Du lämnar ett möte, och sedan börjar det riktiga jobbet. Stressa fram anteckningar, försöka minnas beslut och skriva en sammanfattning som på något sätt aldrig blir läst.
Marknadschefer märker det när “snabba avstämningar” staplas på hög. Byråägare märker det när kunder frågar vad ni kom överens om, två dagar senare. Och operationsansvariga vill bara att mötessammanfattningar via e-post är konsekventa, sökbara och faktiskt skickas.
Det här n8n-flödet spelar in ditt möte, transkriberar det, skapar en korrekt formaterad AI-sammanfattning och mejlar den till deltagarna automatiskt. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och var team vanligtvis justerar.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutligt resultat:
n8n Workflow Template: Google Kalender till e-post: mötesrecap åt dig
flowchart LR
subgraph sg0["End Meeting Flow"]
direction LR
n2@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "End Meeting Trigger ", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Stop Vexa Bot "]
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Meeting Audio File "]
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Transcribe Meeting Audio "]
n6@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Prepare Transcript for AI ", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Generate Meeting Summary ", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Model", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send email", pos: "b", h: 48 }
n8 -.-> n7
n3 --> n4
n3 --> n5
n2 --> n3
n7 --> n9
n5 --> n6
n6 --> n7
end
subgraph sg1["Start Meeting Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Start Meeting Trigger ", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Launch Vexa Bot for Meeting "]
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n2,n0 trigger
class n7,n8 ai
class n3,n4,n5,n1 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n3,n4,n5,n1 customIcon
Problemet: mötessammanfattningar blir alltid “senare”
Mötesanteckningar är lätta att hoppa över eftersom de inte är någons “huvuduppgift”. Någon halvlyssnar medan de skriver. Någon annan lovar att skicka en sammanfattning. Sen blir dagen stressig, detaljerna blir suddiga och uppföljningarna blir som visklek. Nästa vecka tar ni upp samma beslut igen eftersom ingen hittar vad ni kom överens om. Och om en kund eller intressent inte var med på samtalet fastnar ni i att försöka återskapa sammanhang från minnet, chattfragment och kalenderinbjudningar.
Det här summerar snabbt. Här är var det oftast faller isär.
- Att skriva en sammanfattning efter ett 45-minutersmöte tar ofta ytterligare 20–30 minuter, särskilt om du behöver fördela action items tydligt.
- Detaljer “städas upp” oavsiktligt, så beslut och ägarskap blir otydliga när du läser dem senare.
- Sammanfattningar hamnar på slumpmässiga ställen (Docs, Slack-trådar, inkorgar), vilket gör dem svåra att söka i när du behöver bevis.
- Om personen som brukar anteckna är borta faller hela systemet samman i en vecka.
Lösningen: Google Calendar-triggers → AI-sammanfattning via e-post
Det här flödet gör din Google Calendar-bokade mötestid till ett sammanfattningsmejl utan att vara beroende av någons minne. När mötet startar upptäcker n8n det och triggar en inspelningsbot (via HTTP-förfrågan) som går med och fångar ljud. När mötet slutar stoppar flödet inspelningen, hämtar ljudfilen och skickar den till en transkriberingstjänst. Därefter formateras transkriptet och skickas in i en AI-sammanfattningskedja (med en LLM-motor bakom) för att skapa en skarp sammanfattning: huvudpunkter, beslut, action items och nästa steg. Till sist skickar n8n sammanfattningsmejlet till mötesdeltagarna automatiskt.
Flödet börjar med bevakning av start och slut för Google Calendar-möten. I mitten använder det HTTP-förfrågningar för att styra inspelning och transkribering, och sedan ett dedikerat AI-sammanfattningssteg för att strukturera sammanfattningen. Sista steget är enkelt men kraftfullt: ett välformulerat mejl som går iväg medan deltagarna fortfarande minns diskussionen.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Det här automatiserar flödet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du håller 10 möten i veckan och skickar sammanfattningar till i snitt 6 personer. Manuellt kanske du lägger cirka 25 minuter på att skriva varje sammanfattning, plus ytterligare 5 minuter för att formatera och mejla, alltså ungefär 5 timmar i veckan. Med det här flödet blir “arbetet” nära noll: mötet slutar, transkribering och sammanfattning kör i bakgrunden i kanske 10–20 minuter, och sammanfattningsmejlet går ut automatiskt. Du får tillbaka tiden och sammanfattningen blir ändå gjord, varje gång.
Det du behöver
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Calendar för att upptäcka när möten startar och slutar.
- E-post (SMTP) för att skicka sammanfattningsmejl till deltagare.
- API-uppgifter för Vexa Bot (hämtas i din Vexa Bot-dashboard).
Svårighetsgrad: Medel. Du kopplar in autentiseringar, justerar prompts och testar med ett riktigt möte.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuterskonsultation).
Så fungerar det
Google Calendar upptäcker mötet. En bevakning av mötesstart triggas när ditt schemalagda samtal börjar, och en bevakning av mötesslut triggas när det avslutas.
En inspelningsbot styrs automatiskt. n8n skickar HTTP-förfrågningar för att starta inspelningsboten vid start och avslutar den vid slut, så att du slipper hålla på med verktyg mitt i samtalet.
Ljud blir text, och blir sedan en sammanfattning. Flödet hämtar den inspelade ljudfilen, skickar den till ett transkriberingssteg, formaterar transkriptet och kör en AI-kedja som skriver ett strukturerat referat (diskussionspunkter, beslut, action items, nästa steg). Ärligt talat är det här där de flesta “AI-sammanfattningar” misslyckas, så du vill anpassa prompten till ditt språk.
Sammanfattningen levereras via e-post. n8n skickar den färdiga sammanfattningen till deltagarna så att alla går därifrån med samma förståelse och tydliga ansvariga.
Du kan enkelt ändra sammanfattningsformatet för att matcha teamets stil, eller byta transkriberingsleverantör utifrån dina behov. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera Google Calendar-triggern
Konfigurera kalendertriggers för att upptäcka händelser när möten startar och slutar.
- Lägg till och öppna Meeting Start Watcher, och ställ sedan in Trigger On till
eventStartedoch Calendar ID till[YOUR_EMAIL]. - I Meeting Start Watcher låter ni Poll Times vara inställt på
everyMinute. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Meeting Start Watcher.
- Lägg till och öppna Meeting End Watcher, och ställ sedan in Trigger On till
eventStartedoch Calendar ID till[YOUR_EMAIL]. - I Meeting End Watcher låter ni Poll Times vara inställt på
everyMinute. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Meeting End Watcher.
Steg 2: Anslut kontrollerna för inspelningsboten
Konfigurera HTTP-anropen som startar och stoppar inspelningsboten.
- Öppna Initiate Recording Bot och ställ in URL till
https://gateway.dev.vexa.ai/botsmed MethodPOST. - I Initiate Recording Bot ställer ni in Send Body och Send Headers till
true. - I Initiate Recording Bot > Body Parameters lägger ni till: platform =
google_meet, native_meeting_id ={{ $json.conferenceData.conferenceId }}, language =en, bot_name =Oneclick Bot. - I Initiate Recording Bot > Header Parameters ställer ni in X-API-Key till
[CONFIGURE_YOUR_API_KEY]. - Öppna Terminate Recording Bot och ställ in URL till
=https://gateway.dev.vexa.ai/bots/google_meet/{{ $json.conferenceData.conferenceId }}med MethodDELETE. - I Terminate Recording Bot ställer ni in Send Headers till
trueoch ställer in X-API-Key till[CONFIGURE_YOUR_API_KEY].
Steg 3: Hämta och transkribera mötesljud
När mötet är slut hämtar arbetsflödet ljud och transkriberar det parallellt, och formaterar sedan transkriptionen för sammanfattning.
- Bekräfta flödet: Meeting End Watcher är kopplad till Terminate Recording Bot.
- Säkerställ att Terminate Recording Bot skickar output till både Retrieve Meeting Audio och Convert Audio to Text parallellt.
- Öppna Retrieve Meeting Audio och ställ in URL till
=https://gateway.dev.vexa.ai/meeting_audio/google_meet/{{ $('Meeting End Watcher').item.json.conferenceData }}med Send Headers aktiverat. - Öppna Convert Audio to Text och ställ in URL till
=https://gateway.dev.vexa.ai/transcripts/google_meet/{{ $('Meeting End Watcher').item.json.conferenceData.conferenceId }}med Send Headers aktiverat. - I Format Transcript Data lägger ni till en tilldelning: text =
{{ $json.segments }}.
Steg 4: Sätt upp AI-generering av sammanfattning
Konfigurera LLM-kedjan för att sammanfatta transkriptionen.
- Öppna Compose Summary Draft och ställ in Prompt Type till
define. - I Compose Summary Draft ställer ni in Text till
=Provide a concise summary of following texts in nested bullets, using quotes only when absolutely essential for clarity. Start output directly with the response. {{ $json.text }}. - Öppna Llama Model Engine och ställ in Model till
llama3.2-16000:latest. - Llama Model Engine är ansluten som språkmodell för Compose Summary Draft — säkerställ att inloggningsuppgifter är tillagda i Llama Model Engine.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era ollamaApi-inloggningsuppgifter till Llama Model Engine.
Steg 5: Konfigurera e-postutskick
Skicka den genererade sammanfattningen till er inkorg.
- Öppna Dispatch Summary Email och ställ in Subject till
Meeting Summary. - Ställ in To Email till
[YOUR_EMAIL]och From Email till[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Email Format till
text. - Ställ in Text till
{{ $json.output }}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era smtp-inloggningsuppgifter till Dispatch Summary Email.
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera arbetsflödet från start till mål och aktivera det sedan för användning i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och trigga en testhändelse i Google Meet för att starta flödet från Meeting Start Watcher.
- Bekräfta att Initiate Recording Bot skickar en lyckad POST och att Terminate Recording Bot skickar en DELETE när mötet avslutas.
- Verifiera att Convert Audio to Text producerar transkriptdata och att Compose Summary Draft ger en sammanfattning.
- Kontrollera att Dispatch Summary Email levererar ett meddelande med sammanfattningstexten.
- När allt fungerar växlar ni arbetsflödet till Active för löpande automation.
Vanliga fallgropar
- Google Calendar-autentisering kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först dina n8n-credential-inställningar och åtkomstomfattningar i Google-kontot.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processingtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in ert tonalitet och ert varumärkesspråk tidigt, annars kommer du att redigera resultat för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 45 minuter om dina uppgifter för Google Calendar, e-post och Vexa är klara.
Nej. Du kopplar mest konton och klistrar in API-uppgifter i n8n.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in dina kostnader för transkribering/LLM (för många team handlar det om några cent per möte).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det bör du. De flesta team justerar AI-steget “Compose Summary Draft” så att resultatet matchar deras verklighet (punktade beslut, action items med ansvariga, risker och en kort “TL;DR”). Du kan också justera steget “Format Transcript Data” för att inkludera mötesmetadata som titel, datum och deltagarlista. Om du vill använda en annan modell byter du “Llama Model Engine” till den LLM du föredrar och testar sedan med två eller tre riktiga möten för att låsa tonaliteten.
Oftast beror det på utgången Google-autentisering eller saknade kalenderbehörigheter. Anslut om Google Calendar-credential i n8n och bekräfta sedan att den specifika kalendern är åtkomlig för det kontot. Om triggrarna fortfarande inte går igång, kontrollera vilken eventtyp du lyssnar efter och se till att du testar med ett riktigt schemalagt möte (inte en direkt samtalslänk). Rate limits kan också dyka upp om du övervakar många kalendrar samtidigt.
Tillräckligt för de flesta små team.
Det beror på hur “seriös” du vill att sammanfattningen ska vara. Zapier och Make kan trigga på kalenderhändelser och skicka mejl, men mötesinspelning, hantering av transkript och AI-sammanfattning kräver oftast mer kontroll, bättre förgrening och enklare felsökning. n8n är också bekvämt med HTTP-förfrågningar, vilket är viktigt här eftersom inspelningsbotar och transkribering ofta ligger bakom API:er. Om du har hög mötesvolym gör self-hosting att kostnaderna blir mer förutsägbara. Om du bara behöver ett enkelt “skicka mall efter mötet” kan Zapier gå snabbare att sätta upp. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När det här väl rullar slutar sammanfattningar att vara en “kanske”. Flödet tar hand om adminarbetet så att du kan vara närvarande i mötet och ändå gå därifrån med korrekt formaterade nästa steg.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.