Ditt intake-kalkylblad ska göra onboarding enklare. I stället blir det platsen där förfrågningar fastnar, detaljer missas och någon frågar till slut: ”Har vi skapat mappen än?”
Den här Sheets Slack onboarding-automationen slår hårdast mot byråägare och ops-chefer, men projektledare känner också av det när kickoffen förvandlas till en skattjakt. Du slutar jaga sammanhang och startar varje kund med samma strukturerade, korrekt formaterade setup.
På några minuter kan en ny rad i Google Sheets skapa en Google Drive-mapp, generera en delningslänk, mejla kunden och avisera teamet i Slack. Nedan ser du vad den gör, vad du behöver och hur du anpassar den till din process.
Så fungerar den här automationen
Hela n8n-workflowen, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google sheets + Slack: smidig kundonboarding
flowchart LR
subgraph sg0["Google Sheets Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Create Project Folder", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Notify Team Slack"]
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Gmail", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Edit Fields", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Google Sheets Trigger", pos: "b", h: 48 }
n2 --> n1
n3 --> n0
n0 --> n2
n4 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n4 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1 customIcon
Problemet: kundonboarding faller mellan stolarna
Kundonboarding går oftast sönder på tråkiga ställen. En rad läggs till i Google Sheets, sedan måste någon upptäcka den, kopiera detaljerna, skapa en Drive-mapp i rätt huvudkatalog och tala om för teamet var allt ligger. Under en hektisk vecka är den där ”någon” i möten, sjuk, eller tror bara att någon annan tar det. Under tiden väntar kunden på nästa steg, ditt interna team frågar var de ska lägga filer och kickoffen känns rörig redan innan den ens har börjat.
Det blir snabbt mycket. Här syns friktionen oftast:
- Nya förfrågningar fastnar eftersom arket inte övervakas hela dagen.
- Mappar skapas inkonsekvent, vilket gör att sökningar senare blir jobbiga.
- Drive-länkar klistras in i Slack eller mejl med stavfel eller fel behörigheter.
- Kunder får inget tydligt första meddelande, så de svarar med frågor du hade kunnat besvara direkt.
Lösningen: gör en arkrad till en komplett kickoff
Den här workflowen bevakar en ny eller uppdaterad intake-rad i Google Sheets och gör den raden till en repeterbar onboardingsekvens. Först mappar den fälten du bryr dig om (kundnamn, kontaktmejl, projekttyp, deadline och en valfri länk till varumärkesmapp) så att allt blir strukturerat och förutsägbart. Sedan skapar den en ny Google Drive-mapp i din valda huvudmapp och genererar en delningsbar länk till mappen. Med mapp-länken och projektdetaljerna skickar den ett personligt välkomstmejl via Gmail. Till sist postar den en Slack-notis till teamet så att alla vet att ett nytt projekt är igång och var materialet finns.
Workflowen startar med en trigger på raduppdatering i Google Sheets. Därefter standardiserar den data, skapar Drive-katalogen och använder resultatet för både kundmejlet och Slack-aviseringen. En intake-rad blir en mapp, ett mejl och en tydlig intern överlämning.
Det du får: automation vs. resultat
| Det som workflowen automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du onboardar 10 nya kunder i månaden. Manuellt kanske du lägger cirka 5 minuter på att skapa Drive-mappen, ytterligare 3 minuter på att hämta länken och klistra in den i ett mejl, plus 2 minuter på att posta sammanhang i Slack. Det är ungefär 10 minuter per kund, eller cirka 2 timmar i månaden av smått-men-irriterande arbete. Med den här workflowen lägger du till intake-raden en gång och väntar sedan på att automationen körs (oftast en minut eller två). Jobbet är i princip klart.
Det du behöver
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra detaljerna i intake-raden.
- Google Drive för att skapa projektmappen och länken.
- Slack för att avisera teamet med kickoff-kontekst.
- Gmail för att skicka välkomstmejlet till kunden.
- Google OAuth-uppgifter (skapa dem i Google Cloud Console).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, väljer en huvudmapp och justerar en meddelandemall.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En rad ändras i Google Sheets. Workflowen triggar när en ny intake-rad läggs till eller när en befintlig uppdateras, beroende på hur du konfigurerar arket och triggern.
Intake-fälten standardiseras. n8n mappar kolumnerna du bryr dig om (kundnamn, mejl, projekttyp, deadline, valfri varumärkesmapp) till strukturerade fält, så att senare steg inte skapar fel på grund av konstiga mellanslag eller saknade värden.
En Google Drive-mapp skapas. Workflowen skapar en ny projektkatalog i din valda huvudmapp och hämtar sedan den delningsbara länken så att den kan återanvändas på andra ställen.
Gmail och Slack får samma ”sanningskälla”. Kunden får ett välkomstmejl som innehåller projektdetaljer och Drive-länken, och teamet får en Slack-notis med samma kontext.
Du kan enkelt ändra mejlmallen så att den matchar din tonalitet. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera triggern för uppdatering av rader i Sheet
Konfigurera triggern så att arbetsflödet körs varje gång en rad uppdateras i ert Google Sheet.
- Lägg till eller öppna Sheet Row Update Trigger och ställ in Event på
rowUpdate. - Ställ in Poll Times på
everyMinuteom ni vill ha frekventa kontroller. - Välj ert Document och Sheet Name i rullistorna.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsTriggerOAuth2Api-autentiseringsuppgifter.
Steg 2: Anslut Google Drive
Skapa en ny Drive-resurs för varje uppdaterad kundrad.
- Öppna Generate Project Directory och ställ in Resource på
drive. - Ställ in Name på
={{ $json.client_name }}så att Drive-resursen använder kundnamnet. - Bekräfta att Authentication är inställt på
oAuth2. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleDriveOAuth2Api-autentiseringsuppgifter.
Steg 3: Konfigurera Map Input Fields
Normalisera inkommande data så att efterföljande noder använder konsekventa fältnamn.
- Öppna Map Input Fields och mappa varje tilldelning till era kolumner i arket (t.ex. client_name, contact_email, project_type, deadline, brand_drive_folder).
- Använd uttryck vid behov för att referera till triggerns output, som
{{$json["Client Name"]}}(ersätt med era faktiska kolumnnamn).
⚠️ Vanlig fallgrop: Om ni lämnar tilldelningarna tomma blir värdena tomma när Drive-mappen skapas och när notiser skickas.
Steg 4: Konfigurera output-/åtgärdsnoder
Skicka ett välkomstmejl till kunden och notifiera ert team i Slack efter att mappen har skapats.
- I Dispatch Welcome Email ställer ni in Send To på
={{ $json.contact_email }}, Subject på=Welcome to Your Project: {{ $json.project_type }}och Email Type påtext. - Ställ in Message i Dispatch Welcome Email till den angivna mallen med uttryck som
{{ $json.client_name }},{{ $json.project_type }},{{ $json.brand_drive_folder }}och{{ $json.deadline }}. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-autentiseringsuppgifter.
- I Post Team Slack Notice ställer ni in Channel på
#opsoch Text på=🎉 New onboarding started: {{ $('Map Input Fields').item.json.client_name }} - {{ $('Map Input Fields').item.json.project_type }} (Due {{ $('Map Input Fields').item.json.deadline }}). - Säkerställ att flödet följer körordningen: Sheet Row Update Trigger → Map Input Fields → Generate Project Directory → Dispatch Welcome Email → Post Team Slack Notice.
- Behåll Flowpast Branding som en dokumentationsnotis (ingen konfiguration krävs).
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att arbetsflödet fungerar från början till slut och aktivera det sedan för produktion.
- Klicka på Execute Workflow och uppdatera en rad i ert källark för att trigga Sheet Row Update Trigger.
- Bekräfta att en Drive-resurs skapas av Generate Project Directory med kundnamnet.
- Verifiera att mejlet som skickas av Dispatch Welcome Email innehåller korrekta projektdetaljer och mapp-länk.
- Kontrollera Slack efter meddelandet som postas av Post Team Slack Notice i
#ops. - Växla arbetsflödet till Active när alla steg lyckas.
Vanliga fallgropar
- Google Drive-uppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först Google-kontokopplingen i n8n under Credentials.
- Om din Google Sheets-trigger triggar på uppdateringar kan en enkel redigering råka skapa dubbla mappar. Använd ett ”endast vid skapande”-upplägg eller skriv tillbaka en status som ”processed” till arket.
- Slack-meddelanden kan se bra ut i test men förvirra i verkligheten. Ta med Drive-länken, kundnamn och deadline i Slack-notisen, annars kommer teamet ändå att ställa frågor.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Google- och Slack-konton är klara.
Nej. Du kopplar dina konton och mappar några fält från arket. Resten är att redigera malltext.
Ja. n8n har ett gratisalternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med vanliga Google Workspace-kostnader om teamet använder betalkonton.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men du gör det genom att justera vad som händer efter att Drive-mappen har skapats. Vanliga ändringar är att byta huvudmapp-ID i Google Drive-steget, lägga till undermappar för ”Assets” och ”Deliverables” och redigera Gmail-meddelandet så att olika projekttyper får olika nästa steg.
Oftast beror det på att Google OAuth-åtkomst har löpt ut eller att det anslutna kontot saknar behörighet att skapa mappar i vald huvudkatalog. Återanslut Google Drive-uppgiften i n8n och bekräfta sedan att huvudmappen är delad med det kontot. Om du använder en delad enhet, dubbelkolla att din Google Drive-node pekar på rätt enhet och inte ”My Drive”.
Mer än tillräckligt för de flesta små team. På n8n Cloud Starter begränsas du av månatliga körningar (kolla din plan), och på egenhostad n8n finns inget tak, bara din serverkapacitet. I praktiken: om du onboardar några kunder per dag eller till och med några dussin i veckan kommer den här workflowen att kännas omedelbar så länge dina Google-anslutningar är stabila.
Ibland. n8n är enklare att bygga ut när du vill ha förgreningar, skriva tillbaka till Google Sheets eller lägga till extra steg som ”kör bara om status är New”. Det ger också möjlighet till egen hosting, vilket kan vara viktigt om du onboardar mycket och inte vill betala per task. Zapier och Make kan gå snabbare för väldigt enkla tvåstegsupplägg, och det är helt okej. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och beskriv din intake-process.
När detta väl rullar känns onboarding nästan tråkig på ett bra sätt. Workflowen tar hand om den repetitiva setupen så att teamet kan börja med det riktiga arbetet direkt.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.