Ordrar kommer in, och sedan börjar grovjobbet. Någon måste upptäcka ordern, klistra in detaljer i ett meddelande, dubbelkolla lagersaldo och komma ihåg att följa upp senare för en recension. Det är så “snabb leverans” i det tysta blir till en daglig stress.
Den här Slack-orderautomationen slår hårdast mot driftchefer, men butiksägare och byråteam som sköter fulfillment åt kunder känner av den också. Resultatet är enkelt: rätt personer får rätt info vid rätt tidpunkt, lågt lagersaldo slutar vara en överraskning och recensionsförfrågningar går ut utan att du behöver jaga dem.
Nedan ser du hur flödet körs, vad det ersätter och vad du behöver för att få det live i n8n.
Så fungerar den här automatiseringen
Se hur detta löser problemet:
n8n Workflow Template: Slack + Google Sheets: smidigare orderhantering
flowchart LR
subgraph sg0["4. Schedule Trigger (Daily Inventory Check) Flow"]
direction LR
n3@{ icon: "mdi:play-circle", form: "rounded", label: "4. Schedule Trigger (Daily I..", pos: "b", h: 48 }
n4@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "5. Read Inventory Data (Goog..", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "6. Filter Low Stock", pos: "b", h: 48 }
n6@{ icon: "mdi:swap-horizontal", form: "rounded", label: "7. If Low Stock Items?", pos: "b", h: 48 }
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>8. Send Low Stock Alert (Sla.."]
n8@{ icon: "mdi:cog", form: "rounded", label: "9. No Low Stock", pos: "b", h: 48 }
n5 --> n6
n6 --> n7
n6 --> n8
n4 --> n5
n3 --> n4
end
subgraph sg1["Flow 2"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>1. Webhook: New Order"]
n1@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "2. Extract Order Data", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/slack.svg' width='40' height='40' /></div><br/>3. Send Fulfillment Notifica.."]
n0 --> n1
n1 --> n2
end
subgraph sg2["Flow 3"]
direction LR
n9["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/webhook.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>10. Webhook: Order Fulfilled.."]
n10@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "11. Extract Customer Data (F..", pos: "b", h: 48 }
n11@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "12. Send Feedback Request (G..", pos: "b", h: 48 }
n10 --> n11
n9 --> n10
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n3 trigger
class n6 decision
class n4 database
class n0,n9 api
class n5,n1,n10 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n7,n0,n2,n9 customIcon
Utmaningen: ordrar faller mellan stolarna
Manuell fulfillment ser “okej” ut tills volymen ökar eller någon kliver bort en eftermiddag. Nya ordrar landar, men ingen ser dem på 20 minuter. Lagersaldot spåras någonstans (oftast i ett kalkylark), men det kontrolleras inte i exakt rätt ögonblick. Sedan får kunden en sen leverans och ditt team bränner tid i DM:s för att släcka bränder. Ärligt talat är det värsta den mentala belastningen: du försöker komma ihåg fem små steg för varje order, hela dagen.
Det är inte ett enda stort haveri. Det är många små missar. Här är var det faller isär.
- Orderdetaljer kopieras in i Slack inkonsekvent, så fulfillment-teamet ställer följdfrågor på varannan order.
- Lågt lagersaldo upptäcks efter att ordern redan är betald, vilket leder till restorder, återbetalningar eller obekväma “förlåt”-mejl.
- Lagerkontroller görs när någon kommer ihåg det, inte enligt en pålitlig rytm du kan lita på.
- Recensionsförfrågningar skickas sent (eller aldrig), eftersom uppgiften “skicka om några dagar” hela tiden glider.
Lösningen: ett flöde för fulfillment, lager och uppföljningar
Det här flödet gör tre separata driftproblem till ett automatiserat system som går i bakgrunden. När en ny order skapas i din butik triggar en webhook n8n direkt. Flödet tolkar orderns JSON, plockar ut det teamet faktiskt behöver (order-ID, artiklar, totalsummor, leveransdetaljer) och skickar en korrekt formaterad notis till Slack så fulfillment kan starta omedelbart. Separat kontrollerar ett dagligt schema ditt lager i Google Sheets, filtrerar allt under din gräns för lågt saldo och larmar rätt kanal innan det tar slut. Till sist, när en order markeras som fullgjord eller levererad, triggar en andra webhook ett personligt Gmail-meddelande som ber om feedback några dagar senare, när produkten faktiskt är hos kunden.
Flödet startar med webhooks för “ny order” och “order fullgjord”, plus en daglig lagertrigger. I mitten rensar enkla funktioner upp data och applicerar dina regler (som en gräns på 10 enheter för lågt lagersaldo). Utdata är raka: Slack-meddelanden till människor och Gmail-mejl till kunder.
Vad som ändras: före vs. efter
| Detta elimineras | Effekt du kommer att se |
|---|---|
|
|
Effekt i verkligheten
Säg att du hanterar cirka 20 ordrar per dag. Manuellt är det vanligt att lägga runt 5 minuter per order på att plocka fram detaljer, meddela teamet och svara på följdfrågor, vilket blir ungefär 100 minuter per dag. Lägg till en snabb lagerscan (cirka 20 minuter) så hamnar du nära 2 timmar admin. Med det här flödet kommer orderlarm direkt, lagerkontrollen körs medan du sover och feedbackmejlet går ut automatiskt efter fulfillment. Du gör mest bara det viktiga: skickar.
Krav
- n8n-instans (testa n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Slack för fulfillment- och lagerlarm.
- Google Sheets för att lagra lagersaldon per produkt.
- Gmail för att skicka recensions- eller feedbackförfrågningar.
Kunskapsnivå: Medel. Du kopplar konton och justerar några fältnamn i Function-noderna för att matcha din butiks webhook-data.
Behöver du hjälp att implementera detta? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Flödets gång
En ny order kommer in i din butik. Din e-handelsplattform skickar en webhook till n8n i samma ögonblick som ordern skapas, så du slipper vara beroende av att någon bevakar en dashboard.
Orderdata rensas upp. Ett Function-steg tolkar inkommande JSON och extraherar fälten som ditt fulfillment-team bryr sig om: artiklar, totalsummor, kundinfo och leveransadress. Ingen röra. Ingen jakt i råa payloads.
Slack-notiser skickas automatiskt. Flödet postar ett formaterat meddelande i din valda Slack-kanal så att packning och frakt kan starta direkt (och alla ser samma mall varje gång).
Lagersaldo kontrolleras dagligen i Google Sheets. Enligt schema laddar flödet lagerraderna, identifierar allt under din gräns (vanligtvis 10 enheter) och använder sedan en If-kontroll för att avgöra om Slack ska larmas eller om inget ska göras.
Levererade ordrar triggar ett feedbackmejl. När en andra webhook triggas (oftast efter en fördröjning på 3–7 dagar som du sätter uppströms) hämtar flödet kundens namn och e-post och skickar ett personligt Gmail-meddelande med din enkät- eller recensionslänk.
Du kan enkelt ändra gränsen för lågt lagersaldo eller vilka Slack-kanaler som ska få notiser beroende på dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsmöjligheter.
Steg-för-steg-guide för implementation
Steg 1: Konfigurera webhook-triggern
Sätt upp de inkommande triggers som startar order- och leveransflödena.
- Öppna Incoming Order Webhook och kopiera Webhook URL till webhook-inställningarna för ”New Order” i er e-handelsplattform.
- Öppna Fulfilled Order Webhook och kopiera Webhook URL till ert fulfillment-system så att den triggas efter att leveransen är slutförd.
- Konfigurera Daily Inventory Trigger så att den körs enligt ert önskade schema för dagliga lagersaldokontroller.
Steg 2: Anslut Google Sheets
Läs in lagerdata från ert Google Sheet för lagerspårning.
- Lägg till strukturen för ert lagerkalkylblad (t.ex. ProductID, ProductName, StockLevel) i arket som ni ska ansluta.
- Öppna Load Inventory Sheet och välj kalkylbladet och fliken som ni vill läsa från.
- Credential Required: Anslut era Google Sheets-autentiseringsuppgifter i Load Inventory Sheet.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om era kolumner i arket inte matchar de förväntade fälten (ProductID, ProductName, StockLevel) kanske Identify Low Stock inte identifierar lågt lagersaldo korrekt.
Steg 3: Sätt upp bearbetning och beslutslogik
Tolka inkommande data och utvärdera lagertrösklar innan åtgärder routas.
- Gå igenom Parse Order Details för att säkerställa att den extraherar orderfält som ert team behöver för meddelanden till fulfillment.
- Konfigurera Identify Low Stock för att flagga artiklar under er tröskel (t.ex. sätt en gräns för lågt lagersaldo i funktionskoden).
- Kontrollera Low Stock Decision så att artiklar med lågt lagersaldo följer ”true”-grenen till aviseringar och ”false”-grenen till No Stock Issue.
Steg 4: Konfigurera utdata-/åtgärdsnoder
Skicka aviseringar och förfrågningar om kundfeedback till teamet och era kunder.
- Öppna Dispatch Fulfillment Slack och ställ in målkanal och meddelandeformat för nya order.
- Öppna Post Stock Alert Slack och ställ in kanalen för varningar vid lågt lagersaldo.
- Gå igenom Gather Feedback Customer för att säkerställa att kundens e-post-/namnfält är förberedda för mejlet.
- Konfigurera Email Feedback Request med en ämnesrad och en mall för brödtext som är anpassad efter er feedbackförfrågan.
- Credential Required: Anslut era Slack-autentiseringsuppgifter i Dispatch Fulfillment Slack och Post Stock Alert Slack.
- Credential Required: Anslut era Gmail-autentiseringsuppgifter i Email Feedback Request.
⚠️ Vanlig fallgrop: Om Slack- eller Gmail-autentiseringsuppgifter saknas kommer arbetsflödet att stanna vid avisering- eller e-postnoderna. Lägg till autentiseringsuppgifter innan ni testar.
Steg 5: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera att varje väg fungerar och aktivera sedan arbetsflödet för användning i produktion.
- Använd Incoming Order Webhook för att skicka en test-payload för order och bekräfta att Dispatch Fulfillment Slack publicerar ett meddelande.
- Kör Daily Inventory Trigger manuellt och verifiera att Post Stock Alert Slack endast triggas när Low Stock Decision utvärderas som true.
- Skicka en test-payload för fulfillment till Fulfilled Order Webhook och bekräfta att Email Feedback Request skickar ett mejl.
- När testerna lyckas, klicka på Activate för att slå på arbetsflödet för skarp drift.
Se upp med
- Slack-inloggningar kan löpa ut eller kräva specifika behörigheter. Om något slutar fungera, kontrollera Slack-posten under n8n Credentials och bekräfta att botten får posta i din målkanal.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processtiderna. Öka väntetiden om nedströms noder fallerar på tomma svar.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du redigera utdata i all evighet.
- Datatyper i Google Sheets spelar större roll än man tror. Se till att StockLevel är ett tal (inte text), annars kan din “under 10”-logik missa artiklar utan att du märker det.
Vanliga frågor
Cirka en timme om dina webhooks och konton är redo.
Ja, men någon behöver vara bekväm med att testa webhooks. Du kommer främst att koppla Slack, Google Sheets och Gmail och sedan justera några fältnamn så att de matchar din butiks data.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer startar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in användning av Slack, Google Sheets och Gmail (vanligtvis ingen extra kostnad utöver era befintliga abonnemang).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterat, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Det kan du. De flesta ändringar sker i de tre Function-stegen: Parse Order Details, Identify Low Stock och Gather Feedback Customer. Byt Slack-kanal i Slack-noderna, ändra gränsen för lågt lagersaldo (standardexemplet är 10 enheter) och ersätt feedbacklänken i mejlets brödtext med din Google Form- eller Typeform-URL.
Oftast handlar det om en utgången token eller att Slack-appen inte har lagts till i målkanalen. Återanslut Slack-credential i n8n och bekräfta sedan att kanal-ID/namn är korrekt och att botten har behörighet att posta där. Om du triggar många larm samtidigt kan Slacks rate limits också orsaka intermittenta fel, så det hjälper att sprida ut meddelandena.
Om du self-hostar begränsas den främst av din server och hur många webhooks du tar emot samtidigt.
Ofta, ja. Det här flödet har flera triggers (två webhooks plus ett schema), förgreningslogik för beslut vid lågt lagersaldo och några steg för att rensa data som är enklare att hantera i n8n utan att betala extra för “avancerade” funktioner. Zapier eller Make kan fortfarande göra det, men kostnaden kan dra iväg när du börjar filtrera rader och formatera payloads vid varje körning. n8n ger dig också möjligheten att self-hosta för obegränsade körningar, vilket blir viktigt när ordervolymen växer. Om du är osäker, prata med en automationsexpert och få en snabb rekommendation baserat på din ordervolym och din stack.
När detta väl är igång slutar fulfillment ligga i någons minne. Ordrar hanteras snabbare, lageröverraskningar minskar och dina uppföljningar sker i tid.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.