Du har kandidatinformation i Google Sheets, beslut i någons huvud och ”jag mejlar dem senare” på en post-it. Sedan blir en bra kandidat kall eftersom uppföljningen aldrig hände, eller så råkar du mejla fel person från en gammal rad.
Rekryterare känner av det först. Men HR-koordinatorer och stressade grundare som sköter rekrytering vid sidan om hamnar i samma röra. Den här Google Sheets Gmail-automationen gör din shortlist till något du kan lita på, så att starka kandidater får nästa steg direkt.
Du får se hur det här flödet hämtar kandidater från ett ark, filtrerar efter poäng, mejlar kvalificerade personer med en Calendly-länk och skapar ClickUp-uppgifter så att teamet kan agera direkt.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + Gmail: snabbare kandidatlistor
flowchart LR
subgraph sg0["When clicking ‘Execute workflow’ Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "When clicking ‘Execute workf..", pos: "b", h: 48 }
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Fetch All Candidate Records", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Filter High-Score Candidates", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Congratulations Email", pos: "b", h: 48 }
n4["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/clickup.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create Screening Task in Cli.."]
n3 --> n4
n1 --> n2
n2 --> n3
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n2 decision
class n1 database
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n4 customIcon
Problemet: shortlisting blir copy-paste-kaos
Att ta fram en shortlist låter enkelt tills du gör det i större volym. Någon uppdaterar poäng i ett kalkylark, sedan skannar du manuellt rader, bestämmer vem som ”går vidare”, skriver mejl, klistrar in en bokningslänk och försöker komma ihåg att skapa en uppgift till teamet. En enda avbrott och du tappar bort dig. Ett annat vanligt haveri: kriterierna skiftar mellan roller, så två kandidater med samma poäng behandlas olika. Och när nästa person öppnar arket har de ingen aning om vem som kontaktats eller vad som utlovats.
Det bygger upp snabbt. Här är var det oftast faller isär.
- Du lägger cirka 1–2 timmar per rekryteringsrunda på att skanna, sortera och dubbelkolla rader.
- Mejl skickas sent (eller inte alls), vilket gör att kvalificerade kandidater bokar in sig någon annanstans.
- Olika personer skriver olika meddelanden, så processen känns inkonsekvent och slarvig.
- Uppgifter skapas inte pålitligt, så screening sker först när någon kommer ihåg det.
Lösningen: auto-shortlista från Sheets, mejla och köa screening
Det här flödet ger dig ett repeterbart system för att ta fram en shortlist med verktyg du redan kan: Google Sheets, Gmail, ClickUp och en Calendly-länk. Du kör det med en enda manuell trigger när nya kandidater har poängsatts. n8n hämtar varje rad från ditt Google Sheet ”Resume store”, kontrollerar varje kandidat mot din tröskel (som standard poäng över 70) och skickar bara vidare de profiler som matchar bäst. För varje kvalificerad kandidat skickar det ett personligt ”du går vidare”-mejl via Gmail, inklusive din bokningslänk så att de kan boka direkt. Samtidigt skapar det en screening-uppgift i ClickUp och tilldelar den rätt person, så att uppföljning inte hänger på minnet.
Flödet startar med en batchhämtning från Google Sheets. Sedan filtrerar det fram höga poäng och förbereder korrekt formaterade kandidatdetaljer för meddelanden. Till sist skickar Gmail nästa steg medan ClickUp fångar det interna arbetet, och Slack kan varna teamet om något misslyckas.
Det du får: automation vs. resultat
| Det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du går igenom 40 kandidater för en roll varje vecka. Manuellt kan du lägga cirka 2 minuter per kandidat på att kontrollera poäng, kopiera deras mejladress, klistra in en mall, lägga till din Calendly-länk och sedan skapa en ClickUp-uppgift för shortlisten. Om 12 personer godkänns mot tröskeln blir det ungefär 80 minuter repetitivt arbete, plus det oundvikliga dubbelkollandet ”mejlade jag dem?”. Med det här flödet uppdaterar du poängen i Google Sheets, kör den manuella triggern och låter n8n hantera filtrering, mejl och ClickUp-uppgifter i bakgrunden. Din tid sjunker till cirka 10 minuter för att rimlighetskontrollera arket och granska resultatet.
Det du behöver
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för att lagra kandidatnamn, poäng och mejladresser.
- Gmail för att skicka mejl med nästa steg automatiskt.
- ClickUp API-token (hämta den i ClickUp Settings → Apps).
Nivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in ID:n (Space/Folder/List/Assignee) och redigerar en mejlmall.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Manuell körning när poängen är klara. Du triggar flödet efter att teamet har lagt till eller uppdaterat kandidatpoäng i Google Sheet:et ”Resume store”.
Kandidatdata hämtas i en batch. n8n hämtar alla rader från Sheet2 och städar sedan upp de fält som behövs (namn, mejl, poäng och eventuell sammanfattningstext du sparar som kontext).
Filtreringen sker automatiskt. En If-kontroll jämför varje kandidats poäng med din tröskel (70 som standard). Endast de som går igenom behandlas vidare, vilket håller dina ClickUp-listor strukturerade och gör att du inte bombarderar inkorgen genom att mejla alla.
Mejl och uppgifter skapas samtidigt. Gmail skickar meddelandet om att gå vidare med din Calendly-länk, och ClickUp får en screening-uppgift tilldelad rätt ansvarig. Om en nod ger fel kan Slack notifiera dig så att du slipper gissa varför en kandidat inte gick vidare.
Du kan enkelt ändra poängtröskeln så den passar rollen, eller byta mejltext så den matchar er tonalitet. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, börja med att kontrollera n8n:s test av autentiseringsuppgifter och din delningsåtkomst till arket.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på grund av tomma svar.
- ClickUp-uppgifter kan misslyckas om dina Space/Folder/List-ID:n är fel eller om token saknar åtkomst. Dubbelkolla ID:n i ClickUp och bekräfta att den tilldelade är en giltig användare i den arbetsytan.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om du redan har ditt Sheet, Gmail och ClickUp redo.
Nej. Du kopplar framför allt konton och justerar ett par fält, som poängtröskeln och mejltexten.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också ta hänsyn till eventuella begränsningar i din ClickUp-plan, men ClickUp API:t i sig lägger normalt inte på en separat avgift per anrop.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärt och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du förmodligen. Ändra poänggränsen i If-filtret (kontrollen ”score > 70”), och justera sedan fälten som används i noden Set/Edit Fields om dina kolumner skiljer sig åt mellan roller. Vanliga justeringar är olika trösklar för juniora vs. seniora roller, att byta Calendly-länk per rekryterande chef och att ändra vem ClickUp-uppgifter tilldelas.
Oftast beror det på en utgången OAuth-anslutning i n8n. Återanslut Gmail-uppgiften och bekräfta sedan att avsändaradressen matchar kontot du godkände. Om ditt företag använder begränsningar i Google Workspace kan administratören också blockera tredjepartsåtkomst, så att uppgiften ”ansluter” men att skickandet ändå misslyckas.
Hundratals per körning är normalt.
Ofta, ja, eftersom den här typen av flöde tjänar på batchhantering och villkorslogik. Att hämta ett helt ark, filtrera på tröskel och sedan grena till mejl plus uppgiftsskapande är enkelt i n8n utan att göra varje rad till en hög med betalda ”tasks”. Zapier eller Make kan fortfarande fungera, men du kan behöva betala mer när du skalar bortom en minimal shortlist. n8n ger dig också möjlighet att self-hosta, vilket förändrar kalkylen helt. Prata med en automationsexpert om du vill ha en snabb rimlighetskontroll innan du bygger.
Det här är den typ av rekryteringsadmin du bara ska behöva sätta upp en gång. Efter det går din shortlist vidare i tid, varje gång.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.