Din inkorg blir en kyrkogård för “vi återkommer.” Några feedbackmejl slinker igenom, brådskan missas, och plötsligt jobbar du med skademinimering i stället för att lyssna på kunder.
Den här Gmail Slack triage-setupen träffar Customer Success Managers först, men supportansvariga och produktchefer känner av den också. Målet är enkelt: svara snabbt, eskalera det riktigt allvarliga och behåll en strukturerad historik utan att bo i Gmail hela dagarna.
Nedan ser du exakt hur workflowet routar feedback, skapar svarsutkast, larmar i Slack för högriskärenden och loggar utfall i Google Sheets för uppföljning.
Så fungerar automationen
Hela n8n-workflowet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Gmail + Slack: smartare triage av feedback
flowchart LR
subgraph sg0["Intent & Sentiment A Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Event Ingestion Webhook"]
n1@{ icon: "mdi:swap-vertical", form: "rounded", label: "Workflow Configuration", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Event Normalization"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/redis.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check Deduplication Cache"]
n4@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Is Duplicate Event?", pos: "b", h: 48 }
n5["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/redis.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Store Event in Cache"]
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Historical Interactions"]
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Feature Store Data"]
n8["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Fetch Segmentation Rules"]
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Merge Enrichment Data"]
n10@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Intent & Sentiment Analysis ..", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI GPT-4 Model", pos: "b", h: 48 }
n12@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Analysis Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n13["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/code.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Calculate Priority Score"]
n14@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Route by Priority & Intent", pos: "b", h: 48 }
n15["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/redis.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check Rate Limit"]
n16@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Rate Limit Exceeded?", pos: "b", h: 48 }
n17["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Check Cross-Channel Suppress.."]
n18@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Is Suppressed?", pos: "b", h: 48 }
n19@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Decision Policy Agent", pos: "b", h: 48 }
n20@{ icon: "mdi:brain", form: "rounded", label: "OpenAI GPT-4 Decision Model", pos: "b", h: 48 }
n21@{ icon: "mdi:robot", form: "rounded", label: "Decision Output Parser", pos: "b", h: 48 }
n22@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "Route by Action Type", pos: "b", h: 48 }
n23@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Marketing Email", pos: "b", h: 48 }
n24["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/salesforce.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Create Salesforce Lead"]
n25["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/hubspot.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Update HubSpot Contact"]
n26["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Send Support Alert"]
n27@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "Aggregate Action Results", pos: "b", h: 48 }
n28["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Log Decision Provenance"]
n29["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/postgres.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Store Outcome for Feedback L.."]
n30@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Update Analytics Dashboard", pos: "b", h: 48 }
n18 --> n19
n15 --> n16
n11 -.-> n10
n26 --> n27
n2 --> n3
n4 --> n5
n16 --> n17
n22 --> n23
n22 --> n24
n22 --> n25
n22 --> n26
n23 --> n27
n5 --> n9
n5 --> n6
n5 --> n7
n5 --> n8
n19 --> n22
n9 --> n10
n12 -.-> n10
n24 --> n27
n21 -.-> n19
n25 --> n27
n1 --> n2
n0 --> n1
n28 --> n29
n27 --> n28
n13 --> n14
n3 --> n4
n14 --> n15
n20 -.-> n19
n6 --> n9
n17 --> n18
n29 --> n30
n10 --> n13
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n10,n12,n19,n21 ai
class n11,n20 aiModel
class n4,n14,n16,n18,n22 decision
class n3,n5,n6,n7,n8,n15,n17,n28,n29,n30 database
class n0 api
class n2,n13 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n3,n5,n6,n7,n8,n9,n13,n15,n17,n24,n25,n26,n28,n29 customIcon
Problemet: feedbackmejl kommer inte märkta “brådskande”
Kundfeedback kommer sällan i ett snyggt format. Det kan vara ett stycke frustration, ett diffust “funkar inte” eller en lång tråd där tre personer blandar sig i. Manuell hantering innebär att du läser allt, tolkar vad det “betyder”, och sedan hoppar mellan verktyg för att eskalera, logga och svara. Det är långsamt även en lugn dag. En stressig dag är den verkliga risken inte tiden. Det är att missa det enda meddelandet som signalerar churn, ett säkerhetsproblem eller ett PR-haveri, för att det såg ut som ännu ett mejl klockan 16:55.
Det eskalerar snabbt. Här är var det faller isär i riktiga team.
- Viktig feedback hanteras som vanlig feedback eftersom inget poängsätter brådska på ett konsekvent sätt.
- Svar blir fördröjda när du letar i gamla trådar och försöker minnas tidigare sammanhang, så kunder känner sig ignorerade.
- Eskaleringar sker för sent eftersom “någon slackar teamet” blir ingens ansvar.
- Uppföljning blir ett halvt uppdaterat kalkylark, vilket gör att du inte kan rapportera trender till ledningen med säkerhet.
Lösningen: AI-poängsatt feedback, smart routing och omedelbar eskalering
Det här workflowet tar inkommande feedback och kör den genom en konsekvent “triage-hjärna” varje gång. Det startar när feedbacken kommer in (via en webhook från ett formulär eller via Gmail-baserad intake), och normaliserar sedan innehållet så att stökiga payloads blir strukturerade fält du kan arbeta med. Därefter analyserar en AI-agent intention och sentiment, och workflowet beräknar en prioritetspoäng baserat på vad kunden säger och vad du redan vet om dem. Sedan tar routingen vid: låg risk får ett kontextmedvetet svarsutkast skickat via mejl, medan högrisk eller negativ feedback triggar en Slack-notis så att en människa snabbt kan gå in. Till sist loggas varje utfall i Google Sheets och sparas för spårbarhet, så att du kan granska beslut och förbättra dina regler över tid.
Workflowet börjar med en inkommande händelse, deduplicerar den så att du inte svarar dubbelt och berikar den med historik och segmenteringsregler. Sedan poängsätter AI-agenten sentiment och intention, policyregler avgör vad som ska hända härnäst, och resultatet blir antingen ett automatiserat Gmail-svar, en eskalering i Slack eller uppdateringar vidare till verktyg som HubSpot och Salesforce om du vill gå den vägen.
Det du får: automation vs. resultat
| Vad workflowet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så kan det se ut
Säg att du får cirka 30 feedbackmejl per dag. Manuellt kanske du lägger 5 minuter på att läsa och bedöma varje mejl, och sedan ytterligare 5 minuter på att skriva utkast eller eskalera, alltså ungefär 5 timmar totalt. Med det här workflowet granskar du mest bara de få högriskmeddelanden som trycks ut till Slack, kanske 5 ärenden à 10 minuter. Resten loggas och besvaras automatiskt, så du får tillbaka omkring 4 timmar en hektisk dag.
Det här behöver du
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Gmail för att ta emot och skicka feedbacksvar.
- Slack för att larma teamet vid kritiska ärenden.
- Google Sheets för att logga feedback och utfall.
- OpenAI API-nyckel (hämta den i din OpenAI-dashboard).
Svårighetsgrad: Mellannivå. Du kopplar konton, klistrar in API-nycklar och justerar några routingtrösklar.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
Feedback kommer in via Gmail eller en webhook. Om du använder ett formulär fångar webhook-triggern inskickningen direkt. För mejlintag kan workflowet kombineras med ett Gmail-triggerupplägg så att meddelanden i en specifik inkorg eller etikett startar flödet.
Meddelandet struktureras och dedupliceras. Workflowet normaliserar payloaden till konsekventa fält och kontrollerar sedan en cache så att samma händelse inte bearbetas två gånger. Det är en tyst men viktig skyddsmekanism.
AI avgör intention, sentiment och risk. En AI-agent (med stöd av en OpenAI-chatmodell) analyserar vad kunden faktiskt säger, och workflowet beräknar sedan en prioritetspoäng. Berikningsdata som interaktionshistorik och segmenteringsregler kan påverka beslutet, vilket innebär att “VIP-kund är arg” kan rankas högre än “anonym besökare är lite irriterad.”
Routing avgör vad som händer härnäst. Ett policybeslutssteg väljer en åtgärdstyp: skicka ett mejlsvar, larma i Slack eller trigga CRM-uppdateringar. Varje väg registrerar beslutsunderlag och sparar utfallet så att du kan granska vad som hände i efterhand.
Du kan enkelt ändra prioritetströsklarna för att styra när Slack-notiser ska gå ut utifrån dina behov. Se den fullständiga implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Vanliga fallgropar
- Gmail-autentisering kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera först din Google OAuth-anslutning i n8n-credentials.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om noder längre fram misslyckas på grund av tomma svar.
- Slack-notiser kan misslyckas utan att synas om boten inte är med i kanalen eller saknar chat:write-behörighet. Verifiera Slack-appens scopes och bekräfta att kanal-ID:t är korrekt.
Vanliga frågor
Cirka 45 minuter om du redan har dina inloggningsuppgifter klara.
Nej. Du kopplar mest konton och justerar några tröskelvärden. Om du vill anpassa berikningskällor (som Postgres-fält) är det där lite teknisk hjälp kan snabba upp.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in OpenAI API-kostnader, som vanligtvis är några cent per förfrågan beroende på meddelandelängd.
Två alternativ: n8n Cloud (managed, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det bör du verkligen. De flesta team börjar med att justera logiken i “Compute Priority Score” och routern som avgör vilka ärenden som går till Slack kontra mejl. Vanliga anpassningar är separata trösklar för faktureringsklagomål, högre känslighet för VIP-kunder och att under en dag dämpa upprepade puffar från samma avsändare. Du kan också ändra vad som skrivs till Google Sheets så att rapporteringen matchar hur ditt team tänker.
Oftast beror det på utgångna OAuth-uppgifter eller saknade Gmail-scopes i Google Cloud-appen. Anslut om Gmail-credential i n8n och bekräfta att kontot har behörighet att skicka mejl från den adress du har valt. Om du skickar “från” ett alias måste aliaset först vara konfigurerat i Gmail. Rate limits kan också dyka upp i inkorgar med hög belastning, så throttling (eller batchning) kan behövas.
På en typisk n8n Cloud-plan kan den hantera tusentals feedbackmeddelanden per månad, och self-hosting skalar främst med din serverstorlek.
Ofta, ja, om du bryr dig om nyanserad routing och spårbarhet. Det här workflowet är inte bara “om mejl så Slack”; det deduplicerar händelser, berikar från databaser, kör en AI-analys och loggar beslutsunderlag. n8n passar bättre när du vill ha förgreningar utan att betala extra per väg, och när self-hosting är viktigt för volym. Zapier eller Make kan ändå vara bra för en lättviktig version, särskilt om du bara behöver ett par actions och inte vill tänka på databaser. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och beskriv din nuvarande process.
När detta väl rullar slutar inkorgen vara systemet. Workflowet blir systemet, och teamet dras bara in när det faktiskt spelar roll.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.