Steg 2: anslut Google Sheets

Anslut Google Sheets-datakällorna och loggningsdestinationerna för födelsedagar, jubileer och händelsespårning.

1. Öppna Retrieve Birthday Dates och välj er Google Sheets-fil och bladlista. Document är Copy of N8N Wishes Excel och Sheet är Birthday List.
2. Öppna Retrieve Anniversary Dates och välj er Google Sheets-fil och bladlista. Document är Copy of N8N Wishes Excel och Sheet är Work Anni.
3. Öppna Log Birthday Event och bekräfta att Operation är inställd på append med fälten: TimeStamp = {{ $now }}, Event Type = Birthday , Employee Name = {{ $('Iterate Birthday Records').first().json["EMPLOYEE NAME "] }}.
4. Öppna Log Anniversary Event och bekräfta att Operation är inställd på append med fälten: TimeStamp = {{ $now }}, Event Type = Anniversary, Employee Name = {{ $('Iterate Anniversary Records').first().json.matches[0].name }}.
5. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter till Retrieve Birthday Dates, Retrieve Anniversary Dates, Log Birthday Event och Log Anniversary Event.

Steg 3: konfigurera inställningar och dataparsning

Konfigurera organisationsinställningar och säkerställ att logiken för datumparsning är i linje med era kolumnrubriker i arket.

1. Öppna Assign Birthday Settings och ställ in: Agency Name till [YOUR_AGENCY], google chat api key till [CONFIGURE_YOUR_API_KEY], google chat space id till [YOUR_ID] och google chat token till [CONFIGURE_YOUR_TOKEN].
2. Öppna Assign Anniversary Settings och ställ in samma fyra fält med era jubileespecifika värden.
3. Öppna Capture Today Date och bekräfta att todayIso är inställd på {{$today}} och att Include Other Fields är aktiverat.
4. Öppna Parse Birthday Data och verifiera att er kolumnrubrik för födelsedag matchar Employee DOB i koden.
5. Öppna Parse Anniversary Data och verifiera att er kolumnrubrik för anställningsdatum matchar Date Joined \n(dd-MMM-yyyy) eller Date Joined.
6. Bekräfta villkorsstyrd routning: Parse Birthday Data → Birthday Status Check och Parse Anniversary Data → Anniversary Status Check.

Steg 4: konfigurera AI-generering av meddelanden

Anslut Gemini och säkerställ att varje LLM-nod använder rätt prompt och datareferenser.

1. Öppna Compose Birthday Note och behåll prompttexten som den är, inklusive uttryck som {{ $json['EMPLOYEE NAME '] }} och {{ $('Assign Birthday Settings').item.json['Agency Name'] }}.
2. Öppna Compose Anniversary Note och behåll prompttexten som den är, inklusive uttryck som {{ $json.matches[0].name }}, {{ $json.matches[0].yearsOfService }} och {{ $('Assign Anniversary Settings').first().json['Agency Name'] }}.
3. Bekräfta språkmodellkopplingarna: Gemini Chat Engine är ansluten till Compose Birthday Note och Gemini Chat Engine 2 är ansluten till Compose Anniversary Note.
4. Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googlePalmApi-inloggningsuppgifter till Gemini Chat Engine och Gemini Chat Engine 2. Dessa inloggningsuppgifter läggs till på föräldranoderna, inte kedjenoderna.

Steg 5: konfigurera publicering av meddelanden och loggning

Säkerställ att meddelanden publiceras i Google Chat och att varje händelse loggas för spårbarhet.

1. Öppna Post Birthday Chat och bekräfta att URL använder https://chat.googleapis.com/v1/spaces/{{ $('Assign Birthday Settings').item.json['google chat space id'] }}/messages?key={{ $('Assign Birthday Settings').item.json['google chat api key'] }}&token={{ $('Assign Birthday Settings').item.json['google chat token'] }}.
2. I Post Birthday Chat ställer ni in Method till POST och JSON Body till {"text": {{ JSON.stringify($json.text) }}}.
3. Öppna Post Anniversary Chat och bekräfta att URL använder https://chat.googleapis.com/v1/spaces/{{ $('Assign Anniversary Settings').item.json['google chat space id'] }}/messages?key={{ $('Assign Anniversary Settings').item.json['google chat api key'] }}&token={{ $('Assign Anniversary Settings').item.json['google chat token'] }}.
4. I Post Anniversary Chat ställer ni in Method till POST och JSON Body till {"text": {{ JSON.stringify($json.text) }}}.
5. Verifiera loopordningen: Iterate Birthday Records → Compose Birthday Note → Post Birthday Chat → Log Birthday Event och Iterate Anniversary Records → Compose Anniversary Note → Post Anniversary Chat → Log Anniversary Event.

Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde

Kör ett manuellt test för att verifiera hela flödet end-to-end innan ni schemalägger det för användning i produktion.

1. Klicka på Execute Workflow och trigga Scheduled Automation Start eller Scheduled Anniversary Start manuellt för att testa varje gren.
2. Bekräfta att en lyckad körning ser ut så här: ett genererat meddelande i Post Birthday Chat eller Post Anniversary Chat, följt av en ny rad i Log Birthday Event eller Log Anniversary Event.
3. Om inga händelser hittas, verifiera att Birthday Status Check och Anniversary Status Check matchar korrekt mot NO_BIRTHDAY_TODAY och NO_ANNIVERSARY_TODAY.
4. När testerna går igenom växlar ni arbetsflödet till Active så att schemana körs dagligen klockan 09.00.