Närvaroregistrering ska inte kännas som ett detektivarbete. Men när incheckningar kommer in via en QR-app, ett meddelande eller en clipboard i korridoren slutar det med att du skriver in namn igen, rättar stavfel och funderar på vad du missade.
Lärare blir avbrutna mitt i lektionen, skoladministratörer jagar svar på “Har de kommit?”, och ansvariga för fritids hanterar samma röriga loggar. Den här Google Sheets-automationen för närvaro samlar varje incheckning i ett felfritt kalkylark och pingar rätt person direkt.
Du får se hur arbetsflödet tar emot en incheckning via webhook, formaterar den, lägger till den i Google Sheets och skickar en e-postavisering i Gmail-stil så att inget faller mellan stolarna.
Så fungerar den här automationen
Här är hela arbetsflödet du kommer att sätta upp:
n8n Workflow Template: Google Sheets + Gmail: elevincheckningar loggas snabbt
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Student Check-in"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Format Data", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Email Teacher", pos: "b", h: 48 }
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Success Response"]
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Append or update row in sheet", pos: "b", h: 48 }
n1 --> n4
n2 --> n3
n0 --> n1
n4 --> n2
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n4 database
class n0,n3 api
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n3 customIcon
Varför det här spelar roll: incheckningar i realtid utan manuell loggning
Om data om elevers ankomst finns i någons huvud (eller är utspridd över flera appar) börjar dagen med friktion. En elev checkar in vid dörren, någon tar en skärmdump, en annan person klistrar in det i ett kalkylark senare – och då är “realtid” borta. Det värsta är den mentala belastningen. Du registrerar inte bara närvaro, du svarar också på följdfrågor, löser stavningsskillnader och försöker avgöra om en incheckning ens hände. Ett enda misstag kan bli ett föräldrasamtal eller ett efterlevnadsproblem.
Det går snabbt. Här är var processen brukar fallera.
- Någon måste skriva in varje incheckning manuellt, och det tar ofta cirka 1–2 minuter per elev under morgonens mest stressiga period.
- Stavfel och inkonsekventa format (namn, ID, klasser) skapar “dubblettelever” i arket som du städar upp i efterhand.
- Lärare får ingen avisering i stunden, så de blir avbrutna senare av “Kom Alex?”-meddelanden.
- Bevisningen blir otydlig när du behöver den som mest, eftersom tidsstämplar inte är konsekventa och loggarna inte matchar.
Det du bygger: direkt loggning av elevincheckningar + e-postaviseringar till lärare
Det här arbetsflödet gör en enkel incheckningshändelse till ett felfritt, tillförlitligt närvarounderlag. Det startar när en elev checkar in via en mobilapp, QR-skanner eller valfritt system som kan skicka en POST-förfrågan till en n8n-webhook. Arbetsflödet mappar direkt inkommande JSON (som elevnamn, elev-ID och klass) till ett konsekvent format, lägger till aktuellt datum och klockslag och skriver in det i Google Sheets. Direkt efter att raden sparats skickar det ett e-postmeddelande till klassläraren med en formaterad “incheckning mottagen”-notis. Till sist returnerar det ett lyckat svar till originalappen så att eleven (eller personalen som skannar) får en omedelbar bekräftelse.
Arbetsflödet börjar med en publik webhook och strukturerar datan så att kalkylarket håller sig prydligt. Google Sheets blir din enda källa till sanning, och e-postaviseringen håller personalen uppdaterad utan extra meddelanden eller manuella uppföljningar.
Det du bygger
| Det som automatiseras | Det du uppnår |
|---|---|
|
|
Förväntade resultat
Säg att en årskurs har cirka 30 elever som checkar in varje morgon. Om någon manuellt loggar varje elev med ungefär 2 minuter per incheckning (öppna arket, skriva in namnet, lägga till klass, lägga till tid) blir det cirka 1 timme administrativt arbete innan dagen ens börjar. Med det här arbetsflödet fångas incheckningen direkt, arket uppdateras automatiskt och e-postmeddelandet går iväg omedelbart. Ditt “jobb” blir att titta i arket när det behövs, vilket i praktiken tar några sekunder.
Innan du börjar
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen drift om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Google Sheets för din centrala närvarologg.
- E-post (SMTP / Gmail-liknande utskick) för att avisera läraren direkt.
- Incheckningsapp med webhook-stöd (QR-skanner eller mobilapp) som kan skicka elevdata.
Svårighetsgrad: Nybörjare. Du klistrar in en webhook-URL, kopplar Google Sheets och anger en e-postmottagare.
Vill du att någon bygger detta åt dig? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Steg för steg
En elevincheckning träffar din webhook. En QR-skanner eller mobilapp skickar en POST-förfrågan med fält som student_name, student_id och class_name till n8n:s publika webhook-URL.
Arbetsflödet standardiserar datan. Ett mappningssteg strukturerar inkommande JSON så att raderna i kalkylarket blir konsekventa, och det lägger till aktuellt datum och tid automatiskt. Det är den delen som förebygger röriga loggar senare.
Google Sheets uppdateras direkt. Arbetsflödet lägger till (eller uppdaterar) en rad i ditt närvaroark med de mappade fälten, så loggen är uppdaterad utan att någon ens öppnar filen.
Läraren får en e-postavisering, sedan får appen “lyckades”. n8n skickar ett formaterat e-postmeddelande till läraren (eller en delad inkorg) och returnerar sedan en bekräftelse så att din incheckningsapp kan visa “Incheckad”. Rent, enkelt, pålitligt.
Du kan enkelt justera mottagarlogiken för att routa per klass, eller ändra arkstrukturen så att den matchar ditt befintliga närvaroformat. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Ställ in den inkommande webhooken så att extern incheckningsdata kan komma in i arbetsflödet och skickas vidare till mappningssteget.
- Lägg till noden Incoming Attendance Webhook som din trigger.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
student-checkin. - Ställ in Response Mode på
responseNodeså att svaret hanteras av Return Success Reply. - Koppla Incoming Attendance Webhook till Map Check-in Fields så att det matchar exekveringsflödet.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Konfigurera kalkylarket som ska lagra närvaroregistreringen.
- Lägg till noden Update Spreadsheet Row efter Map Check-in Fields.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleApi-inloggningsuppgifter.
- Ställ in Authentication på
serviceAccount. - Ställ in Operation på
appendOrUpdate. - Ställ in Document ID på
[YOUR_ID]och Sheet Name på[YOUR_ID].
Steg 3: Ställ in Map Check-in Fields
Mappa den inkommande webhook-payloaden till normaliserade fält för kalkylarket och efterföljande aviseringar.
- Lägg till noden Map Check-in Fields mellan Incoming Attendance Webhook och Update Spreadsheet Row.
- Ställ in student_name till
{{ $json.body.student_name }}. - Ställ in student_id till
{{ $json.body.student_id }}. - Ställ in class_name till
{{ $json.body.class_name }}. - Ställ in date till
{{ $now.format('yyyy-MM-dd') }}och time till{{ $now.format('HH:mm') }}. - Ställ in status till
present.
Steg 4: Konfigurera utdata-/åtgärdsnoder
Skicka instruktörsnotisen och returnera ett JSON-svar till webhook-anroparen.
- Lägg till noden Dispatch Instructor Email efter Update Spreadsheet Row.
- Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era smtp-inloggningsuppgifter.
- Ställ in To Email till
[YOUR_EMAIL]och From Email till[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Subject till
Student Check-in Alertoch Text tillPlease check attendance sheet. - Lägg till noden Return Success Reply efter Dispatch Instructor Email.
- Ställ in Respond With till
json. - Ställ in Response Body till
{ "success": true, "message": "{{ $('Map Check-in Fields').item.json.student_name }} checked in successfully", "time": "{{ $('Map Check-in Fields').item.json.time }}" }.
student_name eller time, verifiera att Map Check-in Fields körs före Return Success Reply och att den inkommande payloaden innehåller body.student_name.Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att webhooken tar emot data, att kalkylarket uppdateras och att e-post och svar skickas.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en test-POST-begäran till URL:en för Incoming Attendance Webhook med en JSON-body som innehåller
student_name,student_idochclass_name. - Bekräfta att en ny rad skapas eller uppdateras i målarket via Update Spreadsheet Row.
- Kontrollera att Dispatch Instructor Email skickar notisen till
[YOUR_EMAIL]. - Verifiera att webhook-svarets JSON innehåller elevens namn och tid från Map Check-in Fields.
- Växla arbetsflödet till Active för användning i produktion.
Felsökningstips
- Åtkomst till Google Sheets kan fallera om det anslutna Google-kontot tappar behörighet till kalkylarket. Om det slutar fungera, kontrollera först arket Share-inställningar och autentiseringsuppgiften i n8n.
- Om din webhook anropas från skolnätet eller en låst mobil enhet kan förfrågan aldrig nå n8n. Testa webhook-URL:en från en vanlig webbläsare eller Postman för att bekräfta att den är publikt nåbar.
- E-postutskick misslyckas ofta av enkla skäl: fel SMTP-port, begränsningar för “mindre säkra appar”, eller en saknad From-adress. Verifiera dina SMTP-inställningar i noden “Send Email” innan du ändrar resten av arbetsflödet.
Snabba svar
Cirka 30 minuter om ditt ark och e-postutskick är redo.
Nej. Du kopplar Google Sheets, anger lärarens e-post och klistrar in webhook-URL:en.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen drift och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver även räkna in kostnader för e-postutskick om du använder en betald SMTP-leverantör (ofta lågt, ibland inkluderat i ditt konto).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller egen drift på en VPS. För egen drift är Hostinger VPS prisvärt och klarar n8n bra. Egen drift ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är ärligt talat det bästa. Du kan routa e-post per klass genom att lägga till ett enkelt If-steg före “Dispatch Instructor Email”, eller byta ut en enda mottagare mot en uppslagstabell som ligger i Google Sheets. Du kan också ändra “Update Spreadsheet Row” så att det skriver till olika flikar per årskurs, eller lägga till extra kolumner som “Incheckningsmetod” (QR vs. personal). Om din incheckningsapp skickar andra fältnamn behöver du bara justera mappningen i “Map Check-in Fields” en gång.
Oftast handlar det om behörigheter eller en utgången Google-auktorisering. Återanslut din Google Sheets-autentiseringsuppgift i n8n och bekräfta sedan att kalkylarket är delat med samma Google-konto. Kontrollera också att Sheet ID och range matchar exakt den flik du skriver till, eftersom en omdöpt flik kan göra att skrivningar tyst slutar fungera.
För de flesta skolor räcker det mer än väl: ett webhook-triggat arbetsflöde som detta klarar kontinuerliga incheckningar hela morgonen så länge din n8n-instans är igång.
Ofta, ja, eftersom du kan hålla logiken samlad på ett ställe och drifta den själv. n8n är också mer flexibelt när du behöver förgreningar (som routning per klass), anpassade svar tillbaka till incheckningsappen, eller tajtare kontroll över hur data transformeras innan det hamnar i Google Sheets. Zapier och Make klarar det också, men webhook-hantering och flersteglogik kan bli dyrt eller klumpigt när du lägger till regler. Om du vill ha den enklaste möjliga hostade upplevelsen och bara har en klass kan de verktygen räcka. Prata med en automationsexpert om du vill ha hjälp att välja.
När detta väl rullar blir incheckningar tråkiga på bästa sätt. Ditt ark håller sig felfritt, lärare är informerade, och du slipper lägga dagens första timme på att mata in data.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.