Intervjufeedback ska gå snabbt. I stället drar det ut på tiden. Anteckningar stannar i någons huvud, en formulärlänk försvinner i bruset och en kandidats status blir inaktuell i ert spårningssystem.
Den här automatiseringen för intervjufeedback träffar rekryterare först, eftersom det är de som jagar in svar. Rekryterande chefer märker det också. Det gör även ops-ansvariga som vill ha korrekt rapportering utan att behöva valla folk på Slack hela veckan.
Det här arbetsflödet använder Google Calendar som trigger, Slack som påminnelse och Airtable som källa för sanningen. Du får se exakt hur det minskar uppföljningar, kortar beslutscykler och håller er pipeline ärlig.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Kalender + Slack, snabbare intervjufeedback
flowchart LR
subgraph sg0["Interview Completed Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Interview Completed", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Feedback Form"]
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "2 Hours", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check for Form Submission"]
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Form Submitted?", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Reminder"]
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Log Feedback"]
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calculate Score & Decision"]
n8@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Passed Interview?", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Update Status 'Passed'"]
n10["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Update Status 'Rejected'"]
n11@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Follow-up Invitation", pos: "b", h: 48 }
n12["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create Rejection Email"]
n13@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Rejection Email", pos: "b", h: 48 }
n14@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Signature", pos: "b", h: 48 }
n15["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Update Status 'Offer Sent'"]
n16["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/trello.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create a card"]
n17["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Notify HR"]
n18["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>DocuSign"]
n19@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Welcome Email", pos: "b", h: 48 }
n2 --> n3
n18 --> n14
n17 --> n19
n14 --> n15
n6 --> n7
n16 --> n17
n5 --> n6
n4 --> n5
n8 --> n9
n1 --> n2
n0 --> n1
n13 --> n18
n12 --> n13
n9 --> n10
n10 --> n11
n3 --> n4
n11 --> n12
n7 --> n8
n15 --> n16
end
subgraph sg1["Every Friday Flow"]
direction LR
n20@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Every Friday", pos: "b", h: 48 }
n21["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/airtable.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Get Candidate Data"]
n22["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calculate Metrics"]
n23@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Log Weekly Report", pos: "b", h: 48 }
n24["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Report Summary"]
n20 --> n21
n22 --> n23
n23 --> n24
n21 --> n22
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n20 trigger
class n4,n8 decision
class n6,n9,n10,n15,n21,n23 database
class n3,n18 api
class n7,n12,n22 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n3,n5,n6,n7,n9,n10,n12,n15,n16,n17,n18,n21,n22,n24 customIcon
Problemet: intervjufeedback kommer sent (eller aldrig)
De flesta rekryteringsteam har ingen “feedbackprocess”. De har ett hoppas-och-be-system som hålls ihop av artiga påminnelser. En intervju tar slut, intervjuaren hoppar till nästa möte och länken till feedbackformuläret är borta ur minnet inom en timme. Sedan börjar rekrytering skicka pingar, vilket skapar friktion, vilket skapar mer försening. Under tiden väntar kandidaten och teamet gissar vilket steg personen faktiskt är i. Det värsta är den mentala belastningen: alla vet att det glider, så alla fortsätter att kolla, följa upp och dubbelkolla.
Inget av det här är problemet var för sig. Tillsammans är det det.
- Feedback skickas in flera dagar senare, så schemaläggning till nästa runda går långsammare och bra kandidater tappar intresset.
- Rekrytering lägger cirka 2 timmar i veckan på att jaga formulär, i stället för att förbättra pipelinen.
- Statusfält i Airtable halkar efter verkligheten, vilket gör rapporter och överlämningar opålitliga.
- När beslut är subjektiva tvingar saknade kommentarer fram extra möten för att “minnas om” intervjun.
Lösningen: Google Calendar + Slack-promptar som loggar till Airtable
Det här arbetsflödet gör stunden när en intervju slutar till en automatisk feedbackloop. Det börjar med en Google Calendar-trigger och skickar direkt ett Slack-meddelande till intervjuaren med länken till ert feedbackformulär. Efter cirka 2 timmar kontrollerar n8n (via en HTTP-förfrågan) om formuläret har skickats in; om inte, postar det en påminnelse så att begäran inte försvinner i chattloggen. När feedbacken väl är inne registrerar flödet den i Airtable, beräknar en poäng och uppdaterar kandidatens status baserat på godkänd/underkänd-logik. Därifrån kan det skicka rätt mejl via Gmail, starta ett erbjudandeflöde via DocuSign för finalister och till och med skapa onboarding-uppgifter i Trello när erbjudandet är signerat. Varje fredag sammanfattar en schemalagd rapport era pipeline-mätetal i Google Sheets och postar en Slack-uppdatering för att hålla hela teamet synkat.
Arbetsflödet startar när en kalenderhändelse slutar. Slack samlar in feedback medan den fortfarande är färsk, och Airtable blir er enda plats för beslut och status. Till sist ser Gmail, DocuSign, Trello och veckorapportering till att processen rullar utan manuell jakt.
Vad du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att teamet genomför 15 intervjuer i veckan och att varje intervju kräver en formulärinsändning plus en påminnelse. Manuellt är det kanske 5 minuter att hitta rätt länk, DM:a intervjuaren, uppdatera Airtable senare och sedan skicka en andra ping när det missas. Säg cirka 2 timmar i veckan, och det är innan alla “vad är status?”-frågor. Med det här arbetsflödet går Slack-meddelandet ut direkt, 2-timmarskontrollen sker automatiskt och Airtable uppdateras så fort feedbacken kommer in. Det mänskliga arbetet blir att granska feedback, inte att jaga in den.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Calendar för att upptäcka när intervjuer slutar
- Slack för att prompta och påminna intervjuare
- Airtable API-nyckel (hämta den i Airtable-kontots inställningar)
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar konton, mappar några fält och klistrar in era formulär- och schemaläggnings-URL:er.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Intervjun slutar i Google Calendar. Google Calendar-triggern bevakar er intervjukalender och kör så fort en händelse avslutas.
Slack begär feedback (och följer upp). n8n postar länken till feedbackformuläret till intervjuaren i Slack, väntar cirka 2 timmar och kontrollerar sedan via en HTTP-förfrågan om det finns en insändning. Ingen insändning? Då skickar den en påminnelse så att rekrytering slipper.
Airtable blir systemet för sanningen. När feedbacken tas emot registrerar flödet utvärderingen, kör enkel poänglogik och uppdaterar kandidatens status med hjälp av godkänd/underkänd-regler.
Beslut triggar kommunikation och nästa steg. Gmail hanterar uppföljningsinbjudningar eller avslag, DocuSign kan skicka ett erbjudande för signering och Trello fylls på med onboarding-uppgifter när en rekrytering accepteras. En schematrigger på fredagar skriver veckomätetal till Google Sheets och postar en sammanfattning tillbaka till Slack.
Du kan enkelt justera påminnelsetiden så att den matchar teamets tempo utifrån era behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Google Calendar-triggern
Konfigurera triggern för slutförd intervju som initierar flödet för kandidatfeedback.
- Välj Interview Done Trigger som workflow-trigger.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era Google Calendar-uppgifter.
- Verifiera att triggern är inställd på att fånga händelser för slutförd intervju från er kalender.
Steg 2: anslut Slack för utskick av feedback och påminnelser
Konfigurera Slack-meddelanden för att skicka feedbackformuläret och uppföljande påminnelser.
- Öppna Dispatch Feedback Form och konfigurera meddelandets destination och innehåll för intervjufeedbackformuläret.
- Öppna Post Reminder Notice och konfigurera ett påminnelsemeddelande för uteblivna inskick.
- Öppna Alert HR Team för att avisera HR-kanalen när processen når erbjudandesteget.
- Öppna Post Report Summary för att posta veckovisa rapportuppdateringar.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era Slack-uppgifter till alla Slack-noder i detta workflow.
Steg 3: anslut Airtable för kandidatposter
Lagra feedback och uppdatera kandidatstatusar i Airtable genom hela utvärderingspipelinen.
- Konfigurera Record Interview Feedback för att skriva formulärresultat till er Airtable-bas.
- Konfigurera statusuppdateringar i Set Status Passed, Set Status Rejected och Set Status Offer Sent så att rätt tabell och fält uppdateras.
- Konfigurera Retrieve Candidate Data för att hämta veckovisa poster för rapportering.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era Airtable-uppgifter till alla Airtable-noder (workflowet använder 5 Airtable-noder för feedback, statusuppdateringar och rapportering).
Steg 4: konfigurera bearbetning, väntesteg och villkorslogik
Konfigurera workflowets tidsstyrning, beslutslogik och beräkningssteg som driver rekryteringsutfallet.
- I Wait Two Hours bekräftar ni att väntetiden matchar ert önskade svarsfönster innan ni kontrollerar om formuläret har skickats in.
- Konfigurera Fetch Form Submission Status för att fråga ert formulärsystem; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut lämpliga HTTP Request-uppgifter eller autentiseringsmetod för formulär-API:t.
- I Submission Received? definierar ni villkoret som avgör om formuläret har skickats in.
- I Compute Score & Decision implementerar ni poänglogiken som ger utdata för godkänd/underkänd som används av Interview Passed?.
- I Interview Passed? ställer ni in den villkorskontroll som routar kandidater till spåret för godkänd eller underkänd.
- I Await Signature bekräftar ni väntelogiken som håller flödet innan Set Status Offer Sent.
Steg 5: konfigurera e-post samt åtgärder för erbjudande/signatur
Konfigurera Gmail, DocuSign-förfrågningar och Trello-spårning för att slutföra kandidatens livscykel.
- Konfigurera Email Follow-up Invite för att skicka uppföljningar efter intervjun; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era Gmail-uppgifter.
- Uppdatera Compose Rejection Email för att generera avslagsinnehållet som används längre fram i flödet.
- Konfigurera Send Rejection Notice för att skicka avslagsmeddelandet; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era Gmail-uppgifter.
- Konfigurera DocuSign Request för att skicka erbjudandepaketet; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut nödvändiga HTTP Request-uppgifter eller autentiseringsmetod för DocuSign.
- Konfigurera Generate Trello Card för att skapa ett spårningskort; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era Trello-uppgifter.
- Konfigurera Send Welcome Message för leverans av onboarding-e-post; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era Gmail-uppgifter.
Steg 6: konfigurera veckorapportering
Konfigurera pipelinen för veckosammanfattning för att samla in nyckeltal och publicera en rapport.
- Konfigurera Weekly Friday Trigger så att den kör enligt ert önskade veckoschema.
- I Compute Weekly Metrics implementerar ni aggregeringslogik baserat på fält som hämtas av Retrieve Candidate Data.
- Konfigurera Write Weekly Report för att skriva resultat till ert rapportkalkylark; Autentiseringsuppgifter krävs: anslut era Google Sheets-uppgifter.
- Bekräfta att Post Report Summary postar rapportsammanfattningen till er Slack-kanal för rapportering.
Steg 7: testa och aktivera ert workflow
Validera hela workflowet från slutförd intervju till veckorapportering innan ni går live.
- Klicka på Execute Workflow och trigga Interview Done Trigger manuellt med en testhändelse i kalendern.
- Bekräfta att Dispatch Feedback Form skickar ett Slack-meddelande och att Wait Two Hours för data vidare till Fetch Form Submission Status.
- Verifiera beslutsflödet från Compute Score & Decision till Interview Passed? och säkerställ att Airtable-poster uppdateras som förväntat.
- Kör Weekly Friday Trigger i testläge för att bekräfta att Write Weekly Report uppdaterar kalkylarket och att Post Report Summary postar i Slack.
- När resultaten ser korrekta ut växlar ni workflowet till Active för användning i produktion.
Vanliga fallgropar
- Slack-uppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det börjar skapa fel, kontrollera först scope:ar i Slack-appen och n8n:s credential-test.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om nedströmsnoder misslyckas på tomma svar.
- Standardpromptar i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera outputs för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 45 minuter om ert formulär och er Airtable-base redan finns.
Nej. Du kopplar främst konton och mappar fält mellan Slack, Airtable och ert formulär.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med kostnader för eventuellt formulärverktyg eller DocuSign om du aktiverar de stegen.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men då byter du HTTP Request-steget “Fetch Form Submission Status” så att det matchar API:et hos din formulärleverantör. De flesta anpassar också texten i Slack-meddelandet, väntetiden på 2 timmar och vilka Airtable-fält som skrivs i “Record Interview Feedback”. Om ert team poängsätter annorlunda, justera kodsteget “Compute Score & Decision” så att godkänd/underkänd matchar er bedömningsmall.
Oftast beror det på utgångna uppgifter eller att Slack-appen saknar scope:ar för att posta meddelanden. Anslut Slack-credential på nytt i n8n och bekräfta sedan att botten är tillåten i kanalen eller kan DM:a användare i er workspace. Om det bara misslyckas ibland kan du slå i rate limits under intensiva intervjublock.
Mer än tillräckligt för ett litet team.
Ofta, ja, eftersom det här flödet inte bara är “skicka ett meddelande”. Du har väntetider, villkorade grenar, statusuppdateringar och veckorapportering, vilket brukar bli rörigt (och dyrt) i enklare verktyg. n8n ger dig också ett tydligt alternativ för egen drift om du vill ha obegränsade körningar och mer kontroll över data. Zapier eller Make kan vara snabbare för en enkel Slack-påminnelse, ärligt talat, men de känns oftast inte lika robusta när du lägger till godkänd/underkänd-logik och uppföljningar i flera steg. Om du vill ha en second opinion innan du bygger, prata med en automationsexpert.
Sätt upp det här en gång så slutar teamet leka “feedbackdetektiv” efter varje intervju. Airtable hålls uppdaterat, Slack sköter påminnelserna och besluten fattas snabbare.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.