Eventanmälningar ska kännas enkla. Men så fort anmälningarna börjar komma in kopierar du fält, rättar stavfel, svarar på mejl som “fick ni mitt formulär?” och försöker hålla ett kalkylark som alla faktiskt litar på.
Det här drabbar marknadschefer som driver lanseringar först, men ops-ansvariga och eventproducenter känner av det också. En bra Typeform Sheets automation håller deltagarlistan korrekt, placerar folk i rätt sessioner och skickar ett korrekt formaterat välkomstmejl utan att du behöver sitta och bevaka en flik hela dagen.
Det här flödet startar i samma sekund som någon skickar in din Typeform. Därifrån organiserar det anmälningsdata i Google Sheets, provisionerar åtkomst i er community-chatt, uppdaterar kalenderdetaljer och skickar ett välkomstmejl som du slipper komma ihåg att skicka.
Så fungerar automatiseringen
Hela n8n-flödet, från trigger till slutresultat:
n8n Workflow Template: Typeform till Google Sheets: ordnade eventanmälningar
flowchart LR
subgraph sg0["Event Signup Flow"]
direction LR
n0["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/typeform.dark.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Event Signup Trigger"]
n1@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Append Registration Rows", pos: "b", h: 48 }
n2["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/mattermost.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Provision Chat User"]
n3["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/mattermost.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Invite to Team Space"]
n4@{ icon: "mdi:code-braces", form: "rounded", label: "Expand Session List", pos: "b", h: 48 }
n5@{ icon: "mdi:database", form: "rounded", label: "Retrieve Session Info", pos: "b", h: 48 }
n6["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/merge.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Combine Session Details"]
n7["<div style='background:#f5f5f5;padding:10px;border-radius:8px;display:inline-block;border:1px solid #e0e0e0'><img src='https://flowpast.com/wp-content/uploads/n8n-workflow-icons/mattermost.svg' width='40' height='40' /></div><br/>Join Session Channels"]
n8@{ icon: "mdi:location-exit", form: "rounded", label: "Update Calendar Event", pos: "b", h: 48 }
n9@{ icon: "mdi:message-outline", form: "rounded", label: "Send Welcome Email", pos: "b", h: 48 }
n6 --> n7
n3 --> n4
n8 --> n9
n1 --> n2
n4 --> n6
n2 --> n3
n7 --> n8
n5 --> n6
n0 --> n1
end
%% Styling
classDef trigger fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:2px
classDef ai fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:2px
classDef aiModel fill:#e8eaf6,stroke:#3f51b5,stroke-width:2px
classDef decision fill:#fff8e1,stroke:#f9a825,stroke-width:2px
classDef database fill:#fce4ec,stroke:#c2185b,stroke-width:2px
classDef api fill:#fff3e0,stroke:#e65100,stroke-width:2px
classDef code fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px
classDef disabled stroke-dasharray: 5 5,opacity: 0.5
class n0 trigger
class n1,n5 database
class n4 code
classDef customIcon fill:none,stroke:none
class n0,n2,n3,n6,n7 customIcon
Problemet: eventanmälningar blir snabbt kalkylarkskaos
Du börjar med en Typeform och goda intentioner. Sedan börjar anmälningarna rulla in och allt spricker: någon exporterar en CSV, någon annan redigerar arket, någon bygger sin egen “masterlista”, och nu har ni dubbletter, saknade sessionval och deltagare som undrar vart de ska ta vägen härnäst. Det värsta är tajmingen. Problemen dyker upp precis när du behöver fokusera på marknadsföring, talarkoordinering och att designa själva upplevelsen. I stället fastnar du i administrativ triage och börjar ifrågasätta din data.
Det går fort att tappa kontrollen. Så här faller det ofta isär i verkliga team.
- Du måste bekräfta anmälningar manuellt eftersom kalkylarket inte uppdateras tillförlitligt.
- Sessionval tappas bort eller matchas fel, så personer hamnar i fel kanal eller dyker upp i fel kalenderinbjudan.
- Välkomstmejl faller mellan stolarna när dagen blir stressig, vilket skapar onödigt fram och tillbaka.
- Varje “snabb fix” skapar en ny version av sanningen, och ingen vet vilken lista som går att lita på.
Lösningen: Typeform → Sheets, sedan onboarding automatiskt
Det här n8n-flödet behandlar din Typeform-inlämning som en enda sanningskälla och driver sedan anmälan vidare genom resten av onboardingflödet automatiskt. När någon anmäler sig läggs deras uppgifter direkt till i Google Sheets så att deltagarlistan håller sig aktuell utan exporter. Därefter provisionerar flödet deltagaren i Mattermost, bjuder in dem till er teamyta och använder deras sessionval för att avgöra vilka sessionskanaler de ska gå med i. Sedan hämtar det sessionsdetaljer från Google Sheets, slår ihop dem till ett användbart format, uppdaterar deltagarens kalenderhändelse och skickar till sist ett välkomstmejl via Gmail med informationen de faktiskt behöver.
Flödet startar med en Typeform-trigger och skriver anmälan till Google Sheets. Därifrån använder det Mattermost-åtgärder för att skapa användaren, bjuda in dem och ansluta till rätt kanaler baserat på sessionval. Till sist hanterar Google Calendar och Gmail sista sträckan: korrekta kalenderuppgifter och ett välkomstmeddelande som skickas automatiskt.
Det här får du: automatisering vs. resultat
| Vad det här flödet automatiserar | Resultat du får |
|---|---|
|
|
Exempel: så här ser det ut
Säg att du driver ett veckoevent med 50 anmälningar och 4 session-spår. Manuell hantering kan lätt ta cirka 3 minuter per anmälan för att exportera, formatera och kontrollera arket (ungefär 2,5 timmar), plus ytterligare 1–2 minuter per person för inbjudningar och ett välkomstmejl. Med det här flödet lägger du kanske 10 minuter i början på att testa formulärfälten en gång. Därefter triggar varje ny anmälan automatiskt, skriver till Sheets, ansluter till rätt Mattermost-kanaler, uppdaterar kalenderhändelsen och mejlar deltagaren utan att du rör någonting.
Det här behöver du
- n8n-instans (prova n8n Cloud gratis)
- Alternativ för self-hosting om du föredrar det (Hostinger fungerar bra)
- Typeform för att samla in eventanmälningar som trigger.
- Google Sheets för den levande deltagarlistan och uppslag av sessioner.
- Mattermost för att provisionera användare och ansluta till sessionskanaler.
- Google Calendar för att uppdatera deltagarens kalenderhändelsedetaljer.
- Gmail för att skicka välkomstmejlet automatiskt.
Kunskapsnivå: Nybörjare. Du kopplar konton, mappar några fält och gör en snabb testinlämning.
Vill du inte sätta upp det här själv? Prata med en automationsexpert (gratis 15-minuters konsultation).
Så fungerar det
En Typeform-inlämning startar allt. I samma stund som en anmälan skickas in tar n8n emot payloaden (namn, e-post, sessionval och eventuella egna fält du har lagt till).
Anmälan skrivs in i Google Sheets. En ny rad läggs till så att deltagarlistan alltid är aktuell, och du kan använda arket som referenspunkt för resten av teamet.
Onboardinguppgifter sker i bakgrunden. Mattermost provisionerar användaren, bjuder in dem till er teamyta och sedan expanderar ett Function-steg deltagarens sessionslista så att flödet kan matcha varje val mot verklig sessionsmetadata som ligger lagrad i Google Sheets.
Sessionsåtkomst, kalenderdetaljer och mejl färdigställs. Sessionsdetaljer slås ihop till en korrekt formaterad post, deltagaren ansluts till rätt Mattermost-kanaler, Google Calendar uppdateras med korrekt eventinformation och Gmail skickar ett välkomstmejl som speglar vad de anmälde sig till.
Du kan enkelt justera sessionsuppslaget i Google Sheets för att stödja nya spår eller andra namnkonventioner för kanaler utifrån dina behov. Se hela implementationsguiden nedan för anpassningsalternativ.
Steg-för-steg-guide för implementering
Steg 1: Konfigurera Typeform-triggern
Konfigurera arbetsflödet så att det startar när en ny Typeform-inskickning kommer in.
- Lägg till noden Event Signup Trigger som din trigger.
- Ställ in Form ID på
[YOUR_ID]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era typeformApi-inloggningsuppgifter.
⚠️ Vanlig fallgrop: Formulärfälten som refereras senare måste exakt matcha Typeform-frågornas titlar (t.ex. And what's your email address? och Which sessions would you like to attend?).
Steg 2: Anslut Google Sheets för registrerings- och sessionsdata
Lagra deltagarregistreringar och läs in sessionsmetadata från ert kalkylark.
- I Append Registration Rows ställer ni in Operation på
append. - Ställ in Sheet ID på
[YOUR_ID]och Range påAttendees!A:F. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
- I Retrieve Session Info ställer ni in Sheet ID på
[YOUR_ID]och Range påSessions!A:F. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleSheetsOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
Tips: Säkerställ att arket Sessions!A:F innehåller kolumner för Session, Mattermost Channel ID och Google Calendar Event ID för att stödja efterföljande steg.
Steg 3: Sätt upp användarprovisionering och teaminbjudningar i Mattermost
Skapa ett chattkonto för deltagaren och bjud in dem till ert team.
- I Provision Chat User ställer ni in Email på
={{$json["And what's your email address?"]}}. - Ställ in Username på
={{$json["Great, can we get your full name?"].split(" ").join("")}}-{{new Date().getHours()}}. - Ställ in Password på
=P!_{{$json["And what's your email address?"].split(" ").join("")}}-{{new Date().getHours()}}{{new Date().getDate()}}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era mattermostApi-inloggningsuppgifter.
- I Invite to Team Space ställer ni in Emails på
={{$node["Event Signup Trigger"].json["And what's your email address?"]}}och Team ID på[YOUR_ID]. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era mattermostApi-inloggningsuppgifter.
⚠️ Vanlig fallgrop: Användarnamn och lösenord genereras dynamiskt. Säkerställ att er Mattermost-instans tillåter dessa format och lösenordsregler.
Steg 4: Expandera och sammanfoga sessionsdata
Dela upp de valda sessionerna i individuella objekt och slå ihop dem med sessionsmetadatan.
- I Expand Session List behåller ni den angivna funktionskoden som itererar igenom
Which sessions would you like to attend?och returnerar en lista med sessioner. - I Combine Session Details ställer ni in Mode på
mergeByKey. - Ställ in Property Name 1 på
Sessionoch Property Name 2 påSession.
Tips: Den här sammanfogningen bygger på exakt matchning av sessionsnamn mellan Typeform-svaren och arket Sessions.
Steg 5: Konfigurera åtgärder för sessionskanal och kalender
Lägg till deltagare i sessionskanaler och uppdatera deras kalenderinbjudningar.
- I Join Session Channels ställer ni in User ID på
={{$node["Provision Chat User"].json["id"]}}. - Ställ in Channel ID på
={{$json["Mattermost Channel ID"]}}och Operation påaddUser. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era mattermostApi-inloggningsuppgifter.
- I Update Calendar Event ställer ni in Event ID på
={{$node["Combine Session Details"].json["Google Calendar Event ID"]}}. - Ställ in Calendar på
[YOUR_EMAIL]och lägg till Attendees som={{$node["Event Signup Trigger"].json["And what's your email address?"]}}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era googleCalendarOAuth2Api-inloggningsuppgifter.
⚠️ Vanlig fallgrop: Saknade eller felaktiga värden för Google Calendar Event ID i Sessions-arket gör att inbjudningarna inte kan uppdateras.
Steg 6: Skicka välkomstmejlet
Mejla deltagaren deras sessionsbekräftelser och inloggningsuppgifter för chatten.
- I Send Welcome Email ställer ni in To på
={{$node["Event Signup Trigger"].json["And what's your email address?"]}}. - Ställ in Subject på
Welcome to the Event. - Klistra in meddelandetexten exakt som den är angiven, inklusive uttryck som
{{$node["Provision Chat User"].json["username"]}}och{{$node["Provision Chat User"].parameter["password"]}}. - Inloggningsuppgifter krävs: Anslut era gmailOAuth2-inloggningsuppgifter.
Tips: Ersätt platshållarna [YOUR_URL] och [YOUR_EMAIL] i meddelandet med er faktiska chatt-URL och supportmejl.
Steg 7: Testa och aktivera ert arbetsflöde
Verifiera onboardingflödet från start till mål innan ni slår på det.
- Använd testwebhooken för Event Signup Trigger för att skicka in ett exempel på Typeform-svar.
- Bekräfta att en ny rad dyker upp i arket Append Registration Rows.
- Verifiera att en Mattermost-användare skapas, bjuds in till teamet och läggs till i rätt sessionskanaler.
- Kontrollera att kalenderhändelsen uppdateras med den nya deltagaren i Update Calendar Event.
- Bekräfta att deltagaren får mejlet från Send Welcome Email med korrekt sessionslista och inloggningsuppgifter.
- Aktivera arbetsflödet genom att växla det till Active i n8n.
Vanliga fallgropar
- Typeform-inloggning kan löpa ut eller formuläret kan ändras utan förvarning. Om anmälningar slutar komma in, kontrollera anslutningen för n8n Typeform-triggern och bekräfta att formulärfälten fortfarande matchar dina mappningar.
- Om du använder Wait-noder eller extern rendering varierar processningstiderna. Öka väntetiden om efterföljande noder misslyckas på grund av tomma svar.
- Mattermost-inbjudningar misslyckas ofta på grund av behörigheter eller regler för e-post/domän. Kontrollera Mattermosts administratörskonsol (användarinställningar och inbjudningsbegränsningar) innan du antar att flödet är trasigt.
- Standardprompter i AI-noder är generiska. Lägg in er tonalitet tidigt, annars kommer du att redigera output för alltid.
Vanliga frågor
Cirka 30 minuter om dina konton redan är anslutna.
Nej. Du mappar främst formulärfälten till rätt ställen och testar med en provanmälan.
Ja. n8n har ett gratis self-hosted-alternativ och en gratis provperiod på n8n Cloud. Cloud-planer börjar på 20 USD/månad för högre volym. Du behöver också räkna in kostnader för Google Workspace och din Typeform-plan (om du låser upp funktioner som avancerad logik eller högre inskickningsgränser).
Två alternativ: n8n Cloud (hanterad tjänst, enklast att komma igång) eller self-hosting på en VPS. För self-hosting är Hostinger VPS prisvärd och hanterar n8n bra. Self-hosting ger dig obegränsade körningar men kräver grundläggande serverhantering.
Ja, och det är ärligt talat en av de bästa anledningarna att använda n8n här. Du kan justera sessionsuppslaget genom att redigera Google Sheets-steget som hämtar sessionsinfo och sedan finjustera Function-steget som expanderar deltagarens sessionslista så att den matchar dina spårnamn. Om du behöver privata spår uppdaterar du Mattermost-steget “Join Session Channels” så att deltagare routas baserat på ett fält som biljettyp eller företagsdomän. Många team anpassar också Gmail-välkomstmejlet för att inkludera spårspecifika länkar och en “börja här”-checklista.
Oftast beror det på att Typeform-token har löpt ut eller att formuläret ändrades efter att du satte upp triggern. Återanslut Typeform-kontot i n8n och bekräfta sedan att triggern pekar på rätt formulär. Kontrollera också om du har bytt namn på eller tagit bort frågor, eftersom det kan slå sönder fältmappningar och få efterföljande steg att se “slumpmässigt” fel ut.
Tillräckligt för de flesta event. På n8n Cloud är din gräns kopplad till dina månatliga körningar, och vid self-hosting begränsas det främst av din server. I praktiken hanterar det här flödet hundratals anmälningar per dag utan problem för små team, så länge dina Google- och Mattermost-API:er inte rate-limitas.
Ofta, ja, eftersom det här flödet har förgreningslogik (sessionexpansion, sessionsuppslag, sammanslagning av detaljer) och flera efterföljande åtgärder som blir dyra eller klumpiga i enklare verktyg. n8n ger dig också möjlighet att self-hosta, vilket spelar roll när du har många anmälningar. Zapier eller Make kan fortfarande vara bra för en enkel “Typeform → Google Sheet”-synk, särskilt om du inte behöver chatprovisionering eller kalenderuppdateringar. Den stora skillnaden är kontroll: n8n låter dig hålla hela onboardingflödet på ett ställe i stället för att sy ihop separata zaps. Om du är osäker, prata med en automationsexpert så får du en rak rekommendation.
När det här väl rullar slutar anmälningar att vara en brandkårsutryckning och blir i stället en tillförlitlig pipeline. Flödet tar hand om det repetitiva så att du kan fokusera på själva eventet.
Kontakta oss
Hör av dig, så diskuterar vi hur just din verksamhet kan dra nytta av alla fantastiska möjligheter som AI skapar.