Din leadlista bara växer. Svar trillar in, möten bokas, någon klickar på en länk … och ändå slinker de bästa prospekten igenom eftersom ”vi följer upp i morgon” plötsligt blir nästa vecka.
Det är precis vad lead scoring-automatisering är byggd för. SDR:er märker det först, men stressade marknadschefer och byråägare som jagar flera pipelines drabbas lika hårt. Du behöver en daglig lista som talar om vem du ska kontakta – inte ännu en flik att sortera.
Det här arbetsflödet rankar dina leads i Google Sheets, plockar ut dina topp 10 och skapar sedan uppföljningsuppgifter i ClickUp med föreslagna kontakttider baserat på tidszon. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och var team oftast kör fast.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + ClickUp: missa aldrig heta leads
flowchart LR
subgraph sg0["Manual Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Read Leads from Sheet", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Sort by Priority Score", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Select Top 10 Leads", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Suggest Optimal Send Time", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/clickup.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create ClickUp Task"]
n6@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Sheet - Mark as Queued", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Calculate Days Since Contact1", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Calculate Priority Score1", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n1
n5 --> n6
n3 --> n4
n1 --> n7
n2 --> n3
n8 --> n2
n4 --> n5
n7 --> n8
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1,n6 database
class n4,n7,n8 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n5 customIcon
Problemet: heta leads försvinner i kalkylbladsbrus
Leadspårning i kalkylblad funkar – tills den inte gör det. Så fort du har mer än några dussin leads blir triage ett dagligt miniprojekt: filtrera på engagemang, skanna datum för senaste kontakt, gissa vem som är ”varm”, och sedan försöka fördela uppföljningar utan att trampa på en kollegas tår. Och eftersom det är manuellt gör du det inte på samma sätt varje dag. En morgon prioriterar du senaste webbaktivitet. Nästa dag jagar du dem som känns bekanta. Resultatet blir smärtsamt: leads med hög intent svalnar medan du sorterar kolumner.
Det växer snabbt. Här är var det brukar fallera i verkligheten.
- Du lägger cirka 30–60 minuter per dag på att filtrera, sortera och tveka kring listan innan du ens skickar ett enda meddelande.
- Tajmingen för uppföljning blir slarvig, särskilt över tidszoner, så din ”snabba touch” landar klockan 02.00 hos leadet.
- Bra leads ser inte ”akuta” ut i ett kalkylblad, vilket gör att den tysta men köpredo kunden ignoreras.
- Ägarskapet är otydligt, så två personer kontaktar samma lead – eller ingen gör det.
Lösningen: poängsätt leads i Sheets, köa uppgifter i ClickUp
Den här automatiseringen gör ditt lead-kalkylblad till en daglig, rankad kontaktkö. Den hämtar dina leadrader från Google Sheets (namn, engagemangspoäng, datum för senaste kontakt, tidszon, e-post), räknar ut hur många dagar det var sedan du senast hörde av dig och kombinerar det med engagemang för att skapa en enda prioritetspoäng. Sedan sorterar den listan, behåller bara dina toppleads och skapar uppföljningsuppgifter i ClickUp med lead-detaljerna redan ifyllda. Till sist uppdaterar den Google Sheet så att du ser vilka leads som köats, vilket förhindrar dubbelarbete och håller systemet konsekvent.
Arbetsflödet startar när du kör det i n8n (manuellt i början, och sedan på schema om du vill). Därifrån räknar det ut aktualitet och prioritet, väljer topp 10, föreslår en idealisk sändtid baserat på tidszon och skickar allt till ClickUp som genomförbara uppgifter.
Det här får du: automatisering kontra resultat
| Det här arbetsflödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att ditt ark har 200 aktiva leads och du vill följa upp med de bästa 10 varje dag. Manuellt kanske du lägger cirka 20 minuter på att sortera efter engagemang, ytterligare 20 minuter på att kontrollera datum för senaste kontakt, och sedan 20 minuter på att skapa eller tilldela uppgifter i ClickUp. Det är ungefär en timme innan outreach ens börjar. Med det här arbetsflödet klickar du på kör (cirka 1 minut), väntar på poängsättning och skapande av uppgifter (oftast ett par minuter), och så har du en ClickUp-lista som är redo att jobba i.
Det du behöver
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra leadrader och poäng
- ClickUp för att ta emot uppföljningsuppgifter för teamet
- Google-inloggning (anslut via n8n-noden för Google Sheets)
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, bekräftar några ID:n och matchar dina kolumner i arket mot arbetsflödet.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så här fungerar det
Du triggar körningen. Det börjar med en manuell start i n8n, vilket är perfekt för testning. Många team byter senare till ett dagligt schema så att kön ligger klar varje morgon.
Dina lead-data hämtas från Google Sheets. Arbetsflödet läser raderna och hämtar fälten du bryr dig om, inklusive engagemangspoäng, datum för senaste kontakt, tidszon och e-post.
Prioritet räknas ut automatiskt. Det beräknar ”dagar sedan senaste kontakt” och använder sedan en viktad formel (70 % engagemang, 30 % aktualitet) för att skapa en enda prioritetspoäng som du kan sortera på pålitligt.
ClickUp-uppgifter skapas och arket uppdateras. Den behåller bara topp 10, föreslår en bästa kontakttid baserat på tidszon, skapar ClickUp-uppgifter med lead-detaljerna och markerar dessa leads som köade tillbaka i Google Sheets.
Du kan enkelt ändra topp-10-gränsen till topp-20 (eller topp-5) utifrån er outreach-kapacitet. Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den manuella triggern
Det här arbetsflödet startar manuellt så att ni kan köra lead-kön vid behov.
- Lägg till noden Manual Launch Trigger som arbetsflödets trigger.
- Lämna standardinställningarna som de är, eftersom Manual Launch Trigger inte har några parametrar.
Steg 2: anslut Google Sheets
Dessa noder läser in lead-data och uppdaterar status efter att uppgifter har skapats.
- Öppna Retrieve Leads Spreadsheet och ställ in Document till
[YOUR_ID]och Sheet till[YOUR_ID]. - Inloggning krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Retrieve Leads Spreadsheet. - Öppna Update Sheet Queue Status och ställ in Operation till
updateoch Data Mode tillautoMapInputData. - Ställ in Document till
[YOUR_ID]och Sheet till[YOUR_ID]i Update Sheet Queue Status. - Inloggning krävs: Anslut era
googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Update Sheet Queue Status.
[YOUR_ID] i båda Google Sheets-noderna med riktiga dokument- och blad-ID:n, annars kommer arbetsflödet inte att kunna läsa in data.Steg 3: sätt upp lead scoring och prioritering
Dessa bearbetningsnoder beräknar aktualitet, tar fram en prioritetspoäng, sorterar leads och begränsar listan till de högst rankade resultaten.
- I Compute Days Since Contact behåller ni den förinställda Function Code för att beräkna
Days_Since_Last_ContactfrånLast_Contact_Date. - I Derive Priority Score behåller ni den förinställda Function Code för att beräkna
Priority_Scorebaserat på engagemang och aktualitet. - Konfigurera Order by Priority Rating för att sortera på Priority_Score med Order satt till
descending. - Ställ in Limit to Top Leads → Max Items till
10. - Behåll Function Code i Propose Best Contact Time för att fylla i
Suggested_Send_Timebaserat på fältetTimezone.
Last_Contact_Date, Engagement_Score och Timezone.Steg 4: konfigurera skapande av ClickUp-uppgifter
Det här steget skapar en uppgift för varje prioriterad lead.
- Öppna Generate ClickUp Task och ställ in Team till
[YOUR_ID], Space till[YOUR_ID]och List till[YOUR_ID]. - Ställ in Name till
={{ $json.Lead_Name }} - Priority Follow-upför att namnge uppgifter dynamiskt. - Låt Folderless vara aktiverat som
trueom er lista inte ligger i en mapp. - Inloggning krävs: Anslut era
clickUpApi-inloggningsuppgifter för Generate ClickUp Task.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att verifiera lead scoring, skapande av uppgifter och uppdateringar i arket innan ni aktiverar.
- Klicka på Execute Workflow för att trigga Manual Launch Trigger.
- Bekräfta att Retrieve Leads Spreadsheet hämtar rader och att Order by Priority Rating sorterar på
Priority_Score. - Verifiera att Generate ClickUp Task skapar uppgifter med namn som
Lead Name - Priority Follow-up. - Kontrollera Update Sheet Queue Status för uppdaterade rader i ert ark.
- Växla arbetsflödet till Active när den manuella körningen lyckas.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-inloggningar kan löpa ut eller kräva särskilda behörigheter. Om något slutar fungera, börja med att kontrollera sidan Credentials i n8n och bekräfta sedan att arket är delat med samma Google-konto.
- Skapandet av ClickUp-uppgifter kan misslyckas om Space/List-ID:n ändras eller om token tappar åtkomst. Kontrollera inställningarna i ClickUp-noden och bekräfta att mål-Listan fortfarande finns och att din användare fortfarande har behörighet.
- Tidszonvärden i arket måste vara konsekventa. Om vissa rader säger ”EST” och andra ”America/New_York” kan de föreslagna sändtiderna bli fel, så standardisera den kolumnen tidigt.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina kolumner i arket redan är klara.
Nej. Du kommer främst att koppla konton och mappa fält från Google Sheets in i arbetsflödet.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta hänsyn till eventuella krav på betald ClickUp-plan som er arbetsyta använder, men själva arbetsflödet kräver inget separat AI-API.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsat antal körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är en vanlig justering. Ändra noden ”Limit to Top Leads” till 5, 20 eller vad teamet klarar av, och justera sedan funktionen ”Derive Priority Score” om du vill ha andra vikter än 70/30. Vissa team lägger också till en regel som exkluderar alla som kontaktats de senaste dagarna, vilket gör att kön inte känns repetitiv.
Oftast handlar det om behörigheter eller en föråldrad token. Anslut om ClickUp-inloggningen i n8n och bekräfta sedan att List-ID:t där du skapar uppgifter fortfarande är giltigt och åtkomligt för den ClickUp-användaren. Om det bara misslyckas ibland kan du slå i ClickUps rate limits när du försöker skapa många uppgifter på en gång, så minska batchstorleken eller kör det mer sällan. Kontrollera också obligatoriska fält i ClickUp (vissa arbetsytor kräver en tilldelad person eller ett anpassat fält).
Några hundra rader i Google Sheets fungerar vanligtvis bra för en daglig körning.
Det beror på hur noga du är med logiken för poängsättning. n8n är starkt när du vill ha full kontroll över formler (som viktningen 70 % engagemang och 30 % aktualitet), sortering och filtrering utan att betala extra för varje gren eller steg. Du får också en väg för egen drift, vilket är praktiskt om du kör detta dagligen och inte vill fundera på uppgiftsgränser. Zapier eller Make kan vara snabbare för enkla ”ny rad → skapa uppgift”-automatiseringar, men de blir klumpiga när du behöver rankning över hela arket. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så pekar vi dig mot det mest effektiva alternativet.
När detta väl rullar får du automatiskt svar på frågan ”vem ska jag kontakta i dag?”. Arbetsflödet sköter sorteringen och köningen så att du kan fokusera på den outreach som faktiskt stänger affärer.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.