Steg 2: anslut Google Drive och tolka kontraktsmetadata

Omvandla kontraktsfilens namn till strukturerade onboarding-fält och ange era ID:n för efterföljande system.

1. I Decode File Name ställer ni in JavaScript Code till // 🧹 FILENAME PARSER // Naming convention: "[YOUR_EMAIL]" // 1. Get filename const inputName = $input.first().json.name; const filename = inputName ? inputName.replace(/\.pdf$/i, '') : '[YOUR_EMAIL]'; // 2. Split by underscore const parts = filename.split('_'); // 3. Assign variables const clientName = parts[0] || 'UnknownClient'; const projectName = parts[1] || 'NewProject'; const contactEmail = parts[2] || '[YOUR_EMAIL]'; const startDate = new Date().toISOString().split('T')[0]; // 4. Generate Slack channel name (alphanumeric + hyphens only) let safeName = clientName.toLowerCase() .replace(/\s+/g, '-') .replace(/[^a-z0-9\-]/g, '') .replace(/-+/g, '-') .replace(/^-|-$/g, ''); // Fallback for non-ASCII names if (!safeName || safeName.length < 2) { const randomId = Math.floor(1000 + Math.random() * 9000); safeName = `contract-${startDate.replace(/-/g, '')}-${randomId}`; } const slackChannelName = `proj-${safeName}`; const projectCode = (clientName.substring(0, 3) || 'PRJ').toUpperCase() + '-' + Date.now().toString().slice(-4); return { json: { 'Client Name': clientName, 'Project Name': projectName, 'Contact Email': contactEmail, 'Start Date': startDate, slackChannelName, projectCode, originalFileUrl: $input.first().json.webViewLink || '' } };.
2. I Assign Setup Parameters ställer ni in googleDriveParentFolderId till [YOUR_ID], notionDatabaseId till [YOUR_ID], googleSheetId till [YOUR_ID] och slackNotificationChannel till [YOUR_ID].
3. Bekräfta att körflödet går från Monitor Contract Directory → Decode File Name → Assign Setup Parameters.

Steg 3: konfigurera Google Drive-mappstruktur

Skapa kundens projektmapp och en standardiserad undermapp för leveranser.

1. I Generate Project Folder ställer ni in Name till {{ $('Decode File Name').first().json['Client Name'] }} - {{ $('Decode File Name').first().json['Project Name'] }}.
2. Ställ in Drive på My Drive och Folder ID på {{ $('Assign Setup Parameters').first().json.googleDriveParentFolderId }}.
3. I Build Deliverables Folder ställer ni in Name till 01_Deliverables och Folder ID till {{ $('Generate Project Folder').first().json.id }}.
4. Inloggning krävs: anslut era googleDriveOAuth2Api-inloggningsuppgifter till både Generate Project Folder och Build Deliverables Folder.

Steg 4: etablera tillgångar i Slack och Notion

Skapa en Slack-kanal och en Notion-projektsida, och lägg sedan in en kickoff-uppgift.

1. I Provision Slack Channel ställer ni in Resource till channel och Channel ID till {{ $('Decode File Name').first().json.slackChannelName }}.
2. Inloggning krävs: anslut era slackOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Provision Slack Channel.
3. I Generate Notion Project Page ställer ni in Database ID till {{ $('Assign Setup Parameters').first().json.notionDatabaseId }}.
4. Ställ in Notion-egenskapen Title till {{ $('Decode File Name').first().json['Client Name'] }} - {{ $('Decode File Name').first().json['Project Name'] }} och Status till Not Started.
5. I Insert Kickoff Task ställer ni in Block ID till {{ $json.id }} och lägger till ett to_do-block med Text satt till Schedule kickoff meeting.
6. Inloggning krävs: anslut era notionApi-inloggningsuppgifter till både Generate Notion Project Page och Insert Kickoff Task.

Steg 5: lägg till i masterarket och skapa utkast till välkomstmejl

Logga onboarding-detaljer i Google Sheets och generera ett AI-skrivet kickoff-mejl.

1. I Append to Master Sheet ställer ni in Operation till append och Sheet Name till gid=0.
2. Ställ in Document ID till {{ $('Assign Setup Parameters').first().json.googleSheetId }} och mappa kolumner till de angivna uttrycken, till exempel Client → {{ $('Decode File Name').first().json['Client Name'] }} och Drive Folder → {{ $('Generate Project Folder').first().json.webViewLink }}.
3. Inloggning krävs: anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Append to Master Sheet.
4. I Draft Welcome Email with AI behåller ni Prompt Type som define och bekräftar att Text innehåller uttrycken för kundnamn, projektnamn och Slack-kanal.
5. Öppna OpenAI Chat Engine och ställ in Model till gpt-4o-mini.
6. Inloggning krävs: anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter till OpenAI Chat Engine (detta är språkmodellen som driver Draft Welcome Email with AI).

Steg 6: konfigurera utgående notiser och skapande av utkast

Skapa ett Gmail-utkast från AI-utdata och notifiera det interna teamet i Slack.

1. I Compose Gmail Draft ställer ni in Resource till draft, Message till {{ $json.output }} och Subject till Welcome to {{ $('Decode File Name').first().json['Project Name'] }} - Project Kickoff.
2. Inloggning krävs: anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter till Compose Gmail Draft.
3. I Alert Team in Slack ställer ni in Channel ID till {{ $('Assign Setup Parameters').first().json.slackNotificationChannel }} och behåller den formaterade meddelandetexten som konfigurerad.
4. Inloggning krävs: anslut era slackOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Alert Team in Slack.
5. Verifiera att körflödet är sekventiellt: Draft Welcome Email with AI → Compose Gmail Draft → Alert Team in Slack.

Steg 7: testa och aktivera ert workflow

Kör ett fullständigt test för att bekräfta att alla tillgångar skapas, loggas och kommuniceras korrekt.

1. Testa manuellt genom att ladda upp eller uppdatera en PDF i mappen som konfigurerats i Monitor Contract Directory.
2. Bekräfta att en Drive-projektmapp och undermappen 01_Deliverables skapas.
3. Verifiera att en ny Slack-kanal finns och att en Notion-projektsida med en kickoff-uppgift skapas.
4. Kontrollera Google Sheet efter en ny rad med kund, projekt och länkar.
5. Öppna Gmail-utkast för att säkerställa att den AI-genererade mejltexten visas med korrekt ämnesrad.
6. Leta efter onboarding-notifieringen i er Slack-notifieringskanal.
7. När allt är verifierat växlar ni workflowt till Active för produktionsanvändning.