Steg 2: anslut Google Sheets

Hämta hyresgästsdata och logga slutförande av uppgifter med Google Sheets.

1. Öppna Retrieve Tenant Property Info och ställ in Document ID till {{ $('Configure Workflow Inputs').first().json.googleSheetId }}.
2. Ställ in Sheet Name till <__PLACEHOLDER_VALUE__Sheet name containing tenant data__>.
3. Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Retrieve Tenant Property Info.
4. Öppna Record Task Completion och ställ in Operation till appendOrUpdate.
5. Ställ in Document ID till {{ $('Configure Workflow Inputs').first().json.googleSheetId }} och Sheet Name till <__PLACEHOLDER_VALUE__Sheet name for logging task completions__>.
6. Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter för Record Task Completion.

Steg 3: ställ in indata och hämta hyresgästsdata

Definiera arbetsflödesindata som refereras i hela automatiseringen.

1. Öppna Configure Workflow Inputs och ersätt platshållarvärden för:
2. Ställ in daysBeforeMoveOut till <__PLACEHOLDER_VALUE__Number of days before lease end to trigger workflow__>.
3. Ställ in googleSheetId till <__PLACEHOLDER_VALUE__Google Sheet ID containing tenant data__>.
4. Ställ in vendorEmailAddress till <__PLACEHOLDER_VALUE__Vendor email address for cleaning/repair tasks__>.
5. Ställ in slackChannel till <__PLACEHOLDER_VALUE__Slack channel ID for notifications__>.
6. Säkerställ att Configure Workflow Inputs leder vidare till Retrieve Tenant Property Info.

Steg 4: konfigurera AI-vägledning för utflyttning

Generera hyresgästinstruktioner och checklista för leverantör med Claude-modeller.

1. Öppna Create Move-Out Guidance och bekräfta att fältet Text använder {{ 'Unit: ' + $json.unit + ', Tenant: ' + $json.tenantName + ', Lease End Date: ' + $json.leaseEndDate + ', Move-Out Date: ' + $json.moveOutDate }}.
2. Säkerställ att Claude Chat Engine är ansluten som språkmodell för Create Move-Out Guidance.
3. Credential Required: Anslut era Anthropic-inloggningsuppgifter i Claude Chat Engine (lägg till inloggningsuppgifter på den överordnade språkmodellnoden, inte Create Move-Out Guidance).

Steg 5: konfigurera leverantörsnotifieringar (e-post + Slack)

Skapa payloaden och skicka den till leverantörer och ert interna team. Det här steget inkluderar parallell exekvering.

1. Öppna Prepare Vendor Task Payload och bekräfta fälten:
2. Ställ in vendorEmail till {{ $('Configure Workflow Inputs').first().json.vendorEmailAddress }}.
3. Ställ in emailSubject till {{ 'Move-Out Cleaning & Repair Tasks - Unit ' + $('Retrieve Tenant Property Info').first().json.unit }}.
4. Ställ in emailBody till {{ $json.output }}.
5. Ställ in slackMessage till {{ 'Move-out tasks initiated for Unit ' + $('Retrieve Tenant Property Info').first().json.unit + ' - Lease ends on ' + $('Retrieve Tenant Property Info').first().json.leaseEndDate }}.
6. Prepare Vendor Task Payload skickar utdata till både Dispatch Vendor Email och Post Team Slack Notice parallellt.
7. I Dispatch Vendor Email, ställ in Send To till {{ $json.vendorEmail }}, Subject till {{ $json.emailSubject }} och Message till {{ $json.emailBody }}.
8. Credential Required: Anslut era Gmail-inloggningsuppgifter i Dispatch Vendor Email.
9. I Post Team Slack Notice, ställ in Text till {{ $json.slackMessage }} och Channel ID till {{ $('Configure Workflow Inputs').first().json.slackChannel }}.
10. Credential Required: Anslut era Slack-inloggningsuppgifter i Post Team Slack Notice.

Steg 6: fånga leverantörsbekräftelse och eskalera förseningar

Logga uppdateringar från leverantörer och skicka eskaleringslarm när uppgifter blir försenade.

1. Konfigurera Vendor Confirmation Hook med Path vendor-confirmation och HTTP Method POST.
2. Säkerställ att Vendor Confirmation Hook är kopplad till Record Task Completion.
3. I Evaluate Task Delays, bekräfta att villkoret kontrollerar att {{ $json.body.status }} är lika med delayed.
4. I Generate Follow-Up Advice, ställ in Text till Task delayed for Unit: {{ $json.body.unit }}, Reason: {{ $json.body.notes }}, Original completion date: {{ $json.completionDate }}.
5. Säkerställ att Claude Escalation Model är ansluten som språkmodell för Generate Follow-Up Advice.
6. Credential Required: Anslut era Anthropic-inloggningsuppgifter i Claude Escalation Model (lägg till inloggningsuppgifter på den överordnade språkmodellnoden, inte Generate Follow-Up Advice).
7. I Send Delay Alert, ställ in Text till {{ '⚠️ TASK DELAY ALERT - Unit ' + $('Record Task Completion').first().json.body.unit + '\n\n' + $json.output }} och Channel ID till {{ $('Configure Workflow Inputs').first().json.slackChannel }}.
8. Credential Required: Anslut era Slack-inloggningsuppgifter i Send Delay Alert.

Steg 7: testa och aktivera ert arbetsflöde

Validera hela automatiseringsflödet, inklusive parallella notifieringar och eskalering vid försening.

1. Klicka på Execute Workflow för att köra ett manuellt test som startar från Scheduled Automation Start.
2. Bekräfta att Retrieve Tenant Property Info hämtar förväntad hyresgäst-rad och att Create Move-Out Guidance ger strukturerade instruktioner som utdata.
3. Verifiera att Dispatch Vendor Email skickar e-postmeddelandet och att Post Team Slack Notice publicerar Slack-meddelandet (parallell exekvering).
4. Skicka ett test-POST till Vendor Confirmation Hook med JSON-body som innehåller unit, status och notes, och bekräfta sedan att Record Task Completion uppdaterar loggarket.
5. Testa förseningslogiken genom att sätta status till delayed och bekräfta att Send Delay Alert publicerar eskaleringsmeddelandet.
6. När allt fungerar, slå om arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.