Du får äntligen en ny kundförfrågan, och sedan börjar det. Kopiera svar från Typeform, klistra in dem i ett avtal, dubbelkolla namn och datum, exportera en PDF, bifoga den, skicka den och arkivera den någonstans där du faktiskt hittar den senare.
Den här Typeform-avtalsautomationen träffar byråägare och frilansare först, men ops-ansvariga som hanterar onboarding känner av det också. Du förvandlar ”formulär inskickat” till en PDF redo att signeras på några minuter, utan det vanliga fram och tillbaka och småfel som får dig att verka slarvig.
Nedan ser du exakt hur arbetsflödet körs i n8n, vad det producerar och vad du kan justera så att det matchar din mall och din process.
Så fungerar den här automationen
Hela n8n-arbetsflödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Typeform till Google Docs, avtal som PDF
flowchart LR
subgraph sg0["Typeform Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/typeform.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Typeform Trigger"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Set Variables", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Fill Contract Template", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Export as PDF", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send via Email", pos: "b", h: 48 }
n3 --> n4
n1 --> n2
n0 --> n1
n2 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0 customIcon
Problemet: att skapa avtal blir till adminjobb
Avtal ska vara den ”enkla” delen av att komma igång. Men manuell avtalsgenerering är där farten dör. Ett Typeform-svar kommer in, du öppnar svaret, letar upp rätt Google Docs-mall och börjar byta platshållare för hand. Ett stavfel i ett juridiskt namn. Ett startdatum som inte stämmer med mejltråden. En missad omfattningsdetalj. Inget av det är svårt, men allt är skört, och du upptäcker misstagen först efter att du redan skickat PDF:en.
Friktionen byggs på, särskilt när du har mycket att göra.
- Varje avtal tar vanligtvis runt 20 minuter av kopiera-klistra in, export och dubbelkoll.
- Du får ”final-final-v3.pdf”-filer utspridda i Drive eftersom arkiveringen sker i efterhand.
- Små inmatningsfel skapar pinsamma uppföljningsmejl och reviderade PDF:er.
- Om två personer hjälper till sjunker konsekvensen snabbt eftersom alla redigerar mallar lite olika.
Lösningen: Typeform → Google Docs → PDF → Gmail, automatiskt
Det här n8n-arbetsflödet lyssnar efter en ny Typeform-inlämning och förvandlar den till ett färdigt avtal utan manuell formatering. Först fångar det Typeform-svaren och mappar dem till felfria, återanvändbara fält (så att ”Kundnamn” och ”Projektstartdatum” blir pålitliga variabler). Sedan använder det din Google Docs-mall för att fylla avtalet med dessa variabler. När dokumentet är ifyllt exporterar arbetsflödet det som en PDF i Google Drive och skickar omedelbart PDF:en till mottagaren via Gmail. Du får en repeterbar avtalskedja som körs likadant varje gång, även när du är överbelastad.
Arbetsflödet startar på en Typeform-trigger (eller Cron om du föredrar polling). Därefter tilldelar och rensar det inlämningsfälten, fyller en avtalsmall i Google Docs, exporterar en PDF via Google Drive och skickar den via Gmail. Efter det ligger filen redan där den ska vara.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad det här arbetsflödet automatiserar | Resultatet du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du skickar 10 avtal i veckan. Manuell hantering kan ta cirka 20 minuter per avtal mellan att kopiera Typeform-svar, redigera Google Doc, exportera en PDF, bifoga i Gmail och arkivera. Det blir ungefär 3 timmar i veckan. Med det här arbetsflödet lägger du kanske 2 minuter på att kontrollera Typeform-inlämningen (om du ens behöver), sedan skapar n8n Google Doc, exporterar PDF:en och mejlar den automatiskt. Du får tillbaka större delen av tiden och minskar antalet ”bortse från den förra PDF:en”-ögonblick.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Typeform för att samla in kund- eller medarbetaruppgifter.
- Google Docs för avtalsmallen och platshållare.
- Gmail för att mejla den färdiga PDF:en automatiskt.
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in ett mall-ID och matchar några fält mot dina platshållare.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En ny Typeform-inlämning kommer in. Arbetsflödet triggas direkt när någon fyller i ditt formulär. Om du inte vill ha omedelbara triggers kan du byta till Cron-noden för att kontrollera periodiskt.
Inlämningen rensas och mappas. n8n tar svaren och tilldelar dem till förutsägbara fält (till exempel ”client_name”, ”scope” och ”deadline”), vilket gör dokumentsteget pålitligt.
Din avtalsmall i Google Docs fylls i. Arbetsflödet slår ihop fälten i ett avtal i Google Docs, med ditt mall-ID och ditt platshållarformat. Här bygger du in din formatering en gång och återanvänder den för alltid.
En PDF skapas och mejlas ut. Google Drive hanterar PDF-exporten och Gmail skickar den till mejladressen som fångats i formuläret. PDF:en ligger också kvar i Drive, så din mapp för ”skickade avtal” blir inte en eftertanke.
Du kan enkelt ändra avtalsmallen och hur utdatafilen namnges så att det matchar din process. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera Typeform-triggern
Sätt upp intagstriggern så att nya Typeform-inskick startar arbetsflödet.
- Lägg till noden Typeform Intake Trigger.
- Ställ in Form ID på
[YOUR_ID]. - Inloggning krävs: anslut era typeformApi-inloggningsuppgifter.
Steg 2: anslut Google Docs
Mappa Typeform-svar till strukturerade fält och fyll i en Google Docs-mall.
- Lägg till noden Assign Input Fields efter Typeform Intake Trigger.
- I Assign Input Fields lägger ni till fyra strängfält: client_name =
={{$json["answers"][0].text}}, project_scope =={{$json["answers"][1].text}}, deadline =={{$json["answers"][2].text}}och email =={{$json["answers"][3].email}}. - Lägg till noden Populate Agreement Template och koppla den till Assign Input Fields.
- Ställ in Mode på
templateoch Document ID på[YOUR_ID]. - Lägg till mallfält: {{client_name}} =
={{$json["client_name"]}}, {{project_scope}} =={{$json["project_scope"]}}, {{deadline}} =={{$json["deadline"]}}. - Inloggning krävs: anslut era googleApi-inloggningsuppgifter i Populate Agreement Template.
Steg 3: konfigurera PDF-generering
Exportera det ifyllda Google-dokumentet som en PDF för leverans via e-post.
- Lägg till noden Generate PDF Export och koppla den till Populate Agreement Template.
- Ställ in Operation på
export. - Ställ in File ID på
={{$node["Populate Agreement Template"].json["documentId"]}}. - Ställ in MIME Type på
application/pdf. - Inloggning krävs: anslut era googleApi-inloggningsuppgifter i Generate PDF Export.
Steg 4: konfigurera e-postutskick
Skicka den genererade PDF:en till kunden via Gmail.
- Lägg till noden Dispatch Email Notice och koppla den till Generate PDF Export.
- Ställ in To Email på
={{$json["email"]}}. - Ställ in From Email på
[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Subject på
Your Contract. - Ställ in Text på
Hi {{$json["client_name"]}}, Please find attached your contract. Regards, Your Company. - Lägg till en bilaga där Binary Property Name är satt till
data. - Inloggning krävs: anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett manuellt test för att bekräfta att dokumentet skapas, exporteras till PDF och mejlas till kunden.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in ett testsvar i Typeform.
- Verifiera att Populate Agreement Template skapar ett dokument med ifyllda fält.
- Bekräfta att Generate PDF Export ger ut en PDF-binary.
- Kontrollera att Dispatch Email Notice skickar ett mejl till adressen från
={{$json["email"]}}med PDF:en bifogad. - Slå på arbetsflödet med reglaget Active för användning i produktion.
Vanliga fallgropar
- Typeform-inloggningen kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om något skapar fel, kontrollera först dina Typeform-credentials i n8n och formulärets åtkomstinställningar.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på tomma svar.
- Gmail kan misslyckas utan tydliga fel om det anslutna kontot har sändningsgränser eller begränsade scopes. Kontrollera felutdata i Gmail-noden och säkerhetsbehörigheterna i ditt Google-konto.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om din mall är klar.
Nej. Du kopplar mest konton och mappar formulärfält till platshållarna i ditt avtal.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in åtkomst till Google Workspace (om det krävs) och eventuella sändningsbegränsningar på ditt Gmail-konto.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är en vanlig justering. Du byter ut din Google Docs-mall och uppdaterar fälten som mappas i steget ”Assign Input Fields” så att de matchar ditt onboardingformulär (roll, startdatum, chef, ersättning och så vidare). Om du vill ha olika mejltexter per avdelning kan du justera Gmail-steget ”Dispatch Email Notice” för att hämta villkorad text. Du kan också ändra var PDF:erna lagras genom att uppdatera destinationen i Google Drive-steget ”Generate PDF Export”.
Oftast är det en utgången token eller ändrade formulärbehörigheter. Anslut Typeform igen i n8n, bekräfta att formuläret fortfarande är publicerat och se till att form-ID:t som triggar matchar det du förväntar dig. Om du duplicerade formuläret kan n8n fortsätta lyssna på den gamla versionen, vilket ärligt talat är lätt att missa.
Många. I n8n Cloud beror kapaciteten på din plans månadsvisa körningar; om du kör egen hosting begränsas du främst av din server och Google/Gmail:s rate limits. I praktiken kan de flesta små team köra dussintals avtal per dag utan att tänka på det, så länge PDF-exporten och Gmail-kontot håller sig inom normal användning.
Ofta, ja, eftersom dokumentgenerering brukar kräva mer än en enkel ”trigger → skicka mejl”-kedja. n8n hanterar förgreningar, formateringslogik och filhantering (som att exportera ett Google Doc till PDF) utan att tvinga dig in i dyr task-prissättning när volymerna växer. Alternativet för egen hosting är också viktigt om du väntar hög volym eller vill ha tajtare kontroll. Zapier eller Make kan fortfarande fungera bra för väldigt enkla varianter, särskilt om du redan betalar för dem. Om du vill ha en second opinion om vad som är värt att bygga, prata med en automationsexpert.
När det här är i drift slutar avtalsutskick vara ”en grej du gör” och blir en bakgrundsprocess. Sätt upp det, testa en gång och njut sedan av en lugnare inkorg.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.