Du har medarbetarlistan. Du har Slack. Och ändå missas födelsedagar, eller så postar någon samma trötta “Grattis på födelsedagen!”-rad för tredje månaden i rad. Det blir stelt, och det urholkar kulturen i det tysta.
Det här drabbar HR-team hårdast, ärligt talat, eftersom det är de som får skulden. Men team leads och drift-/ops-folk känner också av det. Med den här Sheets Slack birthdays-automationen får du konsekventa firanden utan att lägga till ännu ett verktyg eller ännu en uppgift i din dag.
Flödet kontrollerar ditt Google-kalkylark varje morgon, hittar dagens födelsedagar och jubileer, ber Google Gemini om ett nytt budskap och postar det sedan i Slack. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och vad du ska se upp med.
Så fungerar automationen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + Slack: födelsedagshälsningar
flowchart LR
subgraph sg0["Daily 9AM Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Google Gemini Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Daily 9AM Trigger", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch Employee Data", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Check Birthday or Work Anniv..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Combine Today's Celebrations", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Generate Personalized Slack ..", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Post Celebration to Slack Ch.."]
n1 --> n2
n2 --> n3
n0 -.-> n5
n4 --> n5
n3 --> n4
n5 --> n6
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n1 trigger
class n5 ai
class n0 aiModel
class n3 decision
class n2 database
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n6 customIcon
Problemet: firanden faller mellan stolarna
Medarbetarfiranden låter enkelt tills du är personen som ansvarar för att det faktiskt blir av. Listan ligger i ett kalkylark, datum är inte alltid formaterade på samma sätt, och plötsligt gör du morgondetektivarbete i stället för riktigt arbete. Missar du en födelsedag ser det ut som att du inte bryr dig. Postar du samma generiska meddelande varje gång känns det tillgjort. Det värsta är den mentala belastningen: du måste komma ihåg att komma ihåg, och det skalar aldrig förbi ett litet team.
Det blir snabbt mycket. Här brukar processen oftast falla isär.
- Någon måste manuellt kontrollera arket, och det är lätt att glömma på stressiga morgnar.
- Datumformat glider, så “idag” matchar inte, vilket gör att personer blir överhoppade.
- Meddelanden blir copy-paste-utfyllnad, och teamet märker upprepningen.
- När organisationen växer, växer också tidskostnaden, även om uppgiften i sig inte är “viktig”.
Lösningen: daglig avläsning av arket → fräscha Slack-shout outs
Det här flödet ersätter betalda “birthday bot”-abonnemang med ett enkelt system du redan litar på: Google Sheets som källa till sanningen och Slack som leveranskanal. Varje morgon kl. 09:00 hämtar n8n personalrader från ditt medarbetarkalkylark och kontrollerar sedan vilka som matchar dagens datum för födelsedagar eller arbetsjubileer. Om det finns något att fira paketeras allt i en strukturerad payload så att du inte spammar kanalen med separata inlägg. Därefter genererar Google Gemini unika, korrekt formaterade Slack-meddelanden (inte bara en mall), inklusive antal tjänsteår vid jubileer. Till sist postar n8n automatiskt shout outen i vald Slack-kanal.
Flödet startar enligt schema, läser ditt Google-kalkylark, filtrerar fram “idag” och aggregerar resultaten. Gemini skriver firandetexten i varierande stilar och Slack får ett inlägg som är redo att publiceras. Ingen daglig kontroll. Ingen panik. Inga stela standardtexter.
Det du får: automation vs. resultat
| Det här automatiserar flödet | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att ditt team har 100 personer och att du postar firanden i en Slack-kanal. Manuellt blir en “snabbkoll” ofta 5 minuter för att öppna arket, 5 minuter för att verifiera datum och anställningstid, och sedan ytterligare 5 minuter för att skriva något som inte låter robotiskt. Det är cirka 15 minuter en dag med en händelse, och det glöms ändå bort. Med det här flödet lägger du kanske 10 minuter en gång på att sätta upp det, sedan kör det kl. 09:00 och postar automatiskt efter att Gemini har genererat meddelandet.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra medarbetardatum och namn.
- Slack för att posta shout outs i en kanal.
- Google Gemini API-nyckel (hämta den från Google AI Studio / Google Cloud).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton, mappar några fält och testar ett Slack-inlägg.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett dagligt schema startar allt. Flödet kör varje morgon (standard är kl. 09:00), så firanden dyker upp precis när folk börjar kolla Slack.
Ditt Google-kalkylark behandlas som databasen. n8n hämtar personalrader (namn, e-post, födelsedatum, anställningsdatum) och normaliserar datumjämförelsen så att den kan matcha “idag” över olika år utan att fastna på födelseåret.
Bara rätt personer går igenom. En IF-kontroll filtrerar fram födelsedagar och arbetsjubileer för aktuellt datum, och ett aggregeringssteg grupperar dem så att kanalen får ett strukturerat inlägg i stället för en serie separata pingar.
Gemini skriver meddelandet och Slack levererar det. AI-agenten genererar firandetext med Slack-formatering (kort, lättläst och inte en vägg av text), och sedan postar Slack-noden det i kanalen du väljer.
Du kan enkelt ändra schematiden för att passa teamets rytm utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera schematriggern
Ställ in det dagliga schemat som startar firandeflödet varje morgon.
- Lägg till noden Scheduled Morning Trigger som er workflow-trigger.
- Ställ in schemaregeln så att den körs kl.
9med Trigger At Hour. - Koppla Scheduled Morning Trigger till Retrieve Staff Records.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Hämta medarbetardata från ert personalark så att flödet kan upptäcka födelsedagar och arbetsjubileum.
- Välj noden Retrieve Staff Records.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-autentiseringsuppgifter.
- Ställ in Document ID till
[YOUR_ID]och Sheet Name tillSheet1. - Säkerställ att arket innehåller fält för Date of Birth och Joining Date så att nästa filter fungerar korrekt.
Steg 3: Ställ in filtrering och aggregering
Filtrera fram dagens firanden och paketera dem i en enda payload för AI-generering av meddelande.
- Öppna Validate Celebration Dates och bekräfta att Loose Type Validation är aktiverat.
- Konfigurera det första villkoret för att jämföra dagens datum med födelsedagar med
{{ $now.toFormat('MM-dd') }}equals{{ DateTime.fromISO($json['Date of Birth']).toFormat('MM-dd') }}. - Konfigurera det andra villkoret för att jämföra dagens datum med jubileum med
{{ $now.toFormat('MM-dd') }}equals{{ DateTime.fromISO($json['Joining Date']).toFormat('MM-dd') }}. - Ställ in kombinatorn till or så att något av villkoren passerar.
- Koppla Validate Celebration Dates till Aggregate Today Events.
- I Aggregate Today Events, ställ in Aggregate till
aggregateAllItemData.
Steg 4: Ställ in AI-generering av meddelanden
Använd Gemini för att generera mänskligt firandetext baserat på den aggregerade datan.
- Välj noden Gemini Chat Engine.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googlePalmApi-autentiseringsuppgifter.
- Öppna Craft Slack Celebration Text och ställ in Text till
=todays date :- {{ $now }} emp data :- {{ $json.data.toJsonString() }}. - Säkerställ att Prompt Type är satt till define och att systemmeddelandet lämnas intakt för ton- och formateringsregler.
- Bekräfta att Gemini Chat Engine är ansluten som språkmodell för Craft Slack Celebration Text (autentiseringsuppgifter läggs till i Gemini Chat Engine, inte i agentnoden).
Steg 5: Konfigurera Slack-utdata
Skicka det genererade meddelandet till er Slack-kanal.
- Välj noden Dispatch Slack Announcement.
- Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-autentiseringsuppgifter.
- Ställ in Text till
{{ $json.output }}. - Ställ in Select till
channeloch välj Channel ID[YOUR_ID]. - Koppla Craft Slack Celebration Text till Dispatch Slack Announcement.
Steg 6: Testa och aktivera ert workflow
Verifiera att flödet fungerar från början till slut innan ni slår på det för daglig användning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra workflowet manuellt.
- Bekräfta att Retrieve Staff Records returnerar rader och att Validate Celebration Dates passerar för minst en testpost.
- Kontrollera att Craft Slack Celebration Text ger ett formaterat meddelande och att Dispatch Slack Announcement publicerar i den valda Slack-kanalen.
- När allt är verifierat, slå på workflowet till Active så att det körs dagligen kl. 09:00.
Vanliga fallgropar
- Åtkomst till Google Sheets kan misslyckas om du hämtar från en delad enhet eller från fel Google-konto. Om det skapar fel, kontrollera först inloggningsuppgifterna och sheet-ID:t i noden “Retrieve Staff Records”.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om nedströmsnoder misslyckas på tomma svar.
- Postning i Slack kan misslyckas utan tydliga fel om din bot saknar chat:write eller inte har bjudits in till kanalen. Öppna inställningarna för din Slack-app och bekräfta behörigheter, och verifiera sedan kanalvalet i “Dispatch Slack Announcement”.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om kolumnerna i arket redan är förberedda.
Nej. Du kopplar Google Sheets, Slack och Gemini och mappar sedan några fält. Den svåraste delen är oftast att få datumformatet konsekvent.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med kostnader för Google Gemini API, som ofta är 0 USD på gratisnivån för den här typen av daglig meddelandegenerering.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men håll det enkelt. Du kan duplicera noden “Dispatch Slack Announcement” för att posta i en företagsomfattande kanal och en teamkanal, eller lägga till en enkel regel i filtreringssteget för att routa per avdelning. Vanliga justeringar är att ändra schemat kl. 09:00, anpassa AI-prompten för en mer lekfull eller mer formell ton och lägga till egna Slack-emojis.
Oftast handlar det om behörigheter. Skapa om eller välj om Slack-inloggningsuppgifterna i n8n, bekräfta att boten har chat:write och se till att boten är inbjuden till målkanalen. Om det fungerar i en kanal men inte i en annan är det nästan alltid inbjudningssteget. Håll också koll på flöden för workspace-godkännande i större företag.
Några hundra anställda är normalt sett inga problem för en daglig läsning från Sheets.
För det här användningsfallet är n8n oftast bättre om du bryr dig om logik och kostnad när ni växer. Du kan filtrera, aggregera och generera AI-text i ett och samma flöde utan att betala per extra gren, och du kan köra egen hosting för att slippa körningsbegränsningar. Zapier och Make kan också göra det, men flersteglogik plus AI blir ofta dyrt snabbt. Om du också vill ha tajt kontroll över meddelandeformatering och retries ger n8n dig mer utrymme att göra det ordentligt. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
Sätt upp det här en gång, så får teamet konsekventa, mänskligt formulerade firanden året runt. Flödet tar hand om det repetitiva, så att du kan fokusera på allt annat.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.