Steg 2: Anslut Google Sheets och PayCaptain API

Konfigurera auditloggning till Google Sheets och anslut PayCaptain API-endpoints för att hämta och uppdatera anställda.

1. Öppna Record Audit Entry och ställ in Operation till append.
2. I Record Audit Entry, mappa kolumner till uttryck: query → {{ $json.query }}, values → {{ $json.values.toJsonString() }}, operation → {{ $json.operation }}, timestamp → {{ $now.toISO() }}, employeeId → {{ $json.employeeId }}.
3. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-uppgifter i Record Audit Entry.
4. Öppna Retrieve Employee List och ställ in URL till https://api.paycaptain.com/employees.
5. I Retrieve Employee List, ställ in Send Query till true, lägg till query-parametrar: company → paycaptain, page → {{ $json.page ?? 1 }}, samt pagineringsparametern page → {{ $request.qs.page + 1 }}.
6. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-uppgifter i Retrieve Employee List.
7. Upprepa samma PayCaptain-inställningar för Retrieve Employee List 2 och anslut httpHeaderAuth-uppgifter där också.
8. Öppna Post Employee Update och ställ in URL till https://api.paycaptain.com/employee, Method till POST och JSON Body till {{ { hrEmployeeId: $('Subworkflow Invocation Trigger').item.json.employeeId, .. } }}.
9. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era httpHeaderAuth-uppgifter i Post Employee Update.

Steg 3: Sätt upp routing och hantering för sök/hämta

Routa operationer till rätt flöde och filtrera/sök i anställdata innan redigerade resultat returneras.

1. Öppna Route by Operation och bekräfta att de tre reglerna kontrollerar {{ $('Subworkflow Invocation Trigger').first().json.operation }} mot searchEmployees, getEmployeeById och updateEmployee.
2. I Filter Search Matches, behåll det vänstra uttrycket som konkatenerar fält till en sträng i gemener och det högra uttrycket {{ $('Subworkflow Invocation Trigger').first().json.query.toLowerCase() }} för att matcha sökinput.
3. I Redact Fields For Search, behåll tilldelningarna som endast släpper igenom säkra fält (företag, id:n, namn, kontakt- och jobbinformation).
4. I Aggregate Search Output, ställ in Aggregate till aggregateAllItemData och Destination Field Name till response.
5. I Filter Matching Identifier, verifiera att jämförelsen {{ $json.hrEmployeeId }} är lika med {{ $('Subworkflow Invocation Trigger').first().json.employeeId }}.
6. I Redact Fields For ID, behåll samma tilldelningar för säkra fält som används i Redact Fields For Search.
7. I Aggregate Get Output, ställ in Aggregate till aggregateAllItemData och Destination Field Name till response.

Steg 4: Konfigurera validering av uppdateringar och hantering av svar

Tillåt endast godkända fält att uppdateras, validera payloaden och returnera svar för lyckat eller fel.

1. I Map Allowed Fields, ställ in values till uttrycket som filtrerar tillåtna nycklar från inkommande values: {{ ([ "firstname","middlename","lastname","mailingStreet","mailingCity","mailingStateProvince","mailingPostalCode","mailingCountry","email","phone","niNumber","location","department","team","jobGrade","jobTitle", ].reduce((acc, key) => ({ ...acc, [key]: $('Subworkflow Invocation Trigger').item.json.values[key] ?? undefined }), {})) }}.
2. I Validate Update Payload, behåll villkoret {{ $json.values }} med operatorn notEmpty för att förhindra tomma uppdateringar.
3. Koppla true-utgången från Validate Update Payload till Post Employee Update, och false-utgången till Prepare Error Reply.
4. I Prepare Error Reply, ställ in response till =Request included fields which cannot be updated. Editable fields are: {{ [ "firstname","middlename","lastname","mailingStreet","mailingCity","mailingStateProvince","mailingPostalCode","mailingCountry","email","phone","niNumber","location","department","team","jobGrade","jobTitle",].join(', ')}}.
5. I Prepare Success Reply, ställ in response till ok.

Steg 5: Sätt upp MCP-verktyg och gateway

Exponera workflowet som MCP-verktyg för åtkomst av AI-agenter, inklusive sök, hämta-via-id och uppdateringsoperationer.

1. Öppna MCP Server Gateway och verifiera att Path är satt till 5f6728df-d3e8-48bb-9a38-0f2e54c7962c.
2. I Search Employee Tool, bekräfta att Name är searchEmployees och att input query använder {{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('query', ``, 'string') }}.
3. I Fetch Employee Tool, bekräfta att Name är getEmployeeById och att employeeId använder {{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('employeeId', ``, 'string') }}.
4. I Modify Employee Tool, bekräfta att Name är updateEmployee och att inputs använder {{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('values', ``, 'string') }} och {{ /*n8n-auto-generated-fromAI-override*/ $fromAI('employeeId', ``, 'string') }}.
5. Säkerställ att varje verktyg är kopplat till MCP Server Gateway via anslutningen ai_tool.

Steg 6: Testa och aktivera ert workflow

Verifiera varje operationsflöde och aktivera sedan workflowet för användning i produktion.

1. Klicka på Execute Workflow och trigga Subworkflow Invocation Trigger manuellt med exempelinput för searchEmployees, getEmployeeById och updateEmployee.
2. Bekräfta att auditraden läggs till i Record Audit Entry och att rätt väg triggas från Route by Operation.
3. För sök-/hämta-operationer, verifiera att Aggregate Search Output eller Aggregate Get Output returnerar en response-array med endast maskade fält.
4. För uppdateringar, säkerställ att Validate Update Payload passerar icke-tomma values, att Post Employee Update returnerar lyckat och att Prepare Success Reply skickar ut ok.
5. När ni är nöjda, växla workflowet till Active för att aktivera användning av MCP-verktyg i produktion.