickar det tillbaka till den ursprungliga avsändaren via Gmail och lägger till hela interaktionen i ett Google Sheet för spårbarhet.
Arbetsflödet startar med ”nytt mejl mottaget” i Gmail. Därefter klassificerar AI mejlet och bygger ett svar med din FAQ-databas i Google Sheets. Till sist skickar Gmail svaret och Google Sheets sparar en sökbar historik över vad som hände.
Det du bygger
| Vad som automatiseras | Vad du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du får 20 riktiga frågor per dag. Om det tar cirka 6 minuter att läsa, hitta rätt FAQ, skriva ett korrekt formaterat svar och skicka det, är det ungefär 2 timmar dagligen. Med det här arbetsflödet handlar det mest om att du ibland ser över FAQ-kontexten i Google Sheets och gör stickprov i loggen. ”Jobbet” blir nästan omedelbart: mejlet kommer in, AI:n svarar på ungefär en minut och posten sparas automatiskt.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att ta emot och skicka svar.
- Google Sheets för att lagra FAQ och loggning.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och redigerar några promptar på ett säkert sätt.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (kostnadsfri 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Ett nytt mejl landar i din inkorg. Gmail-triggern övervakar inkommande meddelanden i realtid, så du är inte beroende av manuella kontroller eller schemalagd polling.
Meddelandet klassificeras. En AI-textklassificerare utvärderar mejlets innehåll och märker det som ”Fråga” eller ”Inte en fråga”, vilket förhindrar pinsamma autosvar till kvitton, nyhetsbrev och systemnotiser.
Din godkända FAQ-kontext hämtas in. Arbetsflödet använder ett Google Sheets-verktyg för att hämta relevant kontext från din FAQ-flik och skickar den sedan till svarsagenten tillsammans med kundens fråga.
Ett svar skapas, skickas och loggas. AI-agenten skriver svaret, Gmail skickar det till den ursprungliga avsändaren och Google Sheets lägger till mejlet, AI-svaret, en tidsstämpel och mejladressen i din logg.
Du kan enkelt justera klassificeringsreglerna så att de passar din inkorg och därefter anpassa ton och formatering så att svaren matchar ditt varumärke. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Gmail-triggern
Det här arbetsflödet startar när ett nytt e-postmeddelande kommer in i Gmail.
- Lägg till och öppna Monitor Gmail Inbox.
- Ställ in Simple på
false. - I Poll Times, behåll
everyMinuteom ni vill ha nära realtidsbearbetning. - Behörighet krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
Steg 2: Ställ in klassificering av förfrågningar
Inkommande e-post klassificeras innan ett svar genereras.
- Lägg till Classify Inquiry Message och koppla den till Monitor Gmail Inbox.
- Ställ in Input Text till
{{ $json.text }}. - Säkerställ att kategorierna inkluderar
InquiryochNot Inquiryenligt konfigurationen. - Anslut Primary Chat Model som språkmodell för Classify Inquiry Message.
- Behörighet krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i Primary Chat Model (inloggningsuppgifterna ställs in på modellnoden, inte på klassificeraren).
Steg 3: Konfigurera agenten för att skapa svar
Agenten bygger ett strukturerat svar med hjälp av ett Google Sheet-verktyg och en parser för strukturerad output.
- Lägg till Response Composer Agent och koppla den efter Classify Inquiry Message.
- Ställ in Prompt Type till
defineoch behåll Text som angivet, inklusive variablerna{{ $json.from.value[0].name }}och{{ $json.text }}. - Aktivera Has Output Parser och koppla Structured Response Parser som output-parser.
- Ställ in Structured Response Parser > JSON Schema Example till den angivna svarsstrukturen.
- Koppla Fetch Sheet Context Tool som ett verktyg till Response Composer Agent.
- Behörighet krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter i Secondary Chat Model (språkmodell för Response Composer Agent).
- Behörighet krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter i Fetch Sheet Context Tool (inloggningsuppgifter läggs till på verktygsnoden, inte på agenten).
Körflöde: Monitor Gmail Inbox → Classify Inquiry Message → Response Composer Agent.
Steg 4: Konfigurera e-postsvar och loggning
Arbetsflödet skickar svaret och lägger till en loggrad i Google Sheets.
- Lägg till Dispatch Email Reply och koppla den efter Response Composer Agent.
- Ställ in Send To till
{{ $('Monitor Gmail Inbox').item.json.to.value[0].address }}. - Ställ in Message till
{{ $('Response Composer Agent').item.json.output.respond }}. - Ställ in Subject till
Thanks for Reaching Out – Here’s a Response from Our Teamoch Email Type tilltext. - Behörighet krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
- Lägg till Append Inquiry Log och koppla den efter Dispatch Email Reply.
- Ställ in Operation till
append. - Mappa kolumnerna exakt som konfigurerat: Timestamp →
{{ $now }}, AI Response →{{ $('Response Composer Agent').item.json.output.reply }}, Sender Email →{{ $('Monitor Gmail Inbox').item.json.to.value[0].address }}, Original Message →{{ $('Monitor Gmail Inbox').item.json.text }}. - Behörighet krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
Körflöde: Response Composer Agent → Dispatch Email Reply → Append Inquiry Log.
output.respond, men Append Inquiry Log mappar output.reply. Säkerställ att agentens output-fält matchar båda noderna (använd respond konsekvent) för att undvika tomma loggar.Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera flödet end-to-end innan ni aktiverar det i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och skicka ett testmejl till den övervakade inkorgen.
- Bekräfta att Classify Inquiry Message tar emot mejlet och att Response Composer Agent genererar en
respond-output. - Verifiera att Dispatch Email Reply skickar ett svar till den ursprungliga avsändaren.
- Kontrollera Google Sheet som Append Inquiry Log pekar mot för att bekräfta att en ny rad läggs till.
- När allt är verifierat, växla arbetsflödet till Active för kontinuerlig övervakning.
Felsökningstips
- Gmail-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först Gmail-nodens anslutna konto och scopes i n8n.
- Loggning till Google Sheets kan misslyckas utan att det märks om målfliken eller kolumnrubrikerna har ändrats. Bekräfta att arknamnen ”FAQ_Context” och ”Enquiry_Log” fortfarande matchar det som arbetsflödet förväntar sig.
- OpenAI-anrop kan misslyckas på grund av rate limits eller en återkallad API-nyckel. Om svaren plötsligt slutar, verifiera API-nyckeln i chattmodell-/klassificerarnoderna och granska felutdata i körningen.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om dina konton för Gmail, Sheets och OpenAI är redo.
Nej. Du kopplar främst konton och justerar promptar samt mappningen mot arket.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på $20/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader, som vanligtvis ligger på några cent per dag vid låg volym.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att sätta upp) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. Du kan strama åt eller lätta på filtreringen genom att uppdatera klassificerar-prompten i ”Classify Inquiry Message”, och du kan ändra hur strikta svaren är i ”Response Composer Agent”. Vanliga justeringar är att lägga till flerspråkiga svar, infoga länkar för orderstatus och att routa ”osäkra” meddelanden till en människa i stället för att auto-skicka.
Oftast beror det på utgångna OAuth-behörigheter eller att fel Gmail-konto är anslutet till trigger- och sändningsnoderna. Anslut Gmail på nytt i n8n och bekräfta sedan att triggern kan läsa inkorgsmejl och att sändningsnoden kan skicka mejl. Om det fortfarande misslyckas, kontrollera säkerhetsinställningarna i Google Workspace, eftersom vissa domäner blockerar tredjepartsåtkomst som standard.
På en typisk n8n Cloud-plan kan du hantera tusentals mejl per månad, och vid self-hosting beror det mest på din server och OpenAI-begränsningar.
Det beror på hur kontrollerade svar du behöver. n8n är bättre när du vill ha mer logik (klassificering, villkorad skickning, strukturerad parsning) utan att betala extra för komplexitet i flera steg, och det är enklare att hålla allt i ett och samma reviderbara flöde. Zapier eller Make kan gå snabbare för enkel routning, men ”AI + godkänd FAQ-kontext + loggning” blir ofta pilligt där. Om du är osäker, börja med utkast i stället för auto-skickning och gå sedan vidare till full automation när du litar på resultaten. Prata med en automationsexpert så hjälper vi dig att välja den säkraste vägen.
Sätt upp det en gång och inkorgen slutar kräva konstant kopiera-klistra-in-arbete. Arbetsflödet tar hand om återkommande frågor och du behåller kontrollen över vad ”godkänt” faktiskt betyder.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.