Bidragsutlysningar finns alltid ”någonstans”. En RSS-sida hos myndigheten, en PDF-uppdatering, ett nyhetsinlägg – och sedan en deadline som ligger begravd och som du tänkte lägga in. Du tappar tråden, missar ett datum och hamnar i reaktivt läge i stället för att planera.
Bidragskonsulter känner av det först. Småföretagare som jagar finansiering känner det också. Och drift-/ops-personer i ideella organisationer fastnar i samma copy‑paste-rutin. Den här automatiseringen av bidragsdigest gör röriga offentliga uppdateringar till en strukturerad översikt och en Gmail-sammanfattning du kan agera på.
Det här flödet hämtar de senaste bidragsposterna från Ministry of Health, Labour and Welfare (MHLW), använder AI för att strukturera dem, loggar dem i Google Sheets och mejlar dig sedan ett lättläst digest. Du får se vad som automatiseras, vad du får tillbaka och vad du ska tänka på när du sätter upp det.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + Gmail: bidragssammanfattningar
flowchart LR
subgraph sg0["Schedule Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Schedule Trigger", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "RSS Feed Reader", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Loop Over Items", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Text Classifier", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "AI Agent", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenRouter Chat Model (for A..", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Structured Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n7@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Google Sheets", pos: "b", h: 48 }
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Aggregate", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Code in JavaScript"]
n10@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Gmail", pos: "b", h: 48 }
n4 --> n2
n8 --> n9
n7 --> n8
n2 --> n7
n2 --> n3
n1 --> n2
n3 --> n4
n0 --> n1
n9 --> n10
n6 -.-> n4
n5 -.-> n4
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n3,n4,n6 ai
class n5 aiModel
class n7 database
class n9 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n9 customIcon
Problemet: Bidragsuppdateringar är lätta att missa (och svåra att följa upp)
Offentlig bidragsinformation levereras sällan på ett sätt som du kan använda direkt. Ena dagen är det ett RSS-inlägg med luddig formulering. Nästa vecka kommer en uppföljning som ändrar deadline eller förtydligar vem som kvalificerar. Om du följer program över flera regioner eller kategorier hamnar du också i att läsa samma långa inlägg om och om igen bara för att svara på grundfrågor: ”Är detta relevant?” och ”Vad gör vi härnäst?” Den manuella processen känns liten i stunden, men över en månad blir det en hög med halvfärdiga anteckningar, inkonsekventa kalkylark och missade möjligheter.
Det går snabbt utför. Här är var det fallerar.
- Du läser varje inlägg eftersom filtreringen är opålitlig, och det stjäl cirka 20 minuter om dagen.
- Deadlines och belopp kopieras på olika sätt varje gång, så ditt kalkylark slutar vara tillförlitligt.
- När du väl skickar en intern uppdatering (eller en notis till kund) har detaljerna redan ändrats.
- Du kan inte enkelt svara på ”vad är nytt sedan förra veckan?” utan att scrolla och gissa.
Lösningen: Ett AI-strukturerat bidragsflöde som uppdaterar ditt ark och mejlar dig höjdpunkterna
Det här n8n-flödet körs enligt schema (dagligen eller veckovis) och hämtar de senaste posterna från MHLW:s RSS-flöde. Varje post kategoriseras snabbt av en AI-klassificerare så att du inte behandlar varje tillkännagivande som ett bidrag. För posterna som faktiskt är viktiga plockar en AI-agent ut detaljerna du behöver: titel, en sammanfattning på klarspråk, deadline, belopp (om det finns), vem det gäller och käll-URL. Det strukturerade resultatet läggs till i Google Sheets med bidragstiteln som nyckel, vilket håller din databas mer strukturerad över tid. Till sist sammanställer flödet de nya posterna till en enkel HTML-tabell och skickar den till dig via Gmail, så att du kan skumma och agera utan att öppna tio flikar.
Flödet börjar med en schemalagd trigger. Sedan läser det RSS-flödet och loopar igenom poster i batchar. AI hanterar kategorisering och extrahering, Google Sheets blir din källa för sanningen och Gmail levererar digestet till din inkorg.
Det du får: Automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: Så här ser det ut i praktiken
Säg att du kollar MHLW:s webbplats fem dagar i veckan och loggar uppdateringar i ett ark. Manuellt tar det oftast runt 10 minuter att skanna inlägg plus ytterligare 10 minuter att sammanfatta och kopiera nyckelfälten – alltså cirka 20 minuter per dag (ungefär 1,5 timmar i veckan). Med det här flödet ställer du in att det körs varje morgon och lägger sedan kanske 5 minuter på att läsa ett Gmail-digest och öppnar bara länkar som verkar relevanta. Det är ungefär en timme tillbaka varje vecka, och ditt kalkylark håller sig konsekvent.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för din databas för bidragsspårning
- Gmail för att skicka digest-mejlet till dig själv
- OpenRouter API-nyckel (hämta den i din OpenRouter-dashboard)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en API-nyckel och ändrar ett Sheet ID och en e-postadress.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automatiseringsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En schemalagd körning sätter igång allt. Du väljer dagligen eller veckovis, så flödet letar upp uppdateringar utan att du behöver komma ihåg det.
RSS-poster hämtas och bearbetas sedan i små batchar. n8n läser MHLW:s RSS-flöde och loopar sedan över varje post så att AI-stegen och uppdateringen av Google Sheets sker stabilt, även när det finns flera inlägg.
AI sorterar och strukturerar innehållet. Först kategoriserar den inlägget (Bidrag/Subvention, Arbetsrelaterat eller Övrigt). Därefter extraherar AI-agenten fälten du bryr dig om, och en strukturerad parser gör om det till korrekt formaterad JSON som ditt ark faktiskt kan lagra.
Din databas uppdateras och sedan får du ett e-postdigest. Google Sheets får rader tillagda eller uppdaterade med titeln som nyckel, flödet aggregerar de nya posterna, genererar en HTML-tabell och Gmail skickar sammanfattningen till din inkorg.
Du kan enkelt ändra kategorierna och de extraherade fälten så att de matchar ditt sätt att följa upp (till exempel lägga till ”region” eller ”bransch”). Se hela implementeringsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den schemalagda automationstriggern
Ställ in schemat som startar pipelinen och hämtar nya bidragsposter automatiskt.
- Lägg till noden Scheduled Automation Trigger som er workflow-trigger.
- Öppna Scheduled Automation Trigger och definiera ert önskade schema i inställningarna för Rule (t.ex. varje timme eller dagligen).
- Koppla Scheduled Automation Trigger till Retrieve RSS Updates.
Steg 2: anslut RSS-flödeskällan och batchning
Hämta RSS-posterna och batcha dem för att kontrollera bearbetningsvolymen.
- I Retrieve RSS Updates ställer ni in URL till
https://www.mhlw.go.jp/stf/news.rdf. - Öppna Iterate Through Records och ställ in Batch Size till
10. - Koppla Retrieve RSS Updates till Iterate Through Records.
- Iterate Through Records skickar utdata till både Update Spreadsheet och Text Categorizer parallellt.
Steg 3: konfigurera AI-klassificering och sammanfattning
Klassificera varje RSS-item och generera strukturerade bidragssammanfattningar med AI-agentstacken.
- I Text Categorizer ställer ni in Input Text till
{{ $json.title + ' ' + ($json.contentSnippet || '') }}. - Verifiera att kategorierna i Text Categorizer inkluderar
Grant/Subsidy,Labor-relatedochOthermed deras beskrivningar. - I AI Summary Agent ställer ni in Text till
{{ $json }}, ställer Prompt Type tilldefineoch aktiverar Has Output Parser. - Ställ in System Message i AI Summary Agent till den angivna prompten för bidragsextraktion (instruktionerna för JSON-extraktion i flera rader).
- Öppna Structured JSON Parser och klistra in JSON Schema Example exakt som angivet för att tvinga fram strukturerad output.
- Anslut OpenRouter Chat Model som språkmodell för AI Summary Agent.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era openRouterApi-uppgifter i OpenRouter Chat Model.
- Säkerställ att Structured JSON Parser är ansluten som output-parser för AI Summary Agent; autentiseringsuppgifter läggs till i OpenRouter Chat Model, inte i parsern.
- Koppla Text Categorizer till AI Summary Agent och AI Summary Agent tillbaka till Iterate Through Records för att fortsätta batchbearbetningen.
Steg 4: konfigurera loggning och aggregering i kalkylark
Skriv strukturerad bidragsdata till Google Sheets och slå ihop items för e-postformatering.
- I Update Spreadsheet ställer ni in Operation till
appendOrUpdate. - Ställ in Document ID till kalkylarket med namnet
Grant Databaseoch Sheet Name tillGrants Sheet. - Ställ in Matching Columns till
Titleför att undvika dubbletter. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Update Spreadsheet.
- Koppla Update Spreadsheet till Combine Records och ställ in Aggregate till
aggregateAllItemData.
Steg 5: konfigurera HTML-generering och e-postutskick
Generera en formaterad HTML-rapport och skicka den via Gmail.
- I Generate HTML Table ställer ni in JavaScript Code till det angivna skriptet som bygger HTML-tabellen och returnerar
html_body. - Koppla Combine Records till Generate HTML Table.
- I Dispatch Email Notification ställer ni in Send To till
[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Subject till
New Grants Detectedoch Message till{{ $json.html_body }}. - Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Dispatch Email Notification.
- Koppla Generate HTML Table till Dispatch Email Notification.
Steg 6: testa och aktivera ert workflow
Verifiera hela pipelinen och aktivera schemat för löpande övervakning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test från Scheduled Automation Trigger.
- Bekräfta att Update Spreadsheet lägger till eller uppdaterar rader i
Grant Database→Grants Sheet. - Verifiera att Dispatch Email Notification skickar ett e-postmeddelande som innehåller HTML-tabellen med bidrag.
- När allt ser korrekt ut växlar ni workflowet till Active för att köra enligt det konfigurerade schemat.
Vanliga fallgropar
- Behörigheter i Google Sheets kan vara knepiga om kalkylarket ligger i en delad enhet. Om uppdateringar misslyckas, kontrollera n8n-uppgifterna för Google Sheets och bekräfta att arket är åtkomligt för det Google-kontot.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om nedströmsnoder fallerar på tomma svar.
- OpenRouter-uppgifter och modellåtkomst kan ändras. Om AI-stegen plötsligt returnerar fel, verifiera din OpenRouter API-nyckel, ditt kontosaldo och den valda modellen i Chat Model-noden.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Google- och OpenRouter-konton är redo.
Nej. Du klistrar mest in ID:n, kopplar konton och justerar några textfält.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med OpenRouter-användning, vilket vanligtvis är lågt för ett dagligt digest.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att sätta upp) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och klarar n8n bra. Egen drift ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är en av de bästa uppgraderingarna. Lägg till fler RSS Feed Reader-noder (eller duplicera den befintliga) och Merge:a sedan posterna in i samma batch-loop så att klassificeraren och AI-agenten hanterar allt konsekvent. Vanliga anpassningar är att lägga till andra ministeriers flöden, inkludera ett fält för ”anteckningar om behörighet” i den strukturerade outputen och ändra Gmail-mallen så att poster grupperas per kategori.
Oftast handlar det om behörigheter. Bekräfta att Google-kontot som används i n8n-uppgifterna kan redigera kalkylarket och dubbelkolla Sheet ID och fliknamn i Google Sheets-noden. Om arket ligger i en Shared Drive kan åtkomstreglerna vara striktare än i en personlig Drive. Håll också koll på om flikar bytt namn, eftersom flödet inte kan uppdatera en flik som inte längre finns.
En normal veckobatch fungerar fint även på små n8n-installationer, och egen drift tar bort körningsbegränsningar helt.
Ofta, ja, eftersom det här flödet bygger på AI-klassificering, strukturerad parsing och batch-logik som blir dyr eller klumpig i enklare verktyg. n8n låter dig också köra egen drift, vilket spelar roll när du kör schemalagda kontroller för alltid och inte vill tänka på task-limiter. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du bara behöver ”RSS till e-post” utan strukturerad databas. Så fort du vill ha konsekventa fält i Google Sheets, avduplicering på titel och ett formaterat HTML-digest är n8n en renare lösning. Om du vill ha hjälp att välja, prata med en automatiseringsexpert.
Ditt ark håller sig aktuellt, din inkorg förblir lätt att läsa och du slipper jaga detaljer. Sätt upp det en gång och använd tiden du får tillbaka till faktiska beslut.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.