Du känner igen känslan: det är 6 minuter kvar till ett samtal, du hoppar mellan Kalender, LinkedIn, företagets webbplats och ett halvt färdigskrivet dokument. Sedan ansluter du med en svag öppning eftersom du inte hann hitta det enda som faktiskt spelade roll.
Säljare hanterar det här varje dag. Konsulter känner av det när de kör kunder rygg mot rygg. Och grundare drabbas också, eftersom ständiga kontextbyten är utmattande. Den här automatiseringen av mötesbrief ger dig ett felfritt, lättskummat mejl varje morgon, byggt från mötena du faktiskt har i dag.
Du sätter upp ett n8n-flöde som kontrollerar din Google Kalender, researchar varje extern organisation och skickar en briefing via Gmail så att du dyker upp förberedd utan att öppna tio flikar.
Så fungerar den här automatiseringen
Här är hela flödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Calendar + Gmail: mötesbrief i inkorgen
flowchart LR
subgraph sg0["Every morning @ 7 Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Setup", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Extract company name", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Every morning @ 7", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Filter meetings", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Format for email"]
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send news", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "No meetings today", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "Get meetings for today", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Research Company/ Person", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n7
n3 --> n1
n3 --> n6
n4 --> n5
n2 --> n0
n1 --> n8
n7 --> n3
n8 --> n4
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2 trigger
class n3 decision
class n4 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4 customIcon
Varför det här är viktigt: research före samtal stjäl din bästa energi
Förberedelser inför möten ska gå snabbt. I verkligheten blir det en liten skattjakt. Du öppnar kalenderinbjudan, skannar deltagare, gissar vilket företag som är relevant, söker “Företag + nyheter” och hoppas att du hittar något tillräckligt färskt att använda som öppning. Gör du det tre eller fyra gånger på en morgon har du redan bränt den mentala energin du behövde för själva samtalet. Ännu värre: du börjar luta dig mot gamla talking points, eller så går du in kall och låter den andra personen styra.
Det eskalerar snabbt. Här är var det faller isär.
- Kalenderhändelser kommer utan användbar kontext, så du lägger cirka 15 minuter per möte på samma uppslagsritual.
- Researchkvaliteten blir ojämn eftersom du har bråttom, vilket gör att din första fråga låter generisk i stället för påläst.
- Viktiga möten får samma förberedelsetid som låginsatsmöten, eftersom du saknar ett repeterbart arbetsflöde.
- Anteckningar hamnar utspridda över webbläsarflikar, dokument och ditt minne, och inget är lätt att återanvända senare.
Det du bygger: dagliga researchade mötesbriefar från din kalender
Det här flödet körs schemalagt varje morgon (standard är kl. 09:00, men du kan ändra). Det hämtar dagens möten från Google Kalender och filtrerar sedan på externa möten så att du inte får briefar för interna avstämningar. För varje externt möte tar det fram en “företagsetikett” från deltagare eller händelsedetaljer och skickar sedan företaget till ett research-steg som drivs av Tavily Research API. När researchen är klar formaterar flödet allt till ett läsbart e-postupplägg och skickar det via Gmail till din inkorg. Resultatet blir en briefing du kan skumma på en minut, med aktuell företagskontext som du faktiskt kan använda när du öppnar samtalet.
Flödet startar med en schematrigger och en snabb variabelinitiering. Därefter levererar Google Kalender dagens händelser och automatiseringen avgör vilka som är värda att researcha. Till sist hämtar Tavily aktuell kontext och Gmail levererar det färdiga briefingmejlet så att det väntar på dig.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du har 4 externa möten i dag. Manuell förberedelse tar ofta cirka 15 minuter per möte där du hoppar mellan flikar för att hitta nyheter, finansieringsuppdateringar eller en nylig lansering, alltså ungefär en timme. Med det här flödet ställer du in det en gång, och din “tidsåtgång” blir i princip att läsa mejlet, kanske 5 minuter totalt, plus att researchen körs i bakgrunden. Det är nästan en timme tillbaka en hektisk morgon, och dessutom bättre förberedelser.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Kalender för att läsa dagens mötesschema.
- Gmail för att skicka briefar till din inkorg.
- Tavily API-nyckel (hämta den i din Tavily-dashboard)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och justerar några fält som schematid och mejladressen under “skicka till”.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsspecialist (kostnadsfri 15-minuters konsultation).
Steg för steg
Ett morgonschema triggar körningen. Vid den tid du väljer startar n8n flödet och initierar några variabler som används för att hålla mejlet konsekvent.
Google Kalender levererar dagens möten. Flödet hämtar händelser för “i dag” och kontrollerar sedan om varje händelse ser ut som ett externt möte (så att du inte researchar en kollega inför veckans standup).
Flödet identifierar vad som ska researchas. Det tar fram en företagsetikett från mötesdetaljerna och skickar den till Tavily-steget för att hämta aktuell kontext som faktiskt är användbar i samtal.
Gmail levererar ett felfritt briefingmejl. Flödet skapar ett lättläst upplägg och skickar det till den adress du väljer, så att briefen väntar när du öppnar inkorgen.
Du kan enkelt anpassa briefingformatet efter din roll (sälj discovery vs. partnerskap vs. rekrytering) utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den schemalagda triggern
Ställ in arbetsflödet så att det körs automatiskt varje morgon och startar sekvensen för mötesresearch.
- Lägg till noden Scheduled Morning Trigger som din trigger.
- Ställ in Rule så att den körs kl.
9med triggerAtHour. - Koppla Scheduled Morning Trigger till Initialize Variables.
Steg 2: anslut Google Calendar
Hämta dagens möten från er kalender för att identifiera externa samtal som behöver research.
- Öppna Initialize Variables och ställ in följande fält i Fields: apiKey till
[CONFIGURE_YOUR_API_KEY], newsAge till20, maxArticles till20, och lägg till emails om ni planerar att utöka mottagarlistan. - Öppna Retrieve Today's Meetings och ställ in Operation till
getAll. - Ställ in Calendar till
[YOUR_EMAIL]och låt Single Events vara aktiverat. - Ställ in Time Min till
{{ $today }}och Time Max till{{ $today.plus({ days: 1 }) }}. - Credential Required: Anslut era Google Calendar-credentials i Retrieve Today's Meetings.
Steg 3: konfigurera mötesfiltrering och tolkning av företagsnamn
Filtrera kalenderhändelser så att endast externa möten tas med och härled företagsnamnet som används för research.
- Öppna Validate External Meetings och bekräfta att de två Conditions kontrollerar:
{{ $json.summary.toLowerCase() }}börjar medcall withELLERmeeting with. - Koppla true-utgången från Validate External Meetings till Derive Company Label.
- Koppla false-utgången från Validate External Meetings till No External Meetings (den här vägen är en säker avslutning för kalendrar med enbart interna möten).
- I Derive Company Label ställer ni in companyName till
{{ $json.summary.toLowerCase().replace('meeting with', '').replace('call with', '').trim() }}.
Steg 4: konfigurera research och e-postkomposition
Använd Tavily för att göra research om företaget och formatera resultaten till en HTML-body för e-post.
- Öppna Research Company Profile och ställ in Query till
{{ $json.companyName }}. - I alternativen för Research Company Profile ställer ni in time_range till
monthoch aktiverar include_raw_content. - Credential Required: Anslut era Tavily API-credentials i Research Company Profile.
- Öppna Compose Email Layout och behåll den angivna jsCode för att bygga HTML-tabellutdata.
- Säkerställ att Research Company Profile är kopplad till Compose Email Layout.
inputData?.results eller inputData?.articles.Steg 5: konfigurera e-postleverans
Skicka den formaterade nyhetsbriefen till er inkorg via Gmail.
- Öppna Dispatch News Email och ställ in Send To till
[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Message till
{{ $json.html }}. - Ställ in Subject till
Latest news for '{{ $('Derive Company Label').item.json.summary }}'. - Valfritt: Ställ in Sender Name till
Meeting Prep Agentoch inaktivera Append Attribution. - Credential Required: Anslut era Gmail OAuth2-credentials i Dispatch News Email.
Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera arbetsflödet från början till slut och aktivera det för daglig körning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test.
- Bekräfta att Retrieve Today's Meetings returnerar händelser och att Validate External Meetings routar minst en händelse till Derive Company Label.
- Kontrollera att Dispatch News Email levererar ett e-postmeddelande med en ifylld HTML-tabell från Compose Email Layout.
- Slå på arbetsflödet som Active så att Scheduled Morning Trigger kan köra det dagligen kl. 9.
Tips för felsökning
- Inloggning för Google Kalender kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera Google Kalender-inloggningen i n8n och autentisera om först.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder fallerar på tomma svar.
- Tavily API-anrop kan fallera på grund av rate limits eller en ogiltig nyckel. Bekräfta nyckeln i Tavily-inloggningen och granska körloggarna för 401/429-fel.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du redigera utdata i all evighet.
- Gmail kan neka utskick om du når dagliga gränser eller använder fel “Från”-inställningar. Kontrollera utdata från Gmail-noden och din Google-kontos sändningsgränser.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om du redan har åtkomst till kontona.
Nej. Du kopplar inloggningar och justerar några fält som schematid och mejladressen under “skicka till”.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för Tavily API (beror på din plan och användning) och eventuell OpenAI-användning om du bygger ut flödet.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du sannolikt. De flesta börjar med att ändra tiden i Scheduled Morning Trigger och justerar sedan hur mejlet struktureras i steget Compose Email Layout. Du kan också finjustera logiken i Validate External Meetings så att den matchar hur din kalender är organiserad (till exempel behandla vissa domäner som “interna”). Om du vill ha djupare research kan du bygga ut steget Research Company Profile med specifika frågor som “prisändringar”, “säkerhetssida” eller “senaste partnerskap”.
Oftast handlar det om utgången auktorisering eller saknade behörigheter på Google-kontot. Återanslut Google Kalender-inloggningen i n8n och kör sedan flödet igen från Schedule-triggern för att bekräfta att händelser kan läsas. Om det fungerar för vissa händelser men inte andra, kontrollera vilken kalender händelsen ligger i och om ditt konto har åtkomst till den kalendern.
Tillräckligt för de flesta kalendrar: dussintals möten under en morgon är inga problem, men tung användning beror på din Tavily-plan och n8n:s körningsbegränsningar.
Ofta, ja, eftersom den här typen av flöde gynnas av grenlogik (externa vs. interna möten), bättre kontroll över formatering och möjligheten att köra med egen hosting när du inte vill betala per task. n8n är också enklare att felsöka när något går fel, eftersom du kan se varje nods input/output och åtgärda exakt var det fallerar. Zapier eller Make kan fortfarande vara ett bra val om du vill ha enklast möjliga setup och du bara briefar ett möte per dag. Ju större din kalender blir, desto mer kommer du uppskatta n8n:s flexibilitet. Prata med en automationsspecialist om du vill ha hjälp att välja.
Dyka upp med kontext, inte kaos. Sätt upp det här en gång, så blir dina morgnar märkbart lugnare.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.