Månadsrapportering ska inte kännas som arkeologi. Men om dina transaktioner ligger i Google Sheets lägger du förmodligen första dagen i månaden på att sortera datum, rätta totalsummor och skriva om samma ”vad har ändrats?”-sammanfattning.
Det här drabbar marknadsansvariga som behöver en snabb budgetöversikt, men företagsägare och ops-team känner av det också. Automatisering av ekonomi-rapporter i Sheets ger dig ett strukturerat, redo-att-skicka månadsmejl med totalsummor och några användbara insikter, utan copy-paste-maraton.
Nedan finns exakt det n8n-flöde som hämtar förra månadens transaktioner, låter AI sammanfatta det som är viktigt och skickar rapporten via Gmail. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och vanliga fallgropar att undvika.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets till Gmail, månadsrapporter klara
flowchart LR
subgraph sg0["Schedule Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "1. Get Finance Transactions ..", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "2. Filter Previous Month Tra..", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/openAi.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>3. Generate AI Financial Ins.."]
n3@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "4. Send Monthly Finance Repo..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Schedule Trigger", pos: "b", h: 48 }
n4 --> n0
n2 --> n3
n1 --> n2
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n4 trigger
class n0 database
class n1 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n2 customIcon
Problemet: månadsrapportering blir manuell uppstädning
Om du någon gång har byggt ett ”enkelt” månadsmejl för ekonomin vet du hur det brukar gå. Du öppnar arket, filtrerar till förra månaden, upptäcker att några rader saknar kategorier och börjar sedan tvivla på totalsummorna eftersom en återbetalning ligger i fel kolumn. Efter det måste du fortfarande skriva den berättande delen: vad drev kostnaderna, vilka intäktsrader förändrades och vad du bör hålla koll på nästa månad. Det är inte svårt arbete. Det är repetitivt arbete, och det tar den förmiddag du hade tänkt lägga på beslut.
Friktionen bygger på. Här är var det brukar haverera i verkligheten.
- Du lägger cirka 1–2 timmar varje månad på att filtrera och formatera samma rapport.
- Små datamisstag smyger sig in när du jobbar snabbt, vilket gör att totalsummor inte stämmer och förtroendet sjunker.
- ”Insikter”-delen blir vag eftersom du redan är trött när du väl ska skriva den.
- Rapporter skickas sent när den enda personen som kan stegen är upptagen eller borta.
Lösningen: Google Sheets + Gmail-rapporter, genererade automatiskt
Det här flödet körs enligt ett månadschema (vanligtvis första dagen i månaden), hämtar dina transaktioner direkt från ett Google Sheet och isolerar bara posterna från föregående månad. Sedan skickar det den kurerade datamängden till OpenAI för att beräkna total intäkt, totala kostnader och en kort lista med praktiska punktinsikter baserade på vad som förändrats. Till sist sätter n8n ihop allt till ett formaterat Gmail-meddelande, inklusive en transaktionstabell och AI-sammanfattningen, och mejlar det till dem som behöver det. Ingen jakt i flikar. Ingen sista-minuten-gymnastik i kalkylblad.
Flödet startar med en schematrigger i Cron-stil. Därefter är Google Sheets källan till sanningen, och ett litet filtersteg kapar datan till rätt datumintervall. OpenAI tar fram totalsummor och narrativ, och Gmail skickar slutrapporten som ett mejl som är redo att vidarebefordras.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att ditt ark har runt 300 transaktioner per månad och att du skickar en sammanfattning till två personer. Manuellt kanske du lägger 45 minuter på att filtrera och strukturera, 30 minuter på att dubbelkolla totalsummor och ytterligare 30 minuter på att skriva en vettig förklaring. Totalt cirka 2 timmar. Med det här flödet lägger du kanske 10 minuter en gång på att ställa in Sheet-intervall och mottagare, och sedan körs månadsprocessen automatiskt (några minuter att bearbeta, sedan kommer det in i Gmail). Det är din morgon vid månadsskiftet tillbaka.
Det du behöver
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för din transaktionstabell och kategorier.
- Gmail för att skicka rapporten till intressenter.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard).
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du kopplar konton och säkerställer att dina kolumner i arket matchar förväntat format.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automatiseringsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Ett månadschema startar allt. n8n kör den dag du väljer (de flesta väljer den 1:a), så rapporteringen sker även om ingen kommer ihåg den.
Ditt Google Sheet läses som det är. Flödet hämtar rader från ett definierat intervall (till exempel en flik FinanceSummary med kolumner som datum, beskrivning, kategori, intäkt/kostnad, belopp). Om dina kolumner skiljer sig lite justerar du intervallet och mappningen en gång.
Förra månaden isoleras. Ett litet Function-steg filtrerar rader till hela föregående månad, vilket undviker den klassiska förvirringen med ”ofullständig månad” när någon kör en rapport för tidigt.
AI tar fram totalsummor och en kort text. OpenAI får bara den filtrerade datan och returnerar total intäkt, total kostnad och tre korta insikter som du faktiskt hinner skumma.
Gmail skickar den färdiga rapporten. Slutmejlet innehåller en transaktionstabell plus sammanfattningen, så mottagarna kan se helheten direkt och ändå granska detaljer om de vill.
Du kan enkelt ändra schemat till att köras veckovis i stället för månadsvis utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera schematriggern
Ställ in arbetsflödet så att det körs automatiskt varje månad med den inbyggda schematriggern.
- Lägg till noden Monthly Schedule Trigger som trigger.
- Ställ in schemaregelns intervall så att den körs varje månad genom att konfigurera rule → interval med field inställt på
months. - Säkerställ att kopplingen går från Monthly Schedule Trigger till Retrieve Finance Sheet Data.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Hämta den månatliga ekonomidatan från ert Google-ark.
- Lägg till noden Retrieve Finance Sheet Data.
- Ställ in Sheet ID till
[YOUR_ID]. - Ställ in Range till
FinanceSummary!A:E. - Credential Required: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
- Koppla Retrieve Finance Sheet Data till Filter Prior Month Records.
Date som matchar det förväntade formatet, annars kommer filtersteget att filtrera bort alla rader.Steg 3: Sätt upp datafiltrering och AI-insikter
Filtrera datasetet till föregående månad och generera en sammanfattning med GPT-4.
- Lägg till noden Filter Prior Month Records och behåll den angivna Function Code för att filtrera på föregående månad.
- Lägg till noden Create AI Finance Insights och ställ in Model till
gpt-4. - Ställ in Prompt så att den inkluderar transaktionspayloaden med uttrycket
{{JSON.stringify($json, null, 2)}}. - Credential Required: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter.
- Säkerställ att flödet kopplar Filter Prior Month Records → Create AI Finance Insights.
Steg 4: Konfigurera e-postutskicket
Skicka den AI-genererade sammanfattningen till era mottagare via Gmail.
- Lägg till noden Dispatch Finance Summary Email.
- Ställ in Subject till
Monthly Finance Summary and AI Insights. - Credential Required: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
- Koppla Create AI Finance Insights till Dispatch Finance Summary Email.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Validera körningen från början till slut och aktivera sedan månadsschemat.
- Klicka på Execute Workflow för att köra flödet manuellt.
- Bekräfta att Retrieve Finance Sheet Data outputar rader, att Filter Prior Month Records endast returnerar föregående månad och att Create AI Finance Insights genererar en formaterad sammanfattning.
- Kontrollera inkorgen för att verifiera att Dispatch Finance Summary Email skickar rapporten korrekt.
- Slå på arbetsflödet genom att växla Active så att Monthly Schedule Trigger körs varje månad i produktion.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-autentisering kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först Google-anslutningen i n8n under Credentials och bekräfta sedan att arket är delat med rätt konto.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina Google-konton är redo.
Ingen kodning krävs. Du kopplar främst Google Sheets och Gmail och klistrar in din OpenAI API-nyckel.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för OpenAI API (ofta några cent per rapport, beroende på hur mycket text du tar med).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, men du ändrar två delar. Uppdatera Schedule Trigger så att den körs veckovis, och justera sedan funktionslogiken i ”Filter Prior Month Records” så att den filtrerar senaste 7 dagarna (eller senaste hela veckan) i stället för föregående månad. Många team finjusterar också OpenAI-prompten så att insikterna fokuserar på kategorispikar och avvikande transaktioner. Om du vill kan du lägga till en andra Gmail-nod för att skicka en kortare ”veckopuls” till en bredare lista.
Oftast beror det på en utgången Google OAuth-session eller att arket inte är delat med samma Google-konto som används i n8n. Anslut Google Sheets-credential på nytt och bekräfta sedan att Sheet-ID:t är korrekt och att fliken/intervallet finns (till exempel FinanceSummary!A:E). Om datan laddas men AI-steget misslyckas, kontrollera att det inte finns tomma datumceller eller inkonsekventa datumformat, eftersom filterlogiken bygger på giltiga datum.
Hundratals per månad är inga problem, och även några tusen fungerar oftast, men väldigt stora ark kan kräva att du snävar in intervallet eller sammanfattar innan du skickar till OpenAI.
Ofta, ja, om du bryr dig om kontroll. n8n gör det enklare att filtrera datum pålitligt, forma om rader och bygga en riktig ”rapport”-payload innan mejlet skickas. Self-hosting är också viktigt när du vill ha obegränsade körningar utan att hålla koll på task-limiter. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om din variant är väldigt enkel, men när du lägger till ”bara förra månaden”, totalsummor och AI-insikter tenderar logiken att bli rörig. Om du tvekar, prata med en automatiseringsexpert så får du en rak rekommendation.
När det här väl rullar blir rapporteringen vid månadsskiftet en icke-händelse. Flödet tar hand om de repetitiva delarna så att du kan fokusera på de beslut som siffrorna försöker hjälpa dig att fatta.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.