Att exportera ordrar från Unleashed ”bara för en snabb rapport” låter som en liten sak. Sen gör du det igen i morgon. Och igen nästa vecka, för att filtren inte matchar, datumintervallet är fel, eller någon ändrade en kolumn och nu ser dina totalsummor fel ut.
Den här automationen för Unleashed Sheets orders slår hårdast mot driftchefer, helt ärligt. Men marknadsansvariga som tar fram veckovisa prestationssiffror och byråägare som bygger kunddashboards känner samma friktion. Du lägger till slut cirka 1–2 timmar i veckan bara på att försöka lita på din egen orderdata.
Det här arbetsflödet hämtar ordrar från Unleashed på ett konsekvent sätt så att din rapportering förblir felfri. Du får se hur det fungerar, vad du behöver och var team vanligtvis snubblar.
Så här fungerar automationen
Se hur den löser problemet:
n8n Workflow Template: Unleashed till Google Sheets, order redo för rapport
flowchart LR
subgraph sg0["Manual Execution Start Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "Manual Execution Start", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/unleashedSoftware.png' width='40' height='40' /></div><br/>Retrieve Unleashed Orders"]
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1 customIcon
Utmaningen: felfri orderrapportering utan stökiga exporter
Unleashed är utmärkt för att hantera lager och ordrar. Men att rapportera från det kan snabbt bli tidsödande. Du exporterar ordrar, klistrar in dem i ett kalkylark, städar upp kolumner och inser sedan att du tog ut ”Completed”-ordrar när du behövde ”Dispatched” (eller tvärtom). Därefter vill någon ha en lite annan uppdelning, så du gör om allt. Det värsta är den mentala belastningen: du är aldrig helt säker på att siffrorna matchar senaste exporten, vilket gör att du dubbelkollar i stället för att fatta beslut.
Det blir mycket, snabbt. Här är var det faller isär i verkliga team.
- Exporter glider isär eftersom olika personer väljer olika filter, statusar eller tidsfönster varje gång.
- Formatering i kalkylarket blir ”stamkunskap”, så rapporten går sönder när personen som kan den är borta.
- Manuell copy-paste bjuder in små fel som är svåra att upptäcka förrän vid månadsslut.
- När du väl är klar med att uppdatera rapporten har verksamheten redan gått vidare till nya ordrar.
Lösningen: hämta Unleashed-ordrar till Google Sheets konsekvent
Det här arbetsflödet är byggt för att ta bort problemet ”hämtade vi ut det på samma sätt som förra gången?”. Du startar automationen, den hämtar ordrar från Unleashed Software och sedan kan du skicka den strukturerade datan vidare till ett Google Sheet som teamet redan använder för rapportering. I stället för att exportera CSV-filer, döpa om kolumner och återapplicera formler blir arbetsflödet din repeterbara insamlingsmetod. En körning ger ett förutsägbart dataset. Den konsekvensen gör rapporter pålitliga och enklare att dela med intressenter som bara vill ha svaret, inte bakgrunden.
Arbetsflödet börjar med en manuell trigger i n8n, så att du kan köra det på beställning medan du testar. Därefter hämtar det Unleashed-ordrar i ett enda, standardiserat uttag. Därifrån kan du bygga vidare för att skriva rader till Google Sheets och hålla en löpande rapportflik som förblir strukturerad.
Vad som förändras: före vs. efter
| Det här tar bort | Effekten du märker |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du bygger en veckovis orderrapport och att det tar cirka 30 minuter att exportera från Unleashed, städa upp filen och klistra in den i Google Sheets. Sedan lägger du ofta ytterligare 30 minuter på att fixa formler och kontrollera totalsummor eftersom något har förskjutits. Det är ungefär 1 timme i veckan, och det är lätt att det blir 2 timmar under mer intensiva månader. Med det här arbetsflödet triggar du hämtningen i n8n, väntar en kort stund och ditt dataset är redo i ett konsekvent format för att fylla samma sheet varje gång.
Krav
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Självhostningsalternativ om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Unleashed Software för att hämta din orderdata.
- Google Sheets för att lagra och rapportera på ordrar.
- Unleashed API-inloggningsuppgifter (hämta dem från området för API-åtkomst/inställningar i ditt Unleashed-konto).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton och bekräftar vilka orderfält du vill fånga.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Arbetsflödets flöde
Manuell körning i n8n. Du klickar på kör när du vill göra ett nytt uttag, vilket är perfekt för att bevisa att datan matchar din aktuella rapportvy i Unleashed.
Hämtning av ordrar från Unleashed Software. Arbetsflödet anropar Unleashed och returnerar ditt orderdataset i ett strukturerat svar (så att du inte är beroende av att en människa väljer rätt exportalternativ).
Dataset redo för rapportering. Härifrån mappar de flesta team nyckelfält (ordernummer, status, datum, kund, totalsummor) och skickar dem till Google Sheets för en stabil rapportflik.
Ett sheet du kan lita på. När datan landar med samma layout varje körning slutar pivottabeller, diagram och dashboards att gå sönder, vilket gör att rapporteringen blir en snabb avstämning i stället för ett veckovis miniprojekt.
Du kan enkelt ändra vilka orderfilter du hämtar för att matcha era interna rapportregler. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera manuell trigger
Ställ in arbetsflödet så att det körs manuellt så att ni kan hämta ordrar vid behov.
- Lägg till noden Manual Execution Start som din trigger.
- Lämna alla standardinställningar som de är, eftersom den inte kräver några parametrar.
- Behåll den fästa anteckningen Flowpast Branding som referens (valfritt, ingen konfiguration behövs).
Steg 2: Anslut Unleashed Software
Auktorisera n8n att komma åt ert Unleashed-konto så att det kan hämta ordrar.
- Öppna noden Retrieve Unleashed Orders.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era unleashedSoftwareApi-inloggningsuppgifter.
Steg 3: Konfigurera filter för orderhämtning
Definiera vilka ordrar som ska hämtas från Unleashed.
- I Retrieve Unleashed Orders ställer ni in Order Status till
Completed. - Ställ in Return All till
trueför att hämta alla slutförda ordrar.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om ni inte ser någon data, verifiera era Unleashed-inloggningsuppgifter och bekräfta att det finns Completed-ordrar i ert konto.
Steg 4: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör arbetsflödet manuellt för att bekräfta att det hämtar ordrar korrekt, och aktivera det sedan för återanvändning.
- Klicka på Execute Workflow för att köra från Manual Execution Start.
- Bekräfta att Retrieve Unleashed Orders returnerar en lista med slutförda ordrar i utdatapanelen.
- När det fungerar växlar ni arbetsflödet till Active för att hålla det tillgängligt för manuell användning.
Se upp med
- Inloggningsuppgifter för Unleashed Software kan gå ut eller kräva specifika behörigheter. Om det slutar fungera, kontrollera först sidan för Unleashed API-åtkomst och bekräfta att nyckeln fortfarande är aktiv.
- Om du lägger till skrivning till Google Sheets senare kan behörigheter och skyddade intervall orsaka tysta fel. Öppna målarbetet och bekräfta att det kopplade Google-kontot kan redigera exakt den flik som används.
- Manuella uttag är bra för testning, men team glömmer att köra dem. Om du bygger ut arbetsflödet med en schematrigger, dubbelkolla tidszonsinställningar så att ”måndag morgon” faktiskt betyder din måndag morgon.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om din Unleashed API-åtkomst redan är konfigurerad.
Ja. Du kopplar främst konton och väljer vilka orderfält som ska hamna i arket.
Ja. n8n har ett gratis självhostat alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Molnplaner börjar på 20 USD/månad för högre volymer. Du behöver också ta hänsyn till API-åtkomst i Unleashed utifrån din Unleashed-plan.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller självhosting på en VPS. För självhosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Självhosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Du kan justera Unleashed-åtgärden ”Retrieve Orders” så att den bara hämtar de statusar, datumintervall eller lagerställen du rapporterar på. Många team lägger också till ett Google Sheets-steg för att lägga till nya rader och sedan en enkel avdupliceringsregel baserad på ordernummer så att omkörningar inte skapar dubbletter. Om du vill ha notifieringar kan du lägga till ett Mattermost- eller Twake-meddelande när körningen är klar (särskilt användbart vid månadsslut). För mer avancerade upplägg kan du slå ihop ERP-fält från Odoo efter Unleashed-hämtningen så att ett ark driver både drift- och ekonomirapportering.
Oftast beror det på en API-nyckel i Unleashed som har gått ut eller återkallats, så skapa en ny och uppdatera dina n8n-inloggningsuppgifter. Kontrollera också att nyckeln har åtkomst till de endpoints du anropar och att ditt konto inte har nått API-gränser vid stora uttag.
På n8n Clouds instegsplaner kan du vanligtvis köra detta tillräckligt för daglig eller veckovis rapportering, och självhosting tar bort körningsbegränsningar helt.
Ofta, ja, om du bryr dig om repeterbar rapportlogik. n8n är bättre när du behöver förgreningar (olika hantering beroende på orderstatus), databearbetning innan du skriver till Google Sheets eller om du vill självhosta så att frekventa hämtningar inte blir dyra. Zapier och Make kan gå snabbare att klicka ihop för väldigt enkla ”skicka data från A till B”-uppgifter, men de blir klumpiga när du behöver konsekvent dataformatering och omkörningar utan dubbletter. Manuell testning är också enklare i n8n eftersom du kan köra arbetsflödet och inspektera varje steg. Om du tvekar, prata med en automationsexpert så rimlighetskollar vi ditt upplägg på 15 minuter.
När dina Unleashed-ordrar hamnar i en konsekvent struktur slutar rapportering vara ett veckovis städjobb. Arbetsflödet tar hand om den repeterbara delen så att du kan fokusera på besluten.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.