Behöver ert företag hjälp med att implementera AI? Kontakta oss och få prisoffert här →
AI Skolan
januari 22, 2026

Google Sheets + Gmail: influencer-granskning klar

Rickard Andersson Partner, Nodenordic.se

Influenceransökningar ser enkla ut tills du drunknar i skärmdumpar, uppblåsta följarsiffror och e-postadresser som studsar. Samtidigt måste du ändå fatta ett beslut – och du får ta smällen om en ”bra creator” visar sig vara fejk.

Influencer managers känner av det här varje dag. En brand marketer som försöker lansera nästa vecka känner det också. Samma sak för en byråansvarig som ska granska 50 creators före lunch. Den här automationslösningen för influencer-vetting flyttar ansökningar till Google Sheets, validerar e-post, hämtar live-statistik från Instagram och YouTube och poängsätter och godkänner (eller avslår) automatiskt.

Du får se vad workflowet gör, vad du behöver för att köra det och hur det förändrar godkännanden från ”magkänsla” till ett repeterbart system.

Så här fungerar automatiseringen

Se hur detta löser problemet:

n8n Workflow Template: Google Sheets + Gmail: influencer-granskning klar

Utmaningen: granska influencers utan att slösa bort hela veckan

Manuell influencer-granskning är en märklig kombination av hög insats och låg trygghet. Du öppnar en ansökan, kopierar detaljer till ett kalkylark, kollar e-posten, hoppar till Instagram, sen YouTube, sen tillbaka till dina anteckningar. En profil ser stabil ut tills du märker att engagemanget är märkligt, eller att länken till ”YouTube-kanalen” i själva verket är ett fan-konto. Efter några rundor är du trött, du stressar, och konsekvensen försvinner. Värst är alternativkostnaden: varje timme du lägger på att validera grunderna är en timme du inte förhandlar leveranser, planerar kreativet eller förbättrar kampanjresultatet.

Det blir snabbt mycket. Här är var det oftast faller isär.

  • Du slutar med att dubbelkolla samma creator två gånger eftersom den första granskningen inte dokumenterades strukturerat.
  • Fejkade eller felstavade e-postadresser slinker igenom, så outreach och onboarding blir ett studsningskaos.
  • Följarantal ser imponerande ut, men du ser inte kvaliteten i engagemanget förrän senare (efter att du redan sagt ja).
  • Dina ”regler” ändras beroende på vem som granskar den dagen, vilket gör godkännanden svåra att försvara internt.

Lösningen: auto-poängsätt influenceransökningar och godkänn snabbare

Det här workflowet gör influencer-vetting till en enda, repeterbar pipeline. Det startar i samma ögonblick som någon skickar in en ansökan via ditt formulär (eller valfritt verktyg som kan skicka en webhook). Workflowet rensar upp payloaden, verifierar e-postadressen via VerifiEmail och stoppar dåliga inskick innan de ens kommer in i ditt system. För giltiga sökande hämtar det live-data från Instagram-profiler och YouTube-kanaler via RapidAPI-endpoints, och bearbetar sedan mätvärdena till en konsekvent uppsättning fält. Därefter räknar en poängfunktion ut ett viktat engagemangsbetyg (Instagram viktas högre än YouTube) och jämför mot dina trösklar. Om creatorn kvalificerar sig skriver workflowet hela posten till Google Sheets och skickar omedelbart ett personligt välkomstmejl via Gmail.

Workflowet börjar med en webhook och en snabb normalisering så att fält alltid är förutsägbara. Sedan validerar det e-posten och hämtar Instagram- och YouTube-metrik parallellt, och slår ihop resultaten till en profil. Till sist beräknar det en rating och agerar: godkända creators loggas i Sheets och får onboarding-instruktioner via e-post.

Vad som förändras: före vs. efter

Effekt i verkligheten

Säg att du får 40 influenceransökningar på en dag. Manuellt tar även en ”snabb” genomgång cirka 15 minuter per ansökan när du ska kontrollera e-postens giltighet, Instagram-statistik och YouTube-grunder, vilket blir runt 10 timmars arbete. Med det här workflowet tar bearbetningen cirka 30–45 sekunder per ansökan, så du landar på ungefär 30 minuter total workflow-tid medan du gör annat. Du kan fortfarande granska gränsfall, men du gör inte samma kontroller 40 gånger.

Krav

  • n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
  • Self-hosting-alternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
  • Google Sheets för godkännandedatabas och rapportering.
  • Gmail för att skicka välkomstmejl automatiskt.
  • RapidAPI-nyckel (prenumerera på Instagram120 och YouTube138).
  • VerifiEmail API-nyckel (hämta från VerifiEmail; gratisnivå finns).
  • Google OAuth2-uppgifter (skapa i Google Cloud Console för Gmail).

Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar credentials, mappar fält från ditt formulär och justerar poängtrösklar i ett Function/Code-steg.

Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).

Workflow-flödet

Ansökan träffar din webhook. Workflowet startar när ditt formulär eller din webbplats skickar en ansöknings-payload till n8n:s webhook-endpoint. Det är överlämningspunkten som ersätter ”någon kollar inkorgen”.

Fält rensas upp och valideras. Ett litet kodsteg normaliserar namn, handles och förväntade nycklar så att resten av workflowet inte skapar fel när någon ändrar en fältetikett i formuläret. Sedan kontrollerar VerifiEmail den sökandes e-post, och ogiltiga inskick stoppas direkt.

Instagram- och YouTube-metrik hämtas och poängsätts. n8n anropar Instagram120 och YouTube138 via HTTP-requests (RapidAPI), bearbetar de returnerade mätvärdena och slår ihop dem till en creator-profil. En poängfunktion beräknar en viktad rating och klassificerar creatorn baserat på dina trösklar och nivåer.

Godkända creators loggas och onboardas. Om creatorn uppfyller kriterierna lägger n8n till en rad i Google Sheets med mätvärden och beslutsunderlag, och sedan skickar Gmail ett välkomstmeddelande med nästa steg. Avslag loggas också internt med motivering så att du kan revidera beslut i efterhand.

Du kan enkelt justera godkännandetrösklar för att matcha din nisch och budget utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.

Steg-för-steg-guide för implementering

Steg 1: konfigurera webhook-triggern

Konfigurera ingången så att nya influenceransökningar kan skickas in till arbetsflödet.

  1. Lägg till noden Incoming Webhook Trigger och ställ in HTTP MethodPOST.
  2. Ställ in Path till /YOUR_CUSTOM_WEBHOOK_PATH.
  3. Säkerställ att er inkommande payload innehåller name, email, social_handles, niche och country eftersom Normalize Payload kräver dessa fält.

Steg 2: anslut e-postverifiering

Verifiera e-postadressens giltighet innan ni går vidare till sociala uppslag.

  1. Lägg till noden Email Verification Check och ställ in Email till {{ $json.email }}.
  2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era verifiEmailApi-inloggningsuppgifter.
  3. Koppla Normalize PayloadEmail Verification CheckRoute by Validation.

Steg 3: konfigurera normalisering av payload och routing för validering

Rensa inkommande data och routa giltiga ansökningar till parallella sociala uppslag.

  1. I Normalize Payload ska ni behålla den befintliga JavaScript-koden som tolkar body/query-data, validerar obligatoriska fält och normaliserar sociala handles.
  2. I Route by Validation konfigurerar ni den första regeln till att kontrollera att {{ $json.valid }} är lika med true och den andra regeln till att kontrollera att {{ $json.valid }} är lika med false.
  3. Koppla false-routen till Halt on Invalid Email för att stoppa ogiltiga inskick.
  4. Route by Validation skickar utdata till både Instagram Profile Lookup och YouTube Channel Lookup parallellt.

⚠️ Vanlig fallgrop: Om webhook-payloaden är en JSON-sträng kommer Normalize Payload att tolka den. Säkerställ att body är giltig JSON för att undvika felet “Invalid JSON format in request”.

Steg 4: konfigurera sociala uppslag och bearbetning

Hämta Instagram- och YouTube-data parallellt och normalisera deras mätetal.

  1. I Instagram Profile Lookup ställer ni in URL till https://instagram120.p.rapidapi.com/api/instagram/profile, aktiverar Send Body och Send Headers, och anger body-parametern username till {{ $('Normalize Payload').item.json.social_handles.instagram }}.
  2. I Instagram Profile Lookup ställer ni in header-värdena x-rapidapi-host till instagram120.p.rapidapi.com och x-rapidapi-key till [CONFIGURE_YOUR_API_KEY].
  3. I YouTube Channel Lookup ställer ni in URL till https://youtube138.p.rapidapi.com/channel/details, aktiverar Send Query och Send Headers, och anger query-parametrarna id till {{ $('Incoming Webhook Trigger').item.json.body.social_handles.youtube }}, hl till en och gl till US.
  4. I YouTube Channel Lookup ställer ni in header-värdena x-rapidapi-host till youtube138.p.rapidapi.com och x-rapidapi-key till [CONFIGURE_YOUR_API_KEY].
  5. Låt JavaScript-koden i Process Instagram Metrics och Process YouTube Metrics vara oförändrad för att tolka och berika mätetal.
  6. Koppla Process Instagram MetricsCombine Social Results (Input 1) och Process YouTube MetricsCombine Social Results (Input 2).

⚠️ Vanlig fallgrop: Båda RapidAPI-anropen kräver giltiga API-nycklar. Ersätt [CONFIGURE_YOUR_API_KEY] i både Instagram Profile Lookup och YouTube Channel Lookup, annars misslyckas anropen.

Steg 5: konfigurera poängsättning och godkännandelogik

Kombinera social data, beräkna influencer-betyget och avgör om ansökan ska godkännas.

  1. Koppla Combine Social ResultsCompute Influencer Rating för att slå ihop Instagram- och YouTube-mätetal.
  2. Behåll poänglogiken i Compute Influencer Rating oförändrad för att beräkna plattformspoäng och övergripande status.
  3. I Approval Decision ställer ni in villkoret Left Value till {{$json.status}} och Right Value till approved.
  4. Koppla true-utdata från Approval Decision till Append Approved Records och false-utdata till Reject Application.

Steg 6: konfigurera utdataåtgärder

Lagra godkända ansökningar i Google Sheets och skicka välkomstmejlet.

  1. I Append Approved Records ställer ni in Operation till append, Document till [YOUR_ID] och Sheet Name till Sheet1 (gid=0).
  2. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
  3. Verifiera kolumnmappningarna i Append Approved Records, inklusive Name {{$json.name}}, Email {{$json.email}}, Overall Score {{$json.scoring.overall_score}} och Total followers {{$json.scoring.total_followers}}.
  4. I Dispatch Welcome Message ställer ni in Send To till {{ $json.Email }}, behåller Subject som Welcome to YOUR_BRAND_NAME - You're Approved! och lämnar meddelandemallen intakt.
  5. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.

⚠️ Vanlig fallgrop: Dispatch Welcome Message refererar till fält som {{ $json.Email }} och {{ $json['Overall Score'] }} som kommer från Append Approved Records. Säkerställ att era kolumnnamn i arket matchar dessa nycklar exakt.

Steg 7: lägg till felhantering

Säkerställ att ogiltiga eller lågkvalitativa ansökningar stoppas med tydliga fel.

  1. I Halt on Invalid Email ska ni behålla Error Message satt till invalid email.
  2. I Reject Application ska ni behålla Error Message satt till Engagement score doesn't meet the expectations.
  3. Bekräfta att ogiltiga e-postadresser routas från Route by Validation till Halt on Invalid Email, och att avvisade ansökningar routas från Approval Decision till Reject Application.

Steg 8: testa och aktivera

Kör ett fullständigt test för att validera varje gren innan ni slår på arbetsflödet.

  1. Använd Execute Workflow och skicka en test-POST-begäran till /YOUR_CUSTOM_WEBHOOK_PATH med en giltig payload.
  2. Bekräfta att Route by Validation delar upp korrekt och att Instagram Profile Lookup och YouTube Channel Lookup körs parallellt för giltiga e-postadresser.
  3. Verifiera att Append Approved Records skriver en ny rad och att Dispatch Welcome Message skickar ett mejl när status är approved.
  4. Om allt lyckas, växla arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.
🔒

Lås upp fullständig steg-för-steg-guide

Få den kompletta implementeringsguiden + nedladdningsbar mall

Se upp för

  • Google-credentials (Gmail/Sheets) kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, börja med att kontrollera n8n-skärmen för Credentials och dina OAuth consent-inställningar i Google Cloud.
  • Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstider. Öka väntetiden om nedströms noder fallerar på tomma svar.
  • RapidAPI-planer och rate limits spelar roll när volymen ökar. Om Instagram120 eller YouTube138 börjar ge fel, kontrollera din RapidAPI-översikt för användning och lägg till enkel retry-hantering.

Vanliga frågor

Hur snabbt kan jag implementera den här automationslösningen för influencer-vetting?

Cirka en timme om dina API:er och din Google-åtkomst är klara.

Kan icke-tekniska team implementera den här automationslösningen för influencer-vetting?

Ja, men du vill ha någon som är bekväm med att mappa fält och klistra in API-nycklar. Ingen appkod krävs, och det mesta av setupen är kopiera-och-kontrollera.

Är n8n gratis att använda för det här workflowet för influencer-vetting automation?

Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in API-kostnader: RapidAPI + VerifiEmail hamnar typiskt runt 0,05–0,15 USD per ansökan i skala.

Var kan jag hosta n8n för att köra den här automatiseringen?

Två alternativ: n8n Cloud (managed, enklast setup) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.

Hur anpassar jag den här automationslösningen för influencer-vetting till mina specifika utmaningar?

Börja med poängsättningsfunktionen som viktar Instagram och YouTube, för det är där ”kvalificerad” blir din definition – inte någon annans mall. Du kan ändra trösklar i steget Approval Decision eller lägga till nischspecifika regler (till exempel: minsta antal visningar per video för YouTube, eller landbaserade tak i rate card). Om ditt formulär även samlar in TikTok kan du lägga till ytterligare ett HTTP Request + bearbetningssteg och slå ihop det i samma poängsammanställning.

Varför fallerar min Google Sheets-anslutning i det här workflowet?

Oftast är det ett OAuth-behörighetsproblem eller en utgången Google refresh token. Anslut Google Sheets igen i n8n, bekräfta att rätt Google-konto är valt och att målarket är delat med det kontot. Om det fortfarande fallerar, kontrollera att fliknamnet i arket matchar det som workflowet förväntar sig och att dina kolumner inte har bytt namn.

Vilken kapacitet har den här automationslösningen för influencer-vetting?

Den är byggd för volym: mallen anger 30–45 sekunder per ansökan och 100+ ansökningar per timme under typiska förhållanden. På n8n Cloud beror kapaciteten på din plans körningsgränser, medan self-hosting mest begränsas av din server och RapidAPI:s rate limits. Ärligt talat är det API-kvoterna du slår i först, inte n8n.

Är den här automationslösningen för influencer-vetting bättre än att använda Zapier eller Make?

Ofta, ja. Det här workflowet bygger på logik i flera steg: stoppa ogiltiga e-postadresser, anropa två externa API:er, slå ihop resultat, köra en poängalgoritm och sedan grena till godkänn vs. avslå. n8n hanterar den typen av förgreningar snyggt och tvingar dig inte in i tänket ”en path per zap”. Self-hosting spelar också roll om du hanterar många ansökningar och inte vill att varje extra steg ska höja kostnaden. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om du håller det enkelt, men när du vill ha scoring, nivåer och loggning som tål revision är n8n oftast det lugnare valet. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.

När det här väl rullar slutar godkännanden vara en gissningslek och börjar se ut som ett system. Workflowet hanterar de repetitiva kontrollerna så att du kan fokusera på att bygga bättre creatorsamarbeten.

Kontakta oss

Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.

×

Använd mall

Få direkt tillgång till denna n8n-arbetsflödes JSON-fil

Launch login modal Launch register modal