Slack Free är där sammanhang dör. Du vet att beslutet fattades ”någonstans i den där tråden”, men det ligger utanför meddelandegränsen, och nu är du tillbaka och ställer samma frågor igen.
Den här Slack-arkiveringsautomationen slår först mot grundare eftersom varje uppgradering per användare gör ont. Men marknadsansvariga som försöker följa godkännanden och ops-chefer som behöver strukturerade överlämningar känner det också. Resultatet är enkelt: behåll historiken sökbar och få snabba AI-sammanfattningar utan att betala för Slack Pro.
Du får se hur det här flödet sparar kanalhistorik till Google Drive enligt ett schema, och hur ditt team kan @omnämna en bot för sammanfattningar som ”den här veckan” eller ”senaste 7 dagarna”.
Så här fungerar automationen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Slack + Google Drive: sökbara chattarkiv
flowchart LR
subgraph sg0["Slack Mention Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Slack Mention Trigger"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Parse Mention Text", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Slack Summary Agent", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "Gemini Chat Model", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:memory", form: "rounded", label: "Channel Memory Buffer", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Fetch Channel History", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Lookup Slack User", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Post Summary to Slack"]
n3 -.-> n2
n6 -.-> n2
n0 --> n1
n2 --> n7
n4 -.-> n2
n5 -.-> n2
n1 --> n2
end
subgraph sg1["Monthly Export Flow"]
direction LR
n8@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Monthly Export Trigger", pos: "b", h: 48 }
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Retrieve Workspace Channels"]
n10@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Iterate Channels", pos: "b", h: 48 }
n11["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Export Channel History"]
n12@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Convert History to File", pos: "b", h: 48 }
n13@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Upload Archive to Drive", pos: "b", h: 48 }
n10 --> n11
n8 --> n9
n12 --> n13
n9 --> n10
n11 --> n12
n11 --> n10
n13 --> n10
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0,n8 trigger
class n2 ai
class n3 aiModel
class n4 ai
class n12 disabled
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n7,n9,n11 customIcon
Problemet: Slacks ”minne” försvinner när du behöver det
Slack är bra för tempo, men uselt för långsiktigt återkallande på gratisplanen. En kund droppar ett kritiskt krav i en kanal, någon håller med, och två månader senare kan teamet inte hitta det. Nyanställda frågar ”varför gör vi så här?” och du kan inte peka på den ursprungliga motiveringen eftersom den är begravd i gamla meddelanden eller borta. Då händer samma diskussioner igen, mötena blir fler, och den som pratar högst vinner eftersom bevisen inte är enkla att plocka fram. Ärligt talat är det så här små team slösar tid utan att märka det.
Det summerar snabbt. Här är var det faller isär i verkligt arbete.
- Du tappar beslut och kontext när Slacks historikgräns slår till, så folk bygger upp historien från minnet.
- Sökning i Slack blir opålitlig med tiden, vilket gör att ”snabba koller” blir till 20-minuters skattjakter.
- Onboarding går långsammare eftersom de bästa svaren finns i gamla trådar, inte i ett dokument som någon underhållit.
- Att uppgradera till Slack Pro kan kännas som en tillväxtskatt, särskilt när bara ett fåtal kanaler faktiskt behöver lång lagringstid.
Lösningen: arkivera Slack-historik till Drive + sammanfattningar vid begäran
Det här flödet ger dig två ”Pro-liknande” fördelar samtidigt som Slack fortsätter vara platsen där alla redan pratar. För det första körs det enligt ett schema (oftast månadsvis) för att exportera senaste meddelanden från de kanaler som din bot har åtkomst till, konverterar historiken till en fil och laddar upp den till en Google Drive-mapp du kontrollerar. För det andra lyssnar det efter @omnämnanden i Slack. När någon ber om en sammanfattning som ”sammanfatta den här veckan” hämtar flödet senaste kanalhistoriken, tar in grundläggande användardetaljer för läsbarhet och använder en AI-agent (med en chattmodell och ett kort minnesfönster) för att skapa en felfri, lättläst sammanfattning. Sedan postar den sammanfattningen tillbaka i kanalen, så att alla får nytta av den, inte bara personen som frågade.
Flödet startar med två triggers: ett Slack-omnämnande för ”sammanfatta åt mig”, och en schemalagd export för ”spara vår historik”. I mitten samlar det in meddelanden, formar dem för antingen AI-sammanfattning eller filexport och loopar igenom kanaler i batchar så att det kan skala. Till sist hamnar sammanfattningar i Slack och arkiv i Google Drive som CSV-liknande filer namngivna efter kanal och period.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du har 10 aktiva kanaler som spelar roll (projekt, kunder, ledning). Att manuellt exportera en kanals senaste historik kan lätt ta cirka 10 minuter med filtrering, nedladdning, namngivning och arkivering, så en månadsvis export blir ungefär 100 minuter rutinjobb. Med det här flödet blir ”före” en schemalagd körning plus kanske 5 minuter för att stickprova Drive-mappen. För sammanfattningar: i stället för att någon lägger 30 minuter på att läsa gårdagens tråd, @omnämner de boten och får en användbar sammanfattning på ett par minuter.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Slack för bot-omnämnanden, historikexport, postning av sammanfattningar
- Google Drive för att lagra sökbara kanalarkiv
- API-nyckel till AI-leverantör (hämta den i din LLM-leverantörs dashboard)
Svårighetsnivå: Medel. Du kopplar upp autentisering, skapar en Slack-bot och väljer vilka kanaler den ska ha åtkomst till.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En kollega @omnämner din Slack-bot. Slack-triggern fångar meddelanden som ”sammanfatta den här veckan” och plockar ut tidsintervallet från omnämnandets text.
Flödet hämtar rätt kontext. Det drar in senaste kanalhistoriken och slår upp användarinformation så att sammanfattningen läser som människor som pratar, inte en vägg av ID:n och tidsstämplar.
AI gör chatt till en recap. En AI-agent använder din valda chattmodell plus ett litet minnesfönster för att skapa en strukturerad sammanfattning som du faktiskt kan agera på.
Separat säkerhetskopierar ett månadsvis schema allt. Schemaläggaren hämtar workspace-kanaler, loopar igenom dem i batchar, exporterar meddelandehistorik, konverterar den till en fil och laddar upp den till din arkivmapp i Google Drive.
Du kan enkelt justera vilka kanaler som ingår och hur ofta exporterna körs utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Slack-triggern
Det här arbetsflödet startar när någon @omnämner er bot i Slack och tolkar sedan omnämnandet för att extrahera förfrågningstexten.
- Lägg till och öppna Slack Mention Trigger och aktivera watchWorkspace så att den lyssnar i hela arbetsytan.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter i Slack Mention Trigger.
- Öppna Parse Mention Text och ställ in fältet input till
{{ $json.blocks[0].elements[0].elements[1].text }}. - Bekräfta körflödet: Slack Mention Trigger → Parse Mention Text → Slack Summary Agent.
Steg 2: Anslut Slack-tjänster
Flera Slack-noder hanterar hämtning och publicering av meddelanden, och alla använder samma Slack-anslutning.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter i Fetch Channel History.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter i Lookup Slack User.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter i Post Summary to Slack.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era slackApi-inloggningsuppgifter i Retrieve Workspace Channels och Export Channel History.
Steg 3: Ställ in AI-agenten för sammanfattning
Agenten läser det tolkade omnämnandet, hämtar kanalhistorik och formaterar sammanfattningen med hjälp av Gemini, minne och Slack-verktyg.
- Öppna Slack Summary Agent och ställ in text till
{{ $json.input }}för att använda det tolkade omnämnandet. - Öppna Gemini Chat Model och välj googlePalmApi-inloggningsuppgifter.
- Bekräfta att Channel Memory Buffer använder sessionKey
{{ $('Slack Mention Trigger').item.json.channel }}och contextWindowLength10. - Verifiera att Fetch Channel History använder resource
channel, operationhistoryoch returnAlltrue. - Verifiera att Lookup Slack User är inställd på resource
userför att slå upp användar-id:n.
Steg 4: Konfigurera utdata för Slack-sammanfattningen
Sammanfattningen som agenten genererar publiceras tillbaka i samma Slack-kanal där omnämnandet skedde.
- Öppna Post Summary to Slack och ställ in text till
{{ $json.output }}. - Ställ in select till
channeloch channelId till{{ $('Slack Mention Trigger').item.json.channel }}. - Bekräfta körflödet: Slack Summary Agent → Post Summary to Slack.
Steg 5: Konfigurera den månatliga exporten av Slack-arkiv
En separat schemalagd gren exporterar kanalhistorik varje månad och laddar upp en fil till Google Drive.
- Öppna Monthly Export Trigger och ställ in regeln så att den körs månadsvis vid
triggerAtHour1. - Öppna Retrieve Workspace Channels och bekräfta resource
channel, operationgetAlloch returnAlltrue. - Säkerställ att Iterate Channels är kopplad efter Retrieve Workspace Channels för att batcha igenom kanallistan.
- Öppna Export Channel History och bekräfta tidsfiltren: latest
{{ $now.format('yyyy-MM-dd HH:mm:ss') }}och oldest{{ $now.minus({ months: 1 }).format('yyyy-MM-dd HH:mm:ss') }}. - Aktivera Convert History to File (den är för närvarande inaktiverad) så att exporten konverteras till en fil.
- Öppna Upload Archive to Drive och ställ in name till
{{ $('Iterate Channels').item.json.name_normalized }}_{{ $('Monthly Export Trigger').item.json['Readable date'] }}. - Ställ in driveId till
My Driveoch ersätt folderId[YOUR_ID]med målmappen. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleDrive-inloggningsuppgifter i Upload Archive to Drive (den här noden saknar för närvarande inloggningsuppgifter).
Steg 6: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera både vägen för Slack-omnämnande-sammanfattning och den månatliga exportvägen innan ni slår på körningar i produktion.
- Klicka på Execute Workflow och @omnämn boten i en Slack-kanal för att trigga sammanfattningsvägen.
- Bekräfta att Post Summary to Slack publicerar en strukturerad sammanfattning tillbaka till samma kanal.
- Kör Monthly Export Trigger manuellt för att simulera en månadskörning och verifiera att Upload Archive to Drive skapar en fil i målmappen.
- När testerna passerar, växla arbetsflödet till Active så att Slack Mention Trigger och Monthly Export Trigger körs i produktion.
Vanliga fallgropar
- Slack-botens behörigheter är oftast boven. Om sammanfattningar eller exporter misslyckas, kontrollera Slack App-scopes och se till att boten är inbjuden till de kanaler du förväntar dig.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera output för alltid.
Vanliga frågor
Cirka en timme om din Slack-bot och Google Drive är redo.
Nej. Du kopplar mest konton och klistrar in en API-nyckel. Den enda ”tekniska” delen är att välja kanaler och behörigheter i Slack.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också räkna med AI-API-kostnader, som vanligtvis är några cent per sammanfattning beroende på modell och kanalstorlek.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen drift ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du. Den enklaste vägen är operativ: bjud bara in Slack-boten till ”högt värde”-kanaler så att exporten och summeraren inte kan se resten. Du kan också filtrera kanallistan direkt efter ”Hämta workspace-kanaler” så att ”Iterera kanaler” bara loopar igenom en kort allowlist. Vanliga justeringar är att ändra månadsvisa exporter till veckovisa för en kritisk kanal, byta sammanfattningsformat (beslut, uppgifter, risker) och tvinga sammanfattningar på engelska i stället för ett standardspråk.
Oftast saknas rätt scopes eller så är boten helt enkelt inte med i kanalen. Kontrollera dina Slack App-behörigheter igen, generera om tokens vid behov och bekräfta att boten blev inbjuden. Om det bara fallerar under exporter kan rate limits också dyka upp när du kör över många kanaler samtidigt.
Ofta dussintals.
Ofta, ja, eftersom det här användningsfallet behöver grenlogik (två triggers), loopning genom kanaler i batchar och mer kontroll över hur historik hämtas och formateras. n8n ger dig också möjlighet till egen drift, vilket spelar roll om du vill köra mycket utan prissättning per task. Zapier eller Make kan fortfarande fungera för en lätt ”bara sammanfattning”-bot, men att arkivera varje kanal plus AI är där kostnader och begränsningar märks. Om du vill få en snabb reality check på insats och kostnad, prata med en automationsexpert.
Ditt team behåller Slack för hastighet, och Google Drive för minne. Sätt upp detta en gång, så tystnar omtag och upprepningar.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.