Steg 2: anslut Microsoft Excel

Hämta närvaro- och kontaktdata från Microsoft Excel-kalkylblad.

1. Öppna Fetch Daily Attendance och ställ in Resource till worksheet.
2. Ställ in filterfältets värde till ={{new Date().toISOString().split('T')[0]}} med Column satt till Date.
3. Ställ in Workbook till =attendance-workbook.
4. Credential Required: Anslut era microsoftExcelOAuth2Api-uppgifter i Fetch Daily Attendance.
5. Öppna Retrieve Student Contacts och ställ in Resource till worksheet.
6. Ställ in Workbook till =student-records-workbook.
7. Credential Required: Anslut era microsoftExcelOAuth2Api-uppgifter i Retrieve Student Contacts.

Steg 3: konfigurera Analyze Absence Records

Analysera frånvaro, beräkna varningsnivåer och normalisera elevdata för meddelanden och rapportering.

1. Öppna Analyze Absence Records och klistra in den angivna jsCode-blocket exakt som det visas i workflowet.
2. Verifiera att koden refererar till båda indata: $('Fetch Daily Attendance').all() och $('Retrieve Student Contacts').all().
3. Bekräfta att varningslogiken sätter alertLevel baserat på nylig frånvaro: recentAbsences >= 5 ? 'High' : recentAbsences >= 3 ? 'Medium' : 'Low'.
4. Säkerställ att Analyze Absence Records skickar utdata till Compose Absence Email, Compose Absence SMS och Build Attendance Summary parallellt.

Steg 4: konfigurera utdataåtgärder för e-post och WhatsApp

Generera meddelandeinnehåll och skicka det via e-post- och WhatsApp-kanaler.

1. Öppna Compose Absence Email och behåll jsCode för att generera fälten subject, body och to från indata.
2. Öppna Compose Absence SMS och behåll jsCode för att generera fälten message och phone för WhatsApp.
3. I Dispatch Absence Email ställer ni in Text till ={{$json.body}}, Subject till ={{$json.subject}}, To Email till ={{$json.to}} och From Email till [YOUR_EMAIL].
4. Credential Required: Anslut era smtp-uppgifter i Dispatch Absence Email.
5. I Send WhatsApp Alert ställer ni in URL till https://graph.facebook.com/v17.0/FROM_PHONE_NUMBER_ID/messages.
6. Ställ in JSON Body till ={ "messaging_product": "whatsapp", "to": "{{ $json.phone }}", "type": "text", "text": { "body": "{{ $json.message }}" } }.
7. Ställ in Header Parameters så att de inkluderar Authorization: Bearer [CONFIGURE_YOUR_TOKEN] och Content-Type: application/json.

Steg 5: konfigurera rapportering av närvarosammanfattning

Aggregera frånvarodata till en daglig rapport och lägg till den i Excel.

1. Öppna Build Attendance Summary och behåll den angivna jsCode för att beräkna totalsummor, antal varningar och snittvärden.
2. Verifiera att utdata inkluderar date, totalAbsences, highAlerts, mediumAlerts, lowAlerts, averageAttendanceRate och studentsAtRisk.
3. Öppna Store Attendance Report och ställ in Resource till worksheet, Operation till append och Data Mode till autoMap.
4. Ställ in Workbook till =attendance-reports-workbook och Worksheet till =w234t5yhyt43e.
5. Credential Required: Anslut era microsoftExcelOAuth2Api-uppgifter i Store Attendance Report.

Sista steget: testa och aktivera ert workflow

Kör ett manuellt test för att verifiera datahämtning, varningar och rapportering, och aktivera sedan automatiseringen.

1. Klicka på Execute Workflow för att trigga Scheduled Attendance Trigger manuellt.
2. Bekräfta att både Fetch Daily Attendance och Retrieve Student Contacts returnerar data och flödar in i Analyze Absence Records.
3. Kontrollera att Analyze Absence Records skickar utdata till Compose Absence Email, Compose Absence SMS och Build Attendance Summary parallellt.
4. Verifiera att e-post skickas från Dispatch Absence Email och att WhatsApp-meddelanden skickas från Send WhatsApp Alert.
5. Bekräfta att Store Attendance Report lägger till en ny rad i rapportkalkylbladet.
6. Växla workflowet till Active för att aktivera schemalagd daglig körning.