Att göra LinkedIn-outreach ”på riktigt” innebär oftast fem flikar öppna, en rörig copy-paste-rutin och en leadlista som är inaktuell så fort du är klar.
Marknadschefer märker det när kampanjer stannar av för att målgruppsurvalet tar evigheter. SDR:er märker det när de förväntas leverera både volym och personalisering samtidigt. Och om du driver en byrå är den här LinkedIn-leads-automationen skillnaden mellan ”vi tar det sen” och ”det är redan klart”.
Det här workflowet tar en enkel målgruppsbrief och gör om den till skrapade leads, lägger till GPT-4o-icebreakers och loggar allt i Google Sheets (med en valfri switch som kan starta outreach automatiskt). Du ser exakt hur det fungerar, vad du behöver och hur du anpassar det för ditt eget erbjudande.
Så fungerar den här automationen
Här är hela workflowet som du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Apify + Google Sheets: strukturerade LinkedIn-leads
flowchart LR
subgraph sg0["Description of the audience you want to scrap Flow"]
direction LR
n0@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Aggregate", pos: "b", h: 48 }
n1["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/form.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Description of the audience .."]
n2@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Genrating appolo Url for api..", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Run apify actor to scrap the.."]
n4@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Genrate ice breaker by scrap..", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Adding ice breaker to google..", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/httprequest.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>trigger phantom buster to se.."]
n0 --> n6
n5 --> n0
n3 --> n4
n2 --> n3
n1 --> n2
n4 --> n5
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n1 trigger
class n2,n4 ai
class n5 database
class n3,n6 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n1,n3,n6 customIcon
Varför det här spelar roll: strukturerade LinkedIn-leads utan onödigt merjobb
LinkedIn lead gen faller ofta på överlämningen mellan ”jag vet vem jag vill nå” och ”jag har en lista jag faktiskt kan jobba med”. Du börjar med ett mål: kanske founders på finansierade SaaS-bolag, eller HR-ansvariga som rekryterar till en specifik roll. Sen försvinner en timme på att justera filter, kopiera profiler, hämta företags-URL:er och försöka skriva en första rad som inte skriker mall. Det värsta är den mentala belastningen. Du gör research, datainmatning och copywriting i samma pass, vilket gör att du nästan garanterat stressar igenom minst en del.
Det blir snabbt mycket. Här är var det oftast brister.
- Målgruppskriterierna finns i någons huvud eller i ett Slack-meddelande, så inriktningen ändras mitt i sprinten och din lista blir opålitlig.
- Skrapning och berikning görs manuellt, vilket ger inkonsekventa fält och ett kalkylark fullt av tomma rutor.
- Personalisering tar så lång tid att du antingen hoppar över den eller skickar färre förfrågningar än pipen kräver.
- Uppföljningar blir kaotiska eftersom ”källan till sanningen” är utspridd mellan LinkedIn, anteckningar och halvt uppdaterade rader.
Det du bygger: ett LinkedIn lead-gen-svänghjul
Den här automationen börjar med ett enkelt formulär där du beskriver målgruppen du vill nå med vanlig svenska. GPT-4o omvandlar beskrivningen till en knivskarp Apollo-sök-URL, så att du slipper gissa filter manuellt. Sedan kör en Apify-scraper på sökningen och returnerar strukturerad leaddata som korrekt formaterad JSON. För varje lead skapar GPT-4o därefter en kort, mänskligt klingande icebreaker baserad på det som faktiskt är synligt om personen eller företaget. Till sist skriver workflowet leaddetaljerna och icebreakern till Google Sheets så att din lista håller sig snygg, delbar och redo för uppföljning. Vill du ta det ett steg längre kan du dessutom trigga Phantombuster för att skicka kontaktförfrågningar i skala.
Workflowet startar när någon skickar in en målgruppsbrief. Därifrån sköter Apify insamlingen av leads, medan GPT-4o hanterar både targeting (Apollo-URL:en) och meddelanden (icebreakers). Google Sheets blir din uppföljningshub, och Phantombuster kan fungera som ”sändmotor” om du aktiverar den.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att du bygger en lista med 100 leads för en veckovis outreach-push. Manuellt kanske du lägger cirka 2 minuter per lead på att samla in grunderna (namn, URL, företagssajt) och ytterligare 2 minuter på att skriva en öppningsrad, vilket blir ungefär 6–7 timmar totalt. Med det här workflowet är den mänskliga delen målgruppsbriefen (cirka 10 minuter) och en snabb genomgång i Google Sheets. Skrapning + generering av icebreakers kör i bakgrunden, så det som tidigare tog större delen av en arbetsdag blir något du kan ha klart före lunch.
Innan du börjar
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Apify för att skrapa leads från sökningen.
- Google Sheets för att lagra leads och icebreakers.
- OpenAI API-nyckel (hämta den från OpenAI API-dashboarden)
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in ett par ID:n/nycklar och mappar fält till ditt ark.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En målgruppsbrief triggar allt. Du publicerar n8n Form Trigger och använder den för att fånga ideal customer profile med vanlig svenska (bransch, roll, storlek, finansiering, geografi, det som är viktigt).
GPT-4o förvandlar intention till targeting. Workflowet skickar din brief till GPT-4o, som genererar en Apollo-sök-URL. Det här är det avgörande ”översättningssteget”, eftersom du får en repeterbar uppsättning filter utan att bygga om sökningar manuellt.
Apify skrapar och returnerar strukturerade leads. n8n anropar en Apify-actor via HTTP Request, skickar med sök-URL:en och din APIFY-token. Svaret kommer tillbaka som korrekt formaterad JSON, som n8n kan loopa över på ett säkert sätt.
Icebreakers genereras och loggas. För varje lead skapar GPT-4o en kort öppningsrad, och sedan lägger Google Sheets till (eller uppdaterar) en rad med fält som namn, LinkedIn-URL, företagssajt, sammanfattning och icebreaker.
Du kan enkelt justera målgruppsprompten för att snäva in roller, byta branscher eller tvinga igenom specifika ”måste-ha”-filter utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera formulärtriggern
Det här arbetsflödet startar när en användare skickar in intake-formuläret som beskriver målgruppen.
- Lägg till och öppna Audience Intake Form.
- Ställ in Form Title till
Audience. - Ställ in Form Description till
describe your audinece in plain text. - I Form Fields lägger ni till fältetiketten
descritpion of the companyoch markerar det som obligatoriskt med platshållarencompany location,size,industry etc. - Bekräfta att Audience Intake Form skickar output till Build Apollo Search Link.
Steg 2: Sätt upp AI-byggaren för söklänken
Arbetsflödet använder AI för att konvertera formulärinlämningen till en Apollo-sök-URL.
- Öppna Build Apollo Search Link.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter.
- Ställ in Model till
chatgpt-4o-latest. - Säkerställ att innehållet i det tredje meddelandet använder uttrycket
{{$json['descritpion of the company ']}}. - Aktivera JSON Output med
true. - Bekräfta kopplingen: Build Apollo Search Link → Invoke Apify Scraper.
descritpion of the company . Behåll den exakt likadan i uttrycket, annars får AI-noden tom input.Steg 3: Skrapa profiler och generera icebreaker
Sök-URL:en skickas till Apify och den resulterande profildatan sammanfattas till en LinkedIn-icebreaker.
- Öppna Invoke Apify Scraper och ställ in URL till
https://api.apify.com/v2/acts/jljBwyyQakqrL1wae/run-sync-get-dataset-items. - Ställ in Method till
POSToch Send Body tilltrue. - Ställ in Body Parameters till
{ "cleanOutput": true, "url": "{{ $json.message.content.SearchUrl }}" }. - I Headers ställer ni in Accept till
application/jsonoch Authorization till[CONFIGURE_YOUR_TOKEN]. - Öppna Create LinkedIn Icebreaker.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era openAiApi-inloggningsuppgifter.
- Ställ in Model till
chatgpt-4o-latestoch behåll promptstrukturen som den är definierad i noden för att säkerställa output{"Icebreaker":"..."}. - Bekräfta flödet: Invoke Apify Scraper → Create LinkedIn Icebreaker → Update Sheet with Icebreaker.
Steg 4: Konfigurera output-åtgärder
Slutligen uppdaterar arbetsflödet ert kalkylark och startar outbound-automationen.
- Öppna Update Sheet with Icebreaker och ställ in Operation till
appendOrUpdate. - Välj ett Document och Sheet för Document ID och Sheet Name.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era Google Sheets-inloggningsuppgifter (inga inloggningsuppgifter är för närvarande konfigurerade på Update Sheet with Icebreaker).
- Öppna Combine Item Details och behåll Aggregate inställt på
aggregateAllItemData. - Öppna Launch Phantom Outreach och ställ in URL till
https://api.phantombuster.com/api/v2/[YOUR_ID]/launch. - Ställ in Method till
POSToch lägg till headern X-Phantombuster-Key med värdet[CONFIGURE_YOUR_API_KEY]. - Bekräfta körordningen: Update Sheet with Icebreaker → Combine Item Details → Launch Phantom Outreach.
[CONFIGURE_YOUR_TOKEN] eller [CONFIGURE_YOUR_API_KEY] kommer HTTP-anropen att misslyckas även om arbetsflödet körs.Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett fullständigt test för att verifiera output och aktivera sedan för användning i drift.
- Klicka på Execute Workflow och skicka in en testpost via Audience Intake Form.
- Verifiera att Build Apollo Search Link returnerar en giltig
SearchUrli JSON. - Kontrollera att Create LinkedIn Icebreaker outputtar en
Icebreaker-sträng och att Update Sheet with Icebreaker skriver till ert ark. - Bekräfta att Launch Phantom Outreach returnerar ett lyckat API-svar från Phantombuster.
- Slå på arbetsflödet med Active-reglaget för att aktivera körningar i produktion.
Tips för felsökning
- Google Sheets-credentials kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om det skapar fel, kontrollera först delningsinställningarna för arket (åtkomst för servicekonto-e-post) och n8n:s Google Sheets-credential.
- Om du använder Wait-noder eller extern skrapning varierar bearbetningstiderna. Öka väntetiden om noder längre fram fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att sitta och redigera output i all evighet.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om du redan har dina API-nycklar.
Nej. Du klistrar in credentials, mappar några fält och testar en körning.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna med OpenAI API-kostnader (ofta några cent per batch) samt Apify-användning beroende på hur många leads du skrapar.
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Egen hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serveradministration.
Ja, och det är huvudskälet till att workflowet fortsätter vara användbart över tid. Du ändrar oftast prompten i ”Build Apollo Search Link (GPT-4o)” för att justera targeting-regler (jobbtitlar, platser, finansieringsfas) och finjusterar sedan prompten i ”Create LinkedIn Icebreaker (GPT-4o)” så att den matchar din tonalitet. Om du vill ha andra kolumner justerar du mappningen i ”Update Sheet with Icebreaker”. Du kan också stänga av ”Launch Phantom Outreach” om du bara vill fånga leads och få personlig copy.
Oftast beror det på en ogiltig eller utgången APIFY-token, eller att den actor du anropar inte är tillgänglig för ditt konto. Dubbelkolla token i n8n Credentials och bekräfta actor-ID/konfiguration i HTTP Request-noden ”Invoke Apify Scraper”. Om anropet fungerar i Apify men misslyckas i n8n, leta efter rate limits eller att payloaden inte matchar (Apollo-URL-formatet kan vara petigt).
Om du hostar själv finns ingen hård gräns för körningar, så volymen beror främst på din server och den tid Apify behöver för att skrapa. På n8n Cloud beror taket på din plan och antal körningar per månad. I praktiken börjar de flesta team med batcher på 50–200 leads och skalar när de är nöjda med targetingen och arkformatet.
Ofta, ja, eftersom det här flödet inte bara är ”skicka data från A till B”. Du genererar en Apollo-sök-URL, anropar Apify via HTTP, loopar igenom lead-objekt och skriver strukturerade rader med AI-genererad copy, vilket är den typen av flerstegslogik som blir dyr eller krånglig i enklare verktyg. n8n ger dig också möjlighet att hosta själv, vilket spelar roll när du kör detta dagligen i skala. Zapier eller Make kan fortfarande vara rätt om du bara vill göra en lätt tvåstegsuppdatering av ett ark. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så kvalitetssäkrar vi ditt användningsfall.
När det här väl rullar slutar din leadlista vara ett skört kalkylark och blir ett repeterbart system. Sätt upp det, finslipa prompterna en gång och låt workflowet göra grovjobbet.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.