Din dagliga ”pipeline-uppdatering” ska inte kräva tre flikar, två exporter och en bön om att Gmail inte förstör din tabellformatering. Men när affärsmöjlighetsdata finns i HighLevel och rapporten hamnar i någons inkorg blir copy-paste-skatten en daglig kostnad.
Den här HighLevel-rapportautomationen träffar sales ops först. Sedan spiller den över på byråägare och marknadschefen som behöver siffror till morgonens standup. Du går från råa affärsmöjligheter till en strukturerad, Gmail-klar HTML-rapport som folk faktiskt läser.
Nedan ser du hur workflowet hämtar affärsmöjligheter, strukturerar dem, synkar dem till Google Sheets och använder GPT-4o för att skapa en konsekvent e-postsammanfattning med en korrekt tabell.
Så fungerar den här automationen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: HighLevel till Google Sheets: rensade Gmail-rapporter
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Execute workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Execute workf..", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Configure GPT-4o Model", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/highLevel.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Opportunities from Hig.."]
n3@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Validate Opportunity Data Pa..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Log Invalid Opportunities to..", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Extract Key Fields from High.."]
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Normalize Opportunity Struct.."]
n7@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Opportunity Records i..", pos: "b", h: 48 }
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Merge All Opportunities into.."]
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Daily Opportunity Summa..", pos: "b", h: 48 }
n10@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Generate Daily Opportunity S..", pos: "b", h: 48 }
n1 -.-> n10
n6 --> n7
n6 --> n8
n3 --> n5
n3 --> n4
n0 --> n2
n5 --> n6
n2 --> n3
n10 --> n9
n8 --> n10
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n10 ai
class n1 aiModel
class n3 decision
class n4,n7 database
class n5,n6,n8 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n2,n5,n6,n8 customIcon
Utmaningen: dagliga pipeline-rapporter som inte faller isär
Att hämta ”dagens affärsmöjligheter” låter enkelt tills du är personen som ska göra det begripligt. HighLevel visar sanningen, men ledningen vill ha sammanfattningen i mejl. Så du exporterar, filtrerar, fixar saknade e-postadresser och märkliga telefonformat och försöker sedan bygga en tabell som inte skapar fel i Gmail eller Outlook. Nästa dag? Samma sak igen. Det värsta är den mentala belastningen: du är aldrig säker på om du missade en rad, dubblerade en eller skickade en rapport med halvtomma fält som triggar en flod av följdfrågor.
Det växer snabbt. Här är var det brukar gå snett.
- Manuella exporter och ”snabba justeringar” i kalkylblad blir till ungefär en timmes dagligt rutinjobb.
- Inkonsekventa fält (null-e-post, kapslad kontaktdata, udda stage-ID:n) skapar stökiga tabeller och förvirrande sammanfattningar.
- Gmail-vänlig formatering är förvånansvärt skör, så rapporten ser bra ut i en inkorg och trasig i en annan.
- Dåliga CRM-poster loggas sällan, vilket gör att samma datakvalitetsproblem upprepas för alltid.
Lösningen: HighLevel → Sheets-synk, sedan ett AI-skrivet HTML-mejl
Det här workflowet gör din dagliga hämtning av affärsmöjligheter till en repeterbar pipeline. Det börjar med att hämta de senaste affärsmöjligheterna från HighLevel (med nyckelmetadata som företag, kontakt, källa, pipeline och steg). Varje post valideras först, så skräp-payloads inte i tysthet kontaminerar din rapport. Giltiga affärsmöjligheter kapas sedan till de fält du faktiskt bryr dig om och normaliseras till en konsekvent struktur (så att ”kapslad kontaktinfo” och saknade värden slutar skapa kaos). Därefter upsertas de strukturerade affärsmöjligheterna till ett Google Sheet, vilket ger dig en pålitlig, strukturerad ”databasflik” som du kan granska när som helst. Till sist genererar GPT-4o en Gmail-vänlig HTML-rapport med fast kolumnordning och rimliga platshållare, och sedan skickar Gmail den automatiskt till din sälj-inkorg.
Flödet börjar med en manuell körning (eller en schemalagd körning, när du väljer att schemalägga). Det strukturerar och synkar data till Google Sheets, slår ihop allt till en enda opportunities-array och sedan skapar AI en ren HTML-sammanfattning som renderas snyggt i e-postklienter. Gmail sköter leveransen, så teamet får en konsekvent daglig ögonblicksbild.
Vad som ändras: före vs. efter
| Det här eliminerar du | Effekt du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du hämtar och rapporterar om 5 nya affärsmöjligheter per dag (workflowets standardgräns). Manuellt betyder även ”snabb” rapportering ofta cirka 10 minuter per affärsmöjlighet för att kopiera fält, fixa tomma värden och göra mejlet presentabelt, plus ytterligare 15 minuter för att bygga en tabell som inte skapar fel. Räkna med ungefär en timme. Med det här workflowet klickar du på kör (eller schemalägger), väntar på att AI:n tar fram HTML:en, och mejlet skickas; din hands-on-tid sjunker till ett par minuter.
Krav
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- HighLevel för att hämta affärsmöjlighetsdata.
- Google Sheets för den synkade databasfliken med affärsmöjligheter.
- Gmail för att mejla HTML-rapporten till teamet.
- Azure OpenAI (GPT-4o) API-uppgifter (hämta dem från Azure OpenAI i din Azure-portal).
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar konton, klistrar in uppgifter och testar några körningar för att bekräfta att tabellen ser rätt ut.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Workflowflödet
Det börjar med en körtrigger. Som standard är den manuell (klicka för att köra), men de flesta team byter till ett dagligt schema när de litar på resultatet.
HighLevel-affärsmöjligheter hämtas och kontrolleras. Workflowet hämtar de senaste affärsmöjligheterna (gräns satt till 5) och validerar direkt att varje post har ett användbart ID. Om något är felaktigt går det via ”logga det”-spåret i stället för att förorena rapporten.
Datan struktureras till ett konsekvent format. Två kodsteg plockar ut bara fälten du behöver (namn, företag, e-post, telefon, källa, pipeline-/steg-ID:n, värde, tidsstämplar) och normaliserar dem så att kapslade kontaktfält och saknade värden inte skapar överraskningar.
Sheets blir system of record, sedan skriver AI mejlet. Strukturerade affärsmöjligheter upsertas till ditt Google Sheet (matchning på opportunity-ID), slås ihop till en opportunities-array och skickas till GPT-4o för att producera ren HTML. Gmail skickar slutrapporten med ämnesraden ”Daglig affärsmöjlighetsrapport – sammanfattning av nya leads”.
Du kan enkelt ändra gränsen för antal affärsmöjligheter eller tabellkolumnerna så att de matchar din pipeline och det teamet faktiskt granskar. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera den manuella triggern
Starta arbetsflödet med en manuell trigger så att ni kan testa och validera CRM-hämtningen, databehandlingen och rapportflödet.
- Lägg till och öppna Manual Execution Start.
- Lämna standardinställningarna som de är; den här noden triggar arbetsflödet vid behov.
- Säkerställ att Manual Execution Start är ansluten till Retrieve CRM Opportunities enligt arbetsflödet.
Steg 2: anslut HighLevel CRM
Hämta opportunities från HighLevel för att mata resten av flödet.
- Öppna Retrieve CRM Opportunities och ställ in Resource till
opportunityoch Operation tillgetAll. - Ställ in Limit till
5för att matcha arbetsflödets exempelstorlek på batchen. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era highLevelOAuth2Api-uppgifter.
- Bekräfta att utdata går vidare till Validate Opportunity Payload.
Steg 3: sätt upp validering och fältbearbetning
Validera att varje opportunity har ett ID, transformera payloaden och standardisera fält för konsekvent användning längre fram i flödet.
- I Validate Opportunity Payload, ställ in villkoret så att Left Value kontrollerar
{{ $json.id }}med operatorn notEmpty. - Anslut true-vägen till Extract CRM Key Fields och false-vägen till Record Invalid Opportunities.
- Öppna Extract CRM Key Fields och behåll den angivna JavaScript-koden som mappar nyckelfält (t.ex.
id,name,company,email). - Öppna Standardize Opportunity Fields och bekräfta att Mode är
runOnceForEachItem.
Standardize Opportunity Fields skickar utdata både till Sync Opportunities to Sheets och Combine Opportunities Array parallellt.
Steg 4: sätt upp AI-generering av rapport
Skapa en HTML-rapport från de kombinerade opportunities med Azure OpenAI som är anslutet till agentnoden.
- Öppna Configure AI Model och ställ in Model till
gpt-4o. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era azureOpenAiApi-uppgifter.
- Öppna Create Opportunity HTML Report och behåll Text-prompten enligt konfigurationen, inklusive
{{ JSON.stringify($json["opportunities"], null, 2) }}. - Säkerställ att Configure AI Model är ansluten som språkmodell för Create Opportunity HTML Report (inloggningsuppgifter läggs till i Configure AI Model, inte i agentnoden).
Steg 5: konfigurera noder för utdata och loggning
Lagra giltiga opportunities i Sheets, logga ogiltiga poster och mejla HTML-sammanfattningen.
- Öppna Sync Opportunities to Sheets och ställ in Operation till
appendOrUpdate. - I Sync Opportunities to Sheets, mappa kolumner med uttryck som
{{ $json.id }},{{ $json.name }},{{ $json.email }}, och behåll Matching Columns somid. - Ställ in Document ID till
[YOUR_ID]och Sheet Name till[YOUR_ID]i Sync Opportunities to Sheets. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter för både Sync Opportunities to Sheets och Record Invalid Opportunities.
- Öppna Record Invalid Opportunities och ställ in Operation till
append; välj mål-Document ID och Sheet Name för att logga ogiltiga rader. - Öppna Email Daily Opportunity Summary och ställ in Send To till
[YOUR_EMAIL], Subject tillDaily Opportunity Report – Summary of New Leads, och Message till{{ $json.output }}. - Inloggningsuppgifter krävs: anslut era gmailOAuth2-uppgifter i Email Daily Opportunity Summary.
id, name, email och stageId.Steg 6: testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att arbetsflödet ger en korrekt CRM-synk och en giltig HTML-sammanfattning via e-post.
- Klicka på Execute Workflow från Manual Execution Start för att köra ett test.
- Bekräfta att Sync Opportunities to Sheets uppdaterar eller lägger till rader med
idsom matchningsnyckel. - Kontrollera att Create Opportunity HTML Report genererar giltig HTML och att Email Daily Opportunity Summary skickar rapporten till
[YOUR_EMAIL]. - När allt fungerar, slå på arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Saker att se upp med
- HighLevel-uppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först status för HighLevel OAuth-anslutningen i n8n-uppgifterna.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in din tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera utdata i all oändlighet.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina kopplingar till HighLevel, Sheets och Gmail är klara.
Ja. Ingen kodning krävs, men du kopplar konton och kör några tester för att bekräfta att mejlet renderas korrekt.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in användningskostnader för Azure OpenAI för GPT-4o.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Du kan ändra vad rapporten innehåller genom att redigera stegen ”Extract CRM Key Fields” och ”Standardize Opportunity Fields” och sedan justera prompten till AI-agenten som genererar HTML-tabellen. Vanliga justeringar är att lägga till ägare/tilldelad säljare, byta ut Pipeline ID och Stage ID mot läsbara namn, ändra ämnesraden och öka HighLevel-hämtningsgränsen över 5. Om du vill att samma workflow ska producera separata mejl per pipeline går det också att lösa med en liten routing-ändring.
Oftast beror det på utgångna OAuth-uppgifter i n8n. Återanslut HighLevel i dina n8n-uppgifter och kör sedan workflowet igen. Om det fortfarande misslyckas, kontrollera att det anslutna HighLevel-kontot har åtkomst till rätt location/underkonto och att affärsmöjligheter är tillgängliga för den användaren.
Den är för närvarande konfigurerad för att hämta 5 affärsmöjligheter per körning, men du kan höja den gränsen.
Ofta ja, eftersom delen med en ”strukturerad, konsekvent HTML-tabell” vanligtvis kräver rikare logik och ett riktigt AI-steg, och n8n hanterar branching och datashaping utan att varje extra steg blir en prischock. Egen hosting är också viktigt om du kör detta dagligen för flera kunder eller platser. Zapier och Make kan fortfarande fungera om din rapport är enkel och du är nöjd med grundläggande formatering, men Gmail-tabeller blir snabbt kinkiga. Dessutom loggar det här workflowet ogiltiga affärsmöjligheter till Sheets, vilket är en liten funktion som sparar mycket fram och tillbaka. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så mappar vi det till dina exakta rapporteringsbehov.
När detta väl rullar slutar din ”dagliga affärsmöjlighetsrapport” vara en uppgift och blir ett pålitligt system. Det är faktiskt skillnaden mellan rapportering du bävar för och rapportering du litar på.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.