Steg 2: Anslut Postgres för fakturadata

Hämta aktuella fakturor och tillämpa filtret som endast släpper igenom obetalda poster som förfaller snart eller redan är förfallna.

1. Öppna Retrieve Open Invoices och ställ in Operation till executeQuery.
2. Ställ in Query till:
   SELECT invoice_id, client_name, client_email, invoice_number, invoice_amount, currency, issue_date, due_date, payment_status, days_overdue, last_reminder_sent FROM invoices WHERE payment_status != 'paid' AND due_date <= CURRENT_DATE + INTERVAL '7 days' ORDER BY due_date ASC;
3. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era postgres-uppgifter i Retrieve Open Invoices.
4. Konfigurera Overdue Invoice Filter med följande villkor:
   • leftValue ={{ $json.payment_status }} är lika med unpaid
   • leftValue ={{ $json.days_overdue }} är större än eller lika med 0
5. Anslut Retrieve Open Invoices → Overdue Invoice Filter → Compute Reminder Rules.

Steg 3: Sätt upp påminnelselogik och AI-utkast

Avgör typ av påminnelse och brådskenivå, och skapa sedan ett anpassat e-postutkast med hjälp av AI-agenten.

1. I Compute Reminder Rules behåller ni den medföljande JavaScript-koden som beräknar reminderType, urgencyLevel och daysOverdue.
2. Konfigurera Compose AI Prompt med värdet för aiPrompt som innehåller fakturadetaljer och formateringsinstruktioner. Säkerställ att värdet använder de inbäddade uttrycken som {{ $json.client_name }} och {{ $json.invoice_number }}.
3. Anslut Compute Reminder Rules → Compose AI Prompt → AI Email Draft Agent.
4. I OpenAI Draft Model ställer ni in Model till =gpt-4o-mini och behåller alternativen maxTokens och temperature enligt konfigurationen.
5. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-uppgifter i OpenAI Draft Model.
6. Säkerställ att OpenAI Draft Model är ansluten som språkmodell för AI Email Draft Agent (autentiseringsuppgifter ska läggas till i OpenAI Draft Model, inte i agentnoden).

Steg 4: Rendera och skicka påminnelsemejl

Konvertera AI-utdata till ett formaterat HTML-mejl och skicka påminnelser.

1. I Render Email Template behåller ni JavaScript-koden som extraherar ämnesraden, bygger HTML-innehållet och outputar emailSubject och emailBody.
2. Anslut AI Email Draft Agent → Render Email Template → Dispatch Reminder Email.
3. I Dispatch Reminder Email ställer ni in Subject till ={{ $json.emailSubject }} och sätter To Email samt From Email till [YOUR_EMAIL].
4. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era smtp-uppgifter i Dispatch Reminder Email.

Steg 5: Logga påminnelsestatus och skicka daglig sammanfattning

Uppdatera fakturastatus, spara aktivitetsloggar och mejla en daglig ekonomisammanfattning.

1. Konfigurera Record Reminder Status med uppdateringsfrågan som använder uttryck som {{ $json.reminderType }} och {{ $json.invoice_id }}.
2. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era postgres-uppgifter i Record Reminder Status.
3. I Build Activity Entry behåller ni objektet logEntry som använder uttryck såsom {{ $now.toISO() }} och {{ $json.daysOverdue }}.
4. I Store Activity Log ställer ni in Schema till public och Table till invoice_activity_log med Mapping Mode inställt på autoMapInputData.
5. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era postgres-uppgifter i Store Activity Log.
6. Anslut Record Reminder Status → Build Activity Entry → Store Activity Log → Assemble Daily Summary → Email Finance Summary.
7. I Email Finance Summary ställer ni in Subject till =Daily Invoice Reminder Report - {{ $now.toFormat('yyyy-MM-dd') }} och sätter To Email/From Email till [YOUR_EMAIL].
8. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era smtp-uppgifter i Email Finance Summary.

Steg 6: Konfigurera webbhook-sökvägen för betalning (parallellt svar och kvitto)

Fånga betalningsbekräftelser och uppdatera fakturor, samtidigt som ni svarar anroparen och skickar ett kvitto parallellt.

1. I Incoming Payment Webhook ställer ni in Path till invoice-paid, HTTP Method till POST och Response Mode till responseNode.
2. Anslut Incoming Payment Webhook → Mark Invoice Paid.
3. I Mark Invoice Paid ställer ni in Query till uppdateringssatsen som använder uttryck som {{ $json.body.amount }}, {{ $json.body.payment_method }} och {{ $json.body.invoice_number }}.
4. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era postgres-uppgifter i Mark Invoice Paid.
5. Mark Invoice Paid skickar utdata till både Return Payment Response och Send Payment Receipt parallellt.
6. I Return Payment Response behåller ni JSON-Response Body med uttryck som {{ $json.invoice_number }} och {{ $json.payment_amount }}.
7. I Send Payment Receipt ställer ni in Subject till =Payment Confirmation - Invoice {{ $json.invoice_number }} och sätter To Email/From Email till [YOUR_EMAIL].
8. Autentiseringsuppgifter krävs: Anslut era smtp-uppgifter i Send Payment Receipt.

Steg 7: Testa och aktivera ert workflow

Verifiera både påminnelseflödet och betalningsflödet innan ni slår på automatiseringen.

1. Klicka på Execute Workflow för att testa den schemalagda påminnelsevägen från Scheduled Daily Trigger till Email Finance Summary.
2. Bekräfta att Dispatch Reminder Email skickar mejl och att Record Reminder Status uppdaterar tabellen invoices.
3. Skicka en POST-begäran till Incoming Payment Webhook med en payload som innehåller invoice_number, amount och payment_method för att testa betalningsvägen.
4. Verifiera att Return Payment Response returnerar en JSON med lyckat resultat och att Send Payment Receipt mejlar kvittot parallellt.
5. Växla workflowet till Active när testerna är godkända, så att påminnelser körs dagligen enligt 0 9 * * *.