Närvarologgar ska inte ligga i WhatsApp-meddelanden, halvt ifyllda papperslistor och någons minne efter en lång dag på bygget. Men det är så tvister uppstår, löner blir försenade och kontoret får jaga in grundläggande stämplingstider.
Det är här automatisering av närvarologg gör som mest nytta. Platschefer och arbetsledare känner av den dagliga pressen först. HR-administratörer och lönepersonalen får ta hand om röran senare, ofta precis när de snabbt behöver korrekt formaterad data.
Det här n8n-flödet omvandlar geofence-händelser för in-/utpassage till prydliga rader i Google Sheets, och mejlar dig när något ser fel ut. Du får se vad det gör, vad du behöver och hur du anpassar det till din arbetsplats.
Så fungerar den här automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Google Sheets + e-post, självgående närvarologgar
flowchart LR
subgraph sg0["Flow 1"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Webhook"]
n1@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Validate Geofence & Format Log", pos: "b", h: 48 }
n2@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send email", pos: "b", h: 48 }
n3@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Append data to a sheet", pos: "b", h: 48 }
n0 --> n1
n3 --> n2
n1 --> n3
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n3 database
class n0 api
class n1 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0 customIcon
Problemet: närvaro på site är rörig, sen och lätt att bråka om
Närvarorapportering i byggprojekt havererar av tråkiga skäl. En arbetsledare är upptagen, en arbetare kommer mitt i rusningen, någon glömmer att skriva på, och plötsligt återskapar ni ”vem var här när” flera dagar senare. Även när ni använder en enkel app hamnar datan ofta utspridd: en fil för loggar, en annan för lön och en tredje för avvikelser. Den fragmenteringen skapar mental belastning, inte bara administrationstid. Kostnaden syns vid månadsskiftet när lönen ska köras och ni fortfarande validerar registreringar i stället för att godkänna dem.
Det eskalerar snabbt. Här är var det brukar brista på riktiga arbetsplatser.
- Manuella stämplingslistor missas eller fylls i i efterhand, vilket gör tidsstämplar svåra att lita på.
- När ”in/ut” spåras informellt blir tvister till långa telefonsamtal och obekväma diskussioner.
- Lönen behöver en strukturerad tabell, men råindatan är oftast sms, skärmdumpar eller anteckningar.
- Om en spårningsapp fallerar utan att säga till upptäcker ni det först efter en vecka med saknade poster.
Lösningen: geofence-stämpling loggas i Google Sheets, med felmejl
Det här flödet lyssnar på platsbaserade ”enter”- och ”exit”-händelser från en GPS-spårningsapp och omvandlar dem till närvaroposter automatiskt. När en arbetares telefon rapporterar en geofence-inpassage nära er site i Thaltej, Ahmedabad, kontrollerar n8n koordinaterna, bekräftar att de ligger inom 100-metersradien och etiketterar stämplingen korrekt (”in” för enter, ”out” för exit). Därefter skriver det en ny rad i ett Google Sheet som heter Attendance med arbetare-ID, stämplingstyp samt datum och tid. Om payloaden saknar fält, eller om koordinaterna inte matchar sitegränsen, flaggar flödet det och skickar ett mejl så att du kan åtgärda grundorsaken innan det påverkar lönekörningen.
Flödet startar med en inkommande webhook som din GPS-app kan anropa. Därefter beräknar ett valideringssteg avståndet med Haversine-formeln och formaterar loggfälten korrekt. Till sist blir Google Sheets er ”single source of truth”, och mejl blir ert tidiga varningssystem.
Det du får: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut i praktiken
Säg att du driver en site med 20 arbetare och i dag bekräftar närvaro manuellt: kanske 1 minut per person för att kolla, skicka meddelande eller markera ”in”, och ytterligare en minut senare för att bekräfta ”out”. Det är ungefär 40 minuter per dag, och det sker sällan i ett sammanhängande block. Med det här flödet blir ”arbetet” i princip noll: GPS-appen skickar händelsen, n8n loggar den direkt och du tittar bara på mejl om något avviker. För många team innebär det att ni får tillbaka runt en halvtimme varje dag på en site.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för egen hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- GPS-spårningsapp som kan skicka geofence-webhooks.
- Google Sheets för att lagra stämplingsloggar i en tabell.
- Mejl-/SMTP-uppgifter (från din leverantör, som Gmail eller SendGrid).
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, klistrar in en webhook-URL i din GPS-app och uppdaterar ett Sheet ID.
Vill du inte sätta upp detta själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuterskonsultation).
Så fungerar det
En arbetare triggar flödet genom att gå in i eller lämna geofence-området. Din GPS-spårningsapp skickar en POST-förfrågan till n8n på /webhook/geofence-thaltej-attendance med latitud, longitud, händelse och userId.
Flödet kontrollerar platsen och rensar indata. n8n validerar payloaden, beräknar avståndet från Thaltej-sitens koordinater (23.0489, 72.5118) och ignorerar allt utanför 100-metersradien. Ingen giltig stämpling, ingen rad i arket.
Stämplingsdetaljer standardiseras. ”enter” blir ”in”, ”exit” blir ”out”, och sedan stämplar flödet aktuellt datum och tid så att rapporteringen blir konsekvent.
Resultatet hamnar där administratörer faktiskt jobbar. En ny rad läggs till i Google Sheet-fliken Attendance, och mejlvarningar skickas om det finns ett fel eller en avvikelse som behöver hanteras.
Du kan enkelt ändra geofence-radien så att den matchar din site-layout efter behov. Se hela implementationsguiden nedan för alternativ för anpassning.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: konfigurera webhook-triggern
Det här arbetsflödet startar när ett GPS-närvarosystem skickar en POST-begäran till webhook-endpointen.
- Lägg till noden Incoming Webhook Trigger som trigger för ert arbetsflöde.
- Ställ in HTTP Method på
POST. - Ställ in Path på
geofence-thaltej-attendance. - Spara arbetsflödet och kopiera webhook-URL:en som ert GPS-närvarosystem ska anropa.
Steg 2: konfigurera bearbetningsnoden
Arbetsflödet validerar och formaterar närvarodata innan den läggs till i kalkylbladet.
- Lägg till noden Validate Boundary & Shape Log efter Incoming Webhook Trigger.
- Öppna Validate Boundary & Shape Log och lägg till er logik för gränsvalidering samt datamappning baserat på den inkommande webhook-payloaden.
- Säkerställ att noden outputar fält som matchar kolumnerna i kalkylbladet i Append Sheet Records.
Steg 3: anslut Google Sheets
Närvaroposter läggs till i ett Google-kalkylblad efter validering.
- Lägg till noden Append Sheet Records och anslut den till Validate Boundary & Shape Log.
- Ställ in Operation på
append. - Ställ in Sheet ID på
[YOUR_ID]. - Ställ in Range på
Attendance!A:D. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleApi-inloggningsuppgifter.
Steg 4: konfigurera e-postnotifieringen
Efter uppdateringen av kalkylbladet skickar arbetsflödet en e-postbekräftelse till berörda parter.
- Lägg till noden Dispatch Email Notice och anslut den till Append Sheet Records.
- Ställ in To Email på
[YOUR_EMAIL]. - Ställ in From Email på
[YOUR_EMAIL]. - Ställ in Subject på
📋 Daily Attendance Updated – Please Review. - Ställ in Email Format på
text. - Ställ in Text på
=Hello, The attendance sheet has been successfully updated for today. Please review the latest punch-in and punch-out entries to ensure everything is in order. 🗓️ Date: {{new Date().toLocaleDateString()}} 📍 Location: Construction Site (Geofenced) You can access the updated sheet here: [Insert Sheet Link] Regards, n8n Automation System. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era smtp-inloggningsuppgifter.
Steg 5: testa och aktivera ert arbetsflöde
Kör ett fullständigt test för att bekräfta webhook-mottagning, validering, tillägg i kalkylblad och e-postleverans.
- Klicka på Execute Workflow och skicka en exempel-POST-begäran till URL:en för Incoming Webhook Trigger.
- Verifiera att Validate Boundary & Shape Log outputar de förväntade fälten.
- Kontrollera Google-kalkylbladet för att bekräfta att en ny rad visas i intervallet
Attendance!A:D. - Bekräfta att e-postmeddelandet kommer fram med datumet renderat från
{{new Date().toLocaleDateString()}}. - Slå på arbetsflödet till Active för produktionsanvändning.
Vanliga fallgropar
- Google Sheets-uppgifter kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om saker slutar fungera: kontrollera först n8n:s anslutningstest för uppgifterna och att Google-kontot har åtkomst till målarket.
- Om din GPS-spårningsapp buntar uppdateringar eller skickar fördröjda händelser varierar bearbetningstiderna. Du kan behöva justera hur ofta appen postar händelser så att ”in/ut” inte registreras för sent.
- Mejl-/SMTP-leverantörer kan blockera meddelanden om avsändarinställningarna är ofullständiga. Om varningar slutar komma: kontrollera din SMTP-inloggning, regler för ”from”-adress och mappar för skräppost/karantän.
Vanliga frågor
Cirka en timme om din GPS-app och ditt Google Sheet är redo.
Nej. Du klistrar mest in ID:n, kopplar konton och testar ett exempelanrop till webhooken.
Ja. n8n har ett gratis alternativ för egen hosting och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnaden för din GPS-spårningsapp (många är betalda) och vanliga kostnader för mejlleverantör.
Två alternativ: n8n Cloud (driftat, enklast att komma igång) eller egen hosting på en VPS. För egen hosting är Hostinger VPS prisvärt och kör n8n stabilt. Egen hosting ger obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, men du behöver bygga ut valideringslogiken. De flesta team lägger till ett Switch-steg före geofence-kontrollen för att välja vilka sitekoordinater och vilken radie som ska användas, och loggar sedan sitens namn som en extra kolumn i Google Sheets. Du kan också ha en webhook per site om du vill felsöka enklare. Grundidén är densamma: godkänn giltiga händelser och avvisa allt annat.
Oftast handlar det om att OAuth-åtkomst har löpt ut eller att Google-kontot saknar redigeringsbehörighet till arket. Återanslut Google Sheets-uppgiften i n8n, bekräfta att Sheet ID är korrekt och se till att fliken heter ”Attendance”. Om det fungerar i tester men fallerar i drift, kontrollera om din organisation har Google Workspace-begränsningar för åtkomst för tredjepartsappar.
En typisk setup kan hantera hundratals händelser per dag och site, och fler om du kör egen hosting på en bra VPS.
Ofta, ja, eftersom geofence-närvaro brukar kräva valideringslogik (avståndskontroller, hoppa över dålig data) som blir klumpig i enklare verktyg. n8n ger dig också ett alternativ för egen hosting, vilket spelar roll om du hanterar många händelser och vill ha förutsägbara kostnader. Zapier eller Make kan fortfarande fungera om ditt GPS-verktyg redan skickar helt korrekt formaterade ”in/ut”-händelser och du bara behöver lägga till rader. Ärligt talat handlar valet oftast om hur strikta geofence-kontroller du vill ha och hur mycket kontroll du vill ha över felhantering. Prata med en automationsexpert om du är osäker på vad som passar.
När detta väl rullar fyller sig närvaroarket av sig självt och avvikelserna kommer till dig. Felfria loggar. Mindre tjafs. Lönehantering som inte blir ett detektivjobb.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.